نظم معلومات الموارد البشرية تسعى إلى الاستجابة مع الأنظمة الأخرى في المنظمة، وذلك لكي تقدم المساعدة للإدارة ومتخذ القرار من خلال صنعها الموارد البشرية داخل المنظمة، والوصول على المعلومات في الوقت اللازم وعند الحاجة، وتتمثل استجابة نظم معلومات الموارد البشرية من خلال مزايا ووظائف نظم معلومات الموارد البشرية.
استجابة نظم معلومات الموارد البشرية
أولا : مزايا نظام معلومات الموارد البشرية
لقد أحدث استعمال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقاتها في أنظمة المعلومات داخل الشركة أثار إيجابية على الجوانب المتنوعة في العمل، خصوصًا التي تتعلق بوظيفة الموارد البشرية، فقد ساهمت نظم معلومات الموارد البشرية في التحكم في تدفق المعلومات ، وهذا له أثر إيجابي على تنافسية المنظمة مما يساهم في خلق القيمة لها، ويمكن إظهار الإيجابية في النقاط الآتية:
- تقليص الآجال والوقت: هذا يعود إلى السرعة التي يتم بها معالجة المعلومات من خلال الحاسوب، حيث يتمكن القيام بالكثير من العمليات في أوقات قصيرة جداً، بدل من المعالجة التقليدية التي كانت تأخذ وقت زمني طويل.
- التحكم في التكاليف: تكنولوجيا المعلومات ساهمت في المنظمات بإدخال النمط الالكتروني في الأعمال الإدارية، ويقصد به أن أكثر الأعمال الإدارية اليوم تتعلق بالموارد البشرية وغيرها أصبحت تنفذ عن طريق الإنترنت دون اللجوء إلى أوراق وتكاليف الطبع والحفظ، وهذا يساهم بشكل مباشر في التحكم في التكاليف والتقليل من الاستهلاك للأوراق والحبر وغيره.
- جودة القرارات: ساهمت نظم المعلومات الحديثة الموارد البشرية اليوم على السرعة في تداول المعلومات بين الموظفين، وهذا من يحقق اتخاذ قرارات صحيحة وفعالة لها علاقة بالأفراد العاملين في المنظمة.
- العمل الجماعي: العمل الجماعي يشير إلى وجود مجموعة من الموظفين في مكان واحد، أو اشتراكهم في إتمام مهمة ما لا يعني بالضرورة إنهم كلهم ينتمون إلى مجموعة واحدة، لكن الذي يجعلهم ينتمون لمجموعة واحدة هو وجود حد أدنى من التنسيق والتعاون فيما بينهم، والاتفاق على مجموعة من الطرق التي بها يتم تبسيط العمل.
- تثمين رأس المال البشري: لقد أمنت نظم المعلومات الحديثة القدرات غير المكررة للموظفين في ناحية التنمية وتثمين القدرات والكفاءات البشرية، حيث قدمت خدمات التعلم عن بعد والتدريب عن بعد وذلك من خلال الإنترنت، هذا الأمر ساهم في نشر المعرفة والمعلومات للأفراد العاملين فيها.
- تدفق العمل: يمكن تعريفه بأنه برمجيات الإدارة مراحل العمل وقياسها وتسجيلها وتنسيقها ومراقبتهـا ويقصد بذلك أن الأفراد الملائمين يستلمون المعلومات السليمة في الوقت الملازم، فهو يقدم المساعدة للموظفين على اختلاف وظائفهم.
ثانياً: وظائف نظام معلومات الموارد البشرية
يؤدي نظام معلومات الموارد البشرية وظائف عديدة تحقق نتائج إيجابية للمنظمة حيث يساهم كما يقول أهل البحث والتخصص إلى الأمور الآتية:
1. تزويد الإدارة العليا بالمعلومات.
۲. تحديد المسؤولية.
3. تنظيم إجراءات العمل.
4. السيطرة والاستفادة من الموارد المتاحة.
5. ضمان انسياب العمل.
