اقرأ في هذا المقال
إنَّ توزيعِ المهامِّ وترتيب الطّريقة التّي سوف يقومُ بها الأفراد لإنجاز مهامهم وتحقيقها بأعلى درجةٍ من الكفاءة والفاعلية والإتقان، وهذا ما يندرج تحت وظيفة التَّنظيم التي تُعتبر أحد وظائف الإدارة من التّخطيط، التّنظيم، التّوجيه، والرَّقابة.
مفهوم التّنظيم:
هو تجميعُ الأنشطة للوصول إلى الهدف، وإسنادُ كلِّ مجموعة من هذه الأنشطة إلى مديرها المعنيّ وإعطاؤه السّلطة اللَّازمة للإشراف على الأنشطة وتوفير التّنسيق الأفقي والرأسي في هيكل المُنظَّمة.
أهمية التّنظيم:
- التّنظيم مُتعلِّق بالتّفاصيل اللَّازمة لإنجاز العمل لوصول المنظمة لِتحقيق أهدافها.
- تقسيم العمل في المُنظَّمة على فرد واحد أو مجموعة أفراد لتتمكَّن المُنظَّمة من تحقيقِ الأهدافِ بالدّقَّة المطلوبة، أي تقسيم المهام بين الأفراد بصورة تناسب مؤهلاتهم وخبراتهم.
- يقوم بالرّبط بين الأفراد ومهامهم بالمُنظَّمة بكفاءةٍ ومنطقيَّة، وكلَّما كبرت المُنظَّمة سوف تحتاج موظفين بعدد أكبر، وبالتّالي يصبح من الضّروري التّنسيق بين الأفراد الذين تجمعهم مهام واحدة.
- يضع خطةً لتنسيق أعمال الأفراد داخل المنظمة، حيث تصبح هيكلاً مُوحّداً ومُنسجماً.
- يراقب فعاليَّة المُنظَّمة ويعمل التّعديلات المُناسبة للحفاظ على فاعلية المنظمة؛ لإنّ التّنظيم عملية مُستمرة، فكلما كبرت المنظمة وتطوَّرت أصبح من الضّروري تقيم الهيكل التّنظيمي للحفاظ على فاعلية المُنظَّمة.
مبادىء التّنظيم:
- مبدأ وحدة الهدف: وهو أن يكون هدفٌ واضحٌ ومُحدَّدٌ للمُنظمة كاملة، وأن يكون هدف واضح ومُحدَّد لكلِّ إدارة أو قسم من الأقسام المُشاركة في تحقيق هدف الشّركة الأساسي.
- مبدأ الفعاليَّة: وهو أن يكون التّنظيم فعَّالاَ إذا حقَّق الأهداف بأقلِّ وقتٍ وجهدٍ وتكلفةٍ.
- مبدأ الشّرعية: وهو أن تكون الأهداف لا تتعارض مع القوانين والتّشريعات والعادات والتّقاليد السّائدة في المجتمع.
- مبدأ الثّبات: وتعني تحديد الأهداف بدقَّة سواء كانت للمُنظمة ككلّ أو على مستوى الأقسام، ولا يعني أن تكون الأهداف جامدة بل يكون لديها مروونة قابلة للتَّعديل حسب الموقف أو الظّرف.
- مبدأ الوظيفة: وهو أن يكون بناء التّنظيم معتمداً على وظائفَ وأنشطة المنظمة، وليس بناءً على الأفراد.
- مبدأ تحديد المسؤولية: وهو التّحدي الواضح لمسؤولية الأفراد أمام الرُّؤساء المباشرين لهم، وأن يستخدموا السّلطة المُفوَّضة إليهِم ضمن الحدود الممنوحة لهُم، وأنَّ رؤساءهم يبقوا مسؤولين عن الأداء.
- مبدأ تكافُّو السّلطة والمسؤوليَّة: وتعني أنَّ السّلطة ضروريةٌ لإنجاز المسؤولية، وأن تتساوى السّلطة كحقٍّ، والمسؤولية كواجبٍ.
- مبدأ وحدة إصدار الأوامر: وألَّا يتلقَّى الفرد الأوامر من أكثر من رئيسٍ، وإنَّما يتلقَّى التَّعليمات والأموار من رئيس واحد وأن يرفع إليه النّتائج والتّقارير.
- مبدأ نطاق الإشراف: ويعني تحديد عدد الأفراد الذّي سوف يقوم الإداري بالإشراف عليهم؛ لأنَّ هذا يُساعد على إنجاز المهامّ دون الإرهاق الإداري للمُشرفِ.
- مبدأ ديناميكية التّنظيم: وهو أن يستجيب التّنظيم للتَّغيُّرات البيئيَّة وتعديله بما يؤدّي إلى استمراره ونموِّهِ.
عناصر التّنظيم:
- الموظفين في المُنظَّمة.
- الأعمال التي تقوم بها المنظَّمة.
- الموارد المُتواجدة في المُنظَّمة.
- خطوط السّلطة والأنشطة والإجراءات.
- تحديد الاختصاصات والسُّلطات والمسؤوليات على كلِّ موظفٍ.
- تحديد خطوط الاتّصال بين الموظفين وعلاقاتهم الوظيفيَّة.
أنواع التّنظيم الإداري:
التّنظيم الرسمي:
هو تنظيمٌ مُحدَّد المعالم واضح الشّكل، يُحدّد عناصر السّلوك المطلوبة؛ أي تحديد العلاقات والنّشاطات المطلوبة، وأن تتسلسلَ عملية إعطاء الأوامر من أعلى مستوًى إداريٍّ إلى أدنى مستوًى، وأن يقدِّم كلُّ موظف تقريرهُ إلى مديرهِ الأعلى منهُ إلى أن ينتهي الأمر إلى أعلى مستوًى في الهرم الإداريّ، وهو ما تريدهُ المُنظَّمة.
يتحقَّق التّنظيم الرَّسمي عندما يكون من استطاعة الموظفين الاتّصال ببعضهم بعضاً، ويرحبوا بتنفيذ الأوامر المُوكلة إليهم، وعندما يجمعهم هدف مشترك واحد.
ومن أشكال التّنظيم الرَّسمي:
التّنظيم الرأسي:
وهو تكوين خطُّ سلطةٍ مُتتابعةٍ قي الهيكل التّنظيمي، ويعني أنَّ كلَّ رئيسٍ لديهِ سلطة في توجيهِ الأوامر للموظفين، والموظفين لديهم السُّلطة في توجيهِ التّابعين لهم، وهكذا حتى نصل إلى أدنى الهرم التنظيمي.
التّنظيم الوظيفي:
يُعتمد هنا على التّخصُّص الوظيفي، بحيث يتخصَّص كلُّ قسمٍ إداريٍّ بوظيفة مُعيّنة، وتقوم بممارسة كافَّة النّواحي التّي لها علاقة بهذه الوظيفة.
التّنظيم الرأسي الوظيفي:
وهو يجمع بين النّمطين السّابقين، فيوجد سلطتين إحداهما رسمية والأخرى استشاريَّة، حيث تقوم السّلطه الرَّسمية بالاستعانة بآراء واقتراحات المُستشارين التّي تكون مهمتهم تقديم الإرشاد والنّصح.
التّنظيم مع استخدام اللِّجان الفنية:
يشبه النمط السّابق أنَّ المَشورة هُنا لا تُقدَّم بواسطة أشخاص مُنفردين بل بواسطة هيئات مُتخصِّصة في المجال الذّي نريد أن نتَّخذ لهُ القرار.
التّنظيم غير الرَّسمي:
هو تنظيمٌ غير مُحدّد المعالم وغير واضح الشّكل، ويكون نتيجة علاقات غير رسمية نتيجة تفاعلات وعواطفَ بين أفراد التّنظيم الرسمي، وهو ما يريدهُ الأفراد.
ومن خصائص التّنظيم غير الرَّسمي :
- التّعدُّد.
- القيادة.
- الأهداف.
- صغر الحجم.
- التَّماسك.
- الشّعارات والمبادئ.
- البناء التّنظيمي.
مصادر التّنظيم غير الرَّسمي:
- الصّلة الشّخصية.
- الصّلة الوظيفية.
- مركز النّفوذ.
