ما هو مفهوم الاتصال الإداري وأهميته؟

للاتصال الإداري أهميّة بالغة وضرورية في نجاح إدارة الأعمال، فالاتصال الإداري الفعّال بشكل عام بين الأعضاء داخل فريق عمل أو بين أفرقة متنوعة يعمل على تحقيق تطوير واضح للأشخاص والمجموعات.

تعريف الاتصال الإداري

• يُعرّف قاموس إكسفورد الاتصال: أنه عملية النقل والتوصيل للأفكار والمعلومات وثم القيام بتبادل هذه الأفكار والمعلومات بطرق متعددة، منها الكلام أو الكتابة أو الإشارة.

• يُعرّف الاتصال: بأنه عملية نقل المعلومات من شخص لآخر على شكل حقائق وأفكار أو مشاعر؛ لتتمكن أطراف الاتصال من تفهّم الدوافع والأهداف.

• تُعرّف جمعية إدارة الأعمال الأمريكية الاتصال الإداري: أنه أي سلوك ينتج عنه تبادل المعنى.

• يُعرّف الاتصال الإداري: بأنه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.

سمات الاتصال الإداري

• الاتصال مسبب؛ أي يجب أن يكون هناك أسباب للقيام بمزاولته وإحداثه.

• الاتصال موجَّه، وهذا يعني أن يتم توجيهه لتحقيق هدف محدد.

• الاتصال اجتماعي؛ لأنه يرتبط بأساسيات السلوك الإنساني.

• الاتصال المدفوع؛ لأن هناك ارتباط بدوافع الأفراد ومثيرات لهذه الدوافع.

• الاتصال حركي؛ لأن هناك استمرار في مزاولته.

• الاتصال تفاعلي؛ بسبب علاقات التداخل والتأثير والتأثر.

أهمية الاتصال الإداري

يعتبر الاتصال الإداري في غاية الأهمية بالنسبة للمنظمات العامة ولكن الاتصال في حد ذاته ليس غاية، وإنما هو وسيلة فعّالة تساهم في تحقيق الأهداف والخطط والتنفيذ الفعّال للتنظيم الإداري، وكذلك ليحقّق الرقابة الإدارية عن طريق قنوات ووسائل الاتصال.

كما أن الاتصال الإداري الجيد يساهم في أداء الأعمال بأسلوب أفضل كما هو مخطط مسبقًا لها، كما يساهم في كسب الثقة بين الأفراد والجماعات داخل المنظمة، خاصة عند إجراء التغيير في طرق العمل والأعمال التطويرية الكلية أو الجزئية.

كما يعتبر الاتصال الإداري الفعّال إحدى وسائل التحفيز للآخرين في العمل، حيث أن نجاح المنظمة معتمد بشكل كبير على فعالية الاتصال فيها. وتأتي أهمية الاتصال من الوقت الذي يستغرقه المدراء والعاملين للقيام بعملية الاتصال. حيث تبيَّن ما يلي:

الاتصال يستغرق ما بين 75 % -90 % من ساعات العمل اليومية. وبناءً على ذلك وزّع وقت الاتصال على النحو التالي:

• (%50) من وقت الاتصال في الاستماع.

• (%35) من وقت الاتصال في المحادثة.

• (%10) من وقت الاتصال في القراءة.

• (%5) من وقت الاتصال في الكتابة.

نصائح لتحسين الاتصال الإداري

• كن واضحًا وموجزًا.

• استخدم لغة سهلة الفهم.

• كن محترمًا ومهنيًا.

• استمع بعناية.

• قدم تعليقات بناءة.

• كن متاحًا للتواصل.

أنواع الاتصال الإداري

• الاتصال الشفهي: مثل الاجتماعات والمكالمات الهاتفية.

• الاتصال الكتابي: مثل التقارير والبريد الإلكتروني.

• الاتصال غير اللفظي: مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه.

من المهم استخدام مزيج من أنواع الاتصال الإداري لضمان التواصل الفعال.