الهدف من نظام التصوير المصغر:
يهدف نظام التصوير المصغر إلى مساعدة المؤسسة في تخزين المعلومات والمحافظة عليها واسترجاعها بأقل ما يمكن من الوقت والتكاليف. وإذا قرر المستشفى استخدام التصوير المصغر في قسم السجلات الطبية، لا بد من تصميم نظام أو خطة عمل تضمن تحقيق الأهداف المرجوة من التصوير المصغر وتحافظ على سير العمل داخل القسم.
خطوات إدخال نظام التصوير المصغر إلى السجلات الطبية:
أهم الخطوات المتبعة عند إدخال نظام التصوير المصغر إلى قسم السجلات الطبية:
- حصر محتويات السجل الطبي المدخلة في النظام: بعض المستشفيات لا تدخل أوامر التمريض والبعض يهمل مخطط العلامات الحيوية، والبعض الآخر يهمل التقارير والأوراق الإدارية. حيث لا بد من وجود تعلیمات وأوامر مكتوبة تحدد وتعرف النماذج والمحتويات الطبية التي تقرر الإدارة تصويرها.
- مراجعة السجل الطبي لتحديد المحتويات التي تقرر تصويرها: يقوم فريق خاص بمراجعة محتويات السجل الطبي لاستبعاد النماذج التي تقرر عدم تصويرها، وكذلك استبعاد النماذج البيضاء غير المكتوب عليها.
- مراجعة السجل الطبي لتحديد المحتويات التي تقرر تصويرها: يقوم فريق خاص بمراجعة محتويات السجل الطبي لاستبعاد النماذج التي تقرر عدم تصويرها، وكذلك استبعاد النماذج البيضاء غير المكتوب عليها.
- ترتيب المحتويات وتعريفها: ترتب محتويات السجل الطبي حسب التسلسل المعتمد، بحيث تظهر جميع السجلات الطبية على الشرائح الفلمية بنفس الترتيب. التأكد من كتابة اسم النموذج واسم المريض ورقمه على كل صفحة.
- تحضير صحيفة تحمل اسم المريض ورقمه لتفصل بين السجلات الطبية التي سيتم تصويرها ولتعرف على السجل الطبي، ويجب توخي الدقة والحذر في ذلك؛ لأن الخطأ في كتابة الاسم أو الرقم يعني في أغلب الأحوال فقدان السجل الطبي الصعوبة تحديد موقعه.
- تحضير الفهارس لمعرفة السجلات الطبية التي تم تصويرها ولتحديد أماكنها في خزائن حفظ المصغرات الفلمية.
- مرحلة التصوير: يقصد بها القيام بتصوير الوثائق على الشريط أو الشرائح الفلمية وكذلك القيام بمعالجة الفيلم بواسطة التحميض. وتوجد أجهزة خاصة للتصوير والتحميض مصممة لهذه الغاية. ويجب فحص الأفلام المعالجة للتأكد من عدم وجود عيوب في الفلم أو أخطاء في التصوير.
- التقطيع والتعبئة في الحوافظ: بعد الإنتهاء من التصوير والتحميض يتم تقطيع الفلم المتصل إلى شرائح باستخدام جهاز خاص بتقطيع الافلام وتعبئتها داخل الحوافظ الشفافة. والغاية من ذلك هو تحويل الافلام من شكلها المتصل الملفوف إلى شكلها المسطح؛ لتسهيل عملية الحفظ والاسترجاع والإضافة والحفظ.
- حفظ المصغرات الفلمية: إلا بعد الإنتهاء من تعبئة الشرائح الفلمية في الحوافظ يتم حفظها في خزائن خاصة بها. غالباً ما تستخدم الخزائن ذات الأدراج لحفظ كافة أنواع الأفلام والشرائح المصغرة. وقبل حفظ الافلام بالأدراج. حيث يجب توفير الحماية المطلوبة لها من الخدش أو التلف، وذلك عن طريق حفظ الفلم المتصل داخل علبة معدنية مقاومة للصدأ، ومن ثم حفظ العلبة المعدنية والفلم داخل علبة كرتونية تسمح بكتابة عناوين الأفلام وأرقامها؛ لتسهيل استرجاعها عند الحاجة.
- استرجاع المعلومات: استرجاع المعلومات عند الحاجة هو الهدف الرئيس لتصوير محتويات السجل الطبي على المصغرات الفلمية. وتوجد أجهزة خاصة للقراءة والطباعة (Readers / Printers)؛ وذلك للإطلاع على السجل الطبي المصّور والحصول على نسخة منه إذا لزم الأمر. وإذا تقرر إرسال السجل الطبي المصور إلى أي مكان خارج منطقة حفظ المصغرات الفلمية تعد نسخة تداول (Working Copy). وترسل إلى المعنيين وتبقى النسخة الأصلية (Master copy) محفوظة في مكانها. وبذلك يمكن القول بأن المعلومات الطبية عن المريض تتبعه إلى أي مكان داخل المستشفى، بينما يیقی سجله الطبي محفوظ داخل قسم السجلات الطبية. وهنا تكمن قوة التصوير المصغر في نقل المعلومات.
- تقويم ومراجعة النظام لا بدّ من تقويم نظام التصوير المصغر من ناحية مدى تحقيقه للأهداف التي وجد من أجلها، ومدى تسهيله لعملية تخزين واسترجاع المعلومات بالسرعة المطلوبة.
