قد تتجاوز مسؤولية السكرتير المعروف أيضًا باسم المساعد الإداري، ليس فقط مجرد الرد على الهواتف وأخذ الرسائل. حيث يتولى الأمناء في كثير من الأحيان مسؤولية ضمان عمل إدارة المكتب والعمليات بسلاسة من خلال تدوين محاضر الاجتماعات وتنسيق الاتصالات داخل المكاتب وداخلها وتنظيم الاجتماعات والجداول الزمنية، وقد يعتمد السكرتارية على مهارات ومواهب مختلفة، في هذه المقالة نتطرق إلى ما يفعله السكرتير وما هي المهارات والتعليم الذي يحتاجون إليه وما الذي يتطلبه الأمر ليكون سكرتيرًا جيدًا.
من هو السكرتير
السكرتير: هو محترف إداري ينفذ العمليات التجارية اليومية في المكتب، حيث يقوم الأمناء عمومًا بإدارة وتنظيم العمل المكتبي وإدارة العمليات وتولي مسؤوليات إدارية أخرى، اعتمادًا على طبيعة عملهم. فقد تختلف المسؤوليات الإدارية للسكرتير اعتمادًا على الصناعات التي يعملون فيها، مثل الشركة الخاصة والمنظمات الحكومية والمنظمات غير الهادفة للربح والقانون.
ومع ذلك، قد يشارك السكرتير بعض الواجبات المشتركة مثل استقبال العملاء والرد على المكالمات الهاتفية وتنظيم الأعمال الورقية ومساعدة الموظفين في المشاريع. وفي حين أن هذه الأنشطة متكررة بالنسبة للسكرتير فقد تتضمن المهام الأساسية واجبات إدارية إضافية.
ما هي المهارات التي يحتاجها السكرتير؟
بصفتك سكرتيرًا هناك واجبات ومسؤوليات مختلفة عليك القيام بها لإكمال هذه المهام بنجاح، يمكنك تنمية المهارات التالية:
- حل المشاكل.
- التواصل اللفظي وغير اللفظي الجيد.
- مهارات فريق العمل.
- مهارات التعامل مع الآخرين قوية.
- خدمة عملاء قوية.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- المهارات التنظيمية.
- إدارة الوقت.
- الانتباه للتفاصيل.
- المهارات الإدارية والحاسوبية والفنية.
- مهارات تحليلية.
- الدبلوماسية والسلطة التقديرية.
- الوفاء.
- القيادة الجيدة.
ما الذي يجعل السكرتير جيدا
1- استباقي
يساعد السكرتير الجيد الآخرين عندما يطلبونه ويتنبأ بما قد يكون مطلوبًا في المستقبل. ويجب أن يكون السكرتير استباقيًا ويبحث عن الممارسات لتلبي احتياجات الناس. وقد يساعد التركيز على التفاصيل في المهام المخصصة لك في أن تكون استباقيًا بهذه الطريقة، كما يمكن تعزيز الموثوقية والقدرة على التكيف.
2- دقيق ومنظم
تعد هذه الجودة أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للسكرتير لأنه يقوم بتوفيق العديد من المشاريع، وكذلك لمن يعمل من أجلهم. فقد تم ابتكار مجموعة متنوعة من التقنيات للبقاء منظمًا، سواء بخط اليد أو باستخدام التكنولوجيا التنظيمية. حيث يكون التنظيم مفيدًا بشكل خاص إذا كانت المهنة تتطلب وضع خطط للسفر أو إدارة جداول الأشخاص أو تنظيم العديد من الأنشطة.
2- دقيق في تدوين الملاحظات
يعد الاحتفاظ بملاحظات شاملة حول ما يتم ذكره وطلبه أثناء الاجتماعات أو المحادثات الهاتفية مفيدًا للغاية للرجوع إليها في المستقبل. حيث تظهر الاحتفاظ بهذه الملاحظات أنك على دراية كاملة بما يحدث. فقد يكون تدوين الملاحظات وسيلة مهمة للرجوع إلى الحقائق التي قد أهملها أو نسيها الآخرون.
3- يمتلك مهارات التواصل
السكرتير الجيد هو تواصلي وغني بالمعلومات وممتع للتحدث معه. فمن خلال مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي القوية، يمكن التحدث بشكل مباشر وواضح وفعّال وبهدف مع أي من أصحاب المصلحة الذين تتفاعل معهم. كما يمكن أن يكون هناك فائدة كبيرة حول معرفة كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني ومقطع اتصال داخليًا، مع الأخذ في الاعتبار أن التواصل الناجح جزء كبير من وظيفة السكرتير.
وفي نهاية هذا المقال نستنتج أنّ السكرتير مسؤول عن العمل مع الرئيس لصياغة جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة وله رأي هام في هيكل كل اجتماع، ومن الضروري فهم صفات سكرتير الشركة الجيد من أجل العثور على الشخص المناسب لعمله.
