يتوجب عليك في بعض الأوقات أثناء العمل على المشروع أن تسلك منحنى قاسي وشاق ومتعب للإنجاز فيه؛ لأنه من الصعب أن نحدّد بوضوح ما نعنيه بالإنجاز.
كيف تحدّد الإنجاز في المشروع؟
المستطيل الموضّح في شكل جانت عبارة عن تمثيل بياني مستقيم للجهد، فالجهد في عالم الواقع لا يأخذ شكل مستقيم مطلقًا، وهو يعتمد على ما يلي:
- صحة التخطيط المُفصل للمهام التي ستؤديها.
- توافر المعلومات والمُعدّات.
- صعوبة العمل.
- شعور الفرد في ذلك اليوم.
- مقدار التعطيل في العمل.
وتعتبر قاعدة (20/80) المثبتة صحيحة بمعنى أن 80% من النتائج تاتي (20%) من الجهد، بينما تستهلك (20%) من النتائج (80%) من الجهد، هناك دائمًا مهام منسية تستهلك قدرًا كبيرًا من الوقت لإنجازها، ومن هذه المهام:
- التوثيق.
- أوقات الموافقة.
- وضع إجراءات للاختبار.
- مراجعة المشروع.
- اجتماعات المشروع.
- مراجعة التخطيط.
- إعادة التخطيط للاجتماعات.
- اجتماعات العميل.
- اجتماعات مجموعة المستخدمين.
- المفاوضات مع الموردين.
- التسهيل.
- البحث عن المعلومات.
- الشراء والإدارة.
- التدريب.
- السفر والاتصالات.
- تحديث سجلات المشروع.
لا تقوم بطلب تقييم يتضمن نسبة العمل المُنجز عند طلب معلومات عن التقدّم، فأنت تحتاج لأن تعرف ما إذا كانت المهمة ستنتهي في الوقت المحدّد ولذلك اطلب تخمين بمتى سيتم الإنجاز، فذلك يجعل الشخص المسؤول عن العميل يركّز على مراجعة الالتزامات الأخرى المستحقة في نفس الفترة وعلى إعطاء تقدير أكثر واقعية لوقت إنجازها.
وإذا كان تاريخ الإنجاز المتوقع غير مقبول فاتخذ إجراء تصحيحي فوري، وعليك أن تقنع كل أصحاب المراحل الرئيسية باتباع عادة التنبؤ بأداء مراحلهم.
فوائد التنبؤ بإنجاز المشروع:
- يُحسّن قدرة الفرد على تقدير الوقت اللازم لأداء العمل، بمعنى أن التنبؤ نشاط ينطوي على وقت حقيقي وليس النظر في كرة من الكريستال إلى المستقبل البعيد.
- يخلق أهدافًا حقيقية للفرد الذي يقوم بالعمل وأي تأخير يتجاوز الهدف المُتفق عليه لا يمكن أن يسمح به.
وقُم بطلب تقارير منتظمة مع أسباب لأية تغييرات تُجرى على تواريخ الإنجاز المتوقعة السابقة، كذلك قُم بتشجيع أعضاء الفريق على تنمية خبراتهم في التخمين الصحيح لكشف الاختلافات المستقبلية المتوقعة، ويجب أن يكون التحليل للاختلافات في كل المراحل مثار اهتمام رئيسي للفريق كلّه، حيث يتأكدون من اتخاذ إجراء تصحيحي فاعل عند حدوث مشاكل.
