لكل منظمة نظام اتصال خاص بها للتواصل مع الموظفين والعملاء من خلال الرسائل بين المرسل والمستقبل، وإدارة الموارد البشرية تسعى لتحديد طريقة اتصال ملائمة مع موظفيها؛ حتى توصل لهم المعلومات التي تريد وتأخذ الآراء والأفكار التي يقدمها العنصر البشري.
نظم اتصال الموارد البشرية
1. نظم الاتصال الرسمية
هو النظام المُثبّت عناصره بصورة مكتوبة ورسمية بالغالب، وهي مفروضة لكل الإدارات في المنظمة ومنها إدارة الموارد البشرية والموظفين فيها، هي الاتصالات التي تتم في حدود القوانين والأنظمة والسياسات التي تحتكم المنظمة فيها، وتتبع القنوات والمسارات الموجودة في الهيكل التنظيمي في المنظمة بصورة عامة وإدارة الموارد البشرية بشكل خاص. ونظام الاتصال الرسمي له ثلاثة اتجاهات:
- الاتصال من أعلى إلى الأسفل: هذا الاتصال يكون بين مدير الموارد البشرية والعناصر البشرية التابعة له، يعتبر شيء رئيسي في المنظمة وشرط من شروط نجاحها، الخطط والتعليمات والأنشطة التي تُقرّها الإدارة العليا يجب أن يتم نقلها للعناصر البشرية في المستويات الإدارية الأخرى، وتعتبر الطريقة المناسبة حتى يفهم العنصر البشري الوظائف المطلوبة منه.
- الاتصال من الأسفل إلى الأعلى: هو الاتصال الذي يبدأ من أسفل الهيكل التنظيمي إلى أعلى، يتم نقل المعلومات والبيانات والشكاوى وأي فكرة إبداعية من المستويات الإدارية الدنيا إلى المستويات الإدارية العليا، هذا الاتصال يقوم بتوفير المعلومات للإداريين وتقديم أي اقتراح أو أي مشكلة قد تتعرض لها المنظمة في المستويات الدنيا، هذا النوع يساعد في كتابة تقارير الأداء للموارد البشرية، ورفع فرص مشاركة الموظفين مع الإدارة.
- الاتصال الأفقي: هو الاتصال الخطي يقوم بنشر المعلومات بين الأقسام الداخلية في المنظمة، فهو ينطبق على العناصر البشرية في نفس المستوى الإداري في المنظمة، يقوم بدور مهم للفعاليات والتسهيلات بين اقسام المنظمة.
2. نظم الاتصال غير الرسمية
هو التواصل بين الموظفين في المنظمة الذي يحصل عن طريق قنوات وخطوط تتجاوز القنوات الرسمية في هيكلية المنظمة ومستوياتها المتنوعة، هذا التواصل في كل المنظمات والمستويات المتنوعة، هذا التواصل يحصل في كل المنظمات دون أن يكون مراكز المتواصلين ورتبهم وعلاقاتهم الرسمية. الاتصالات غير الرسمية لها ثلاثة اتجاهات وهي:
- الاتصال غير الرسمي الهابط: مثل قيام مدير الموارد البشرية بتقديم النصيحة لمسؤول التوظيف يرى أنه من غير الضروري أن تكون بصفة رسمية.
- الاتصال غير الرسمي الصاعد: هو عندما يرغب موظف بتقديم فكرة لا يكون لديه الرغبة في تقديمها بصفة رسمية.
- الاتصالات غير الرسمية الأفقية: هو اتصال مدير الموارد البشرية بمدير الإنتاج، ما يشجع على هذا النوع من الاتصالات عدم وجود برنامج للاتصالات الرسمية الهابطة والصاعدة.
شبكات اتصال الموارد البشرية
عندما يتضمن نشاط الاتصال الإداري أكثر من عنصرين في منظمة ما، يتولد لدينا توقع لظهور عدد من شبكات الاتصال والتي تتخذ أشكال كثيرة، فعالية نظام الاتصال للموارد البشرية في أي منظمة يعتمد على شكل شبكة الاتصال، ومن أشكال شبكات الاتصال ما كالآتي:
- شكل الدولاب: تتميز هذه الشبكة نمط القيادة الأوتوقراطية حيث المركزية تكاد تكون كاملة، وهنا يتم تفاعل القائد مع العناصر البشرية التابعة، ولكن دون وجود فرص التفاعل للتابعين مع بعضهم البعض، فالقائد هو المركز الرئيسي للقرار وجميع الاتصالات الإدارية تمر من خلاله، وتصدر عنه إلى تابعيه أو إلى مركز التنفيذ في المنظمة.
ومن سلبيات هذا الشكل أنها تؤدي لظهور حالة من البعد بين الموظفين ومحاولة القرب بشكل فردي من القائد، ويمكن أن تؤدي هذه العلاقات إلى بناء علاقات سرية تأخذ شكل أفقي أو إلى مجموعات قد تتعارض مصالحها مع مصالح المنظمة، هذا النوع من الاتصالات يسبب انخفاض الروح المعنوية للموظفين بالتالي انخفاض الإنتاج.
- شكل السلسلة: هذا الشكل كثير في المنظمات الرسمية البيروقراطية، وقد يكون الاتصال صاعد و هابط ولا يوجد مجال للخروج عن بعد البناء الرسمي للتنظيم.
- شكل النجمة: هذا النوع من الاتصالات القيادية يكون فرصة للاتصال للعناصر البشرية والأعضاء في المنظمة ببعضهم البعض، ويستخدم هذا النوع من الاتصال من قبل القيادة الديمقراطية تتميز قنوات الاتصال بأنها مفتوحة بين مختلف المستويات الإدارية العمودية والأفقية ويشعر كل العناصر البشرية بالانتماء الوظيفي للمنظمة، وبناء علاقات مع كل الجهات، وكل عنصر بشري له الحرية في التعبير عن رأيه.
- شكل Y: في هذا الشكل من الاتصال يكون عادةً اتصال عنصر بشري إداري مع عدد محدد من العناصر البشرية التابعين له، ومن ثم يتصل بالمستويات القيادية الأعلى.
- شكل دائري: هو الاتصال الذي يحصل بين العناصر البشرية المجاورين فقط، دون وجود أي مجال لتجاوز ذلك.
مما سبق يمكن أن يكون شكل اتصال الموارد البشرية في منظمات الأعمال: على شكل Y، شكل دائري، شكل النجمة، شكل السلسلة وغيرها.
