يوجد فرق شاسع بين الإدارة والسكرتاريا، حيث كل جهة لها دورها المهم والفعال، فمصطلح الإدارة يعني التخطيط المسبق لسير الاعمال، أما السكرتاريا فهي مجرد أداة تقوم على تنفيذ وتنظيم الاعمال، وبهذا نتوصل إلى أن المفهومين يوجد بينهما تباين بشكل واضح، ولكن بشكل مختصر فإن السكرتاريا تحتوي على بعض المهام الإدارية، والإدارة هي التي تقوم بدور التوجيه للمهام السكرتارية.
الفرق بين السكرتاريا وإدارة المكاتب
الإدارة المكتبية
إن وظيفة المكتب في وقتنا هذا لم تكن مقتصرة على عملية استلام وتسليم المدخلات والمعلومات والقيام بتدوينها ومجرد حفظها فقط ، بل أصبح المكتب حالياً هو البؤرة الضرورية لتقديم خدمة معلومات بشكل جيد إلى جميع إدارات وأقسام المنظمات، وذلك ليتم اتخاذ القرارات والتخطيط السليم بشكل سريع لأعمال المنظمة.
تُعَدّ الإدارة المكتبية في الوقت الحاضر بما تحتويه من كافة الأعمال المكتبية التي تقدم في المكاتب عنصر ذو كفاءة وذو أهمية. وعندما أدخلت التقنية الحديثة أصبح هنالك تطوراً ملموسًا في أهدافها وجميع وظائفها.
ولقد أصبحت الأعمال المكتبية الآن في جميع المنظمات والمنشآت ومنها البنوك بشكل خاص لها دور هام في العمل، حيث لم يبقى لها دور هامشي كما في القديم، فالإدارة المكتبية هي الأساس في جميع الاعمال المكتبية.
ولقد ازداد مؤخرًا أهمية الأعمال المكتبية في جميع المنظمات الحكومية، وخصوصًا الأعمال المتعلقة بالبنوك مما جعلها ذات أهمية فائقة في إنجاز الأعمال.
إن استخدام المعرفة والعلم في اتخاذ جميع القرارات وكافة الأعمال كان له دور مهم في ارتقاء الإدارة، والذي بات في وقتنا الحاضر يطلق عليه مسمى (الإدارة بالمعلومات).
وتعتبر المعلومات عنصرًا مهماً في اتخاذ جميع القرارات المتعلقة بإدارة الشركات، حيث تقوم الشركات بجمع المعلومات وتنسيقها وتداولها بشكل جيد ولا يكون ذلك إلا بواسطة العمل المكتبي.
السكرتاريا
إن مصطلح السكرتاريا يعني الوحدة التي تنظم الأعمال التي يخضع لها جميع مدراء الإدارات وللرؤساء في كافة المستويات في المنظمة، حيث تتكون هذه الوحدة من موارد بشرية تعمل على تحقيق جميع الأعمال المكتبية التي تتمثل بإتمام كافة المرسالات وإعداد جميع التقارير وتفقد البريد الوارد والصادر وحفظ المعلومات في أرشيف المكتب.
وإن وظيفة السكرتاريا تعتبر من أهم الوظائف في وقتنا الحاضر، حيث تقوم بتقديم المساعدة والخدمات للإدارات أو الرؤساء سواء كانت فنية أو مكتبية؛ لكي تستطيع إتمام الأعمال بصورة سهلة في وقت وجهد أقل.
وتعمل وحدات السكرتاريا بتقديم يد العون ومساعدة الوحدات الإدارية في جمع وإرسال المعلومات وإعطاء الخدمات في كافة الوحدات التي تتبع وتخضع للأعمال المكتبية، حيث أنها تُعدّ العنصر الفعال الذي يَمدّ الأجهزة بما تتطلبه من نصح وإرشاد وإتمام للوظائف والأعمال.
في النهاية نستنتج أن السكرتاريا والأعمال المكتبية تُعَدّ كالقلب النابض في إتمام وإنجاز كافة الأعمال المكتبية، حيث أن السكرتاريا جزء من الأعمال المكتبية وإدارة المكاتب.
