من أنشطة إدارة الموارد البشرية هي عملية اختيار العنصر البشري، وعندما تقوم الإدارة بعملية الاختيار يجب أن تمر بمجموعة من الخطوات المتتالية.
خطوات عملية اختيار العنصر البشري
- تحديد الوظائف المطلـوب ملؤها.
- تحديد مواصفات الفرد اللازم لملء الوظيفة.
- تحديد المصدر الذي نقوم بالبحث فيه عن الفرد المطلوب.
- القيام بالإعلان عـن الوظائف الشاغرة، سواء كانت من المصادر الداخلية عندها يكون النشر داخلي أما عندما تكون في المصادر الخارجية يتم الإعلان في الصحف وغيرها.
- القيام باستقبال طالبي العمل، ويكون بعد الإعلان يرد إلى المنظمة عدد من طالبي العمل فيتم منحهم معلومات عنها وسياستها ودورها، وبالتالي العمل عللى غربلة المتقدمين الذين لايجدون الميل الكافي للعمل ومنح فرصة أكبر للأنسب.
- القيام بملء طلبات الاستخدام، ومن أهم البيانات الموجودة في طلب الاستخدام ما يأتي:
1- بيانات شخصية: الاسم، العنوان، تاريخ الميلاد، الحالة الاجتماعية، مكان السكن، وعن طريق هذه البيانات نستطيع الحكم هل الفرد ملائم للوظيفة أم لا.
2- البيانات الخاصة بالتأهيل العلمي أي النوع والمستوى ودرجاته العلمية وتاريخها، وعن طريق هذه البيانات تتمكن إدارة الموارد البشرية من اختيار الأفضل من بين المتقدمين.
3- البرامج التدريبية التي حققها ومكانها والمدة الزمنية والتقدير الذي حصل عليه وتاريخه وذلك إذا كان التدريب له علاقة بالعمل.
4- الخبرات السابقة أي التدرج الوظيفي ويكون بملء معلومات عن الوظائف التي قام بإشغالها والجهة التي عمل فيها والمدة الزمنية، والأجر وسبب ترك العمل، هذا يقوم بتوضيح مدى استقراره في الوظائف.
5- أسئلة تخص الرغبات والميول الشخصية وهي تقوم بتوضيح مدى التقبل والتفاعل مع الوظيفة.
6- أسئلة متعلقة بالجوانب الصحية أي إصابة أو عمليات جراحية وتوضح مدى إمكانيته على القيام بأعباء الوظيفة، وترفق مع هذه البيانات المستندات اللازمة والأفراد والجهات التي يمكن التثبّت منهم عن صحة هذه البيانات، وهذا للتأكد من صدق المتقدم واستكمال الناحية الخاصة بالصلاحية للوظيفة، إن البيانات الموجودة في طلب الاستخدام على ناحية كبيرة من الأهمية، وكلّما كان هناك تحليل وتقييم لهذه البيانات أصبحت عملية الاختيار أكثر كفاءة.
- المقابلة المبدئية: هدفها التأكد من توافر شروط شغل الوظيفة في المتقدمين قبل الدخول في إجراءات الاختبار.
- الاختبار: إن الهدف الرئيس من عملية الاختبار هو القيام بالكشف عن مدى صلاحية الفرد للنجاح في أداء العمل، لذلك تلجأ إدارة الموارد البشرية المعاصرة إلى مجموعة من الاختبارات الموضوعية والنفسية التي هدفها وصف قدرات الفرد وقدراته والتنبؤ باحتمال نجاحه في أداء عمل محدد؛ لذلك يجب اختيار الاختبار المناسب، وتقوم فكرة الاختبارات على فرضين رئيسيين هما:
1- إن المهارات والقدرات الإنسانية المتنوعة موزعة على الأفراد توزيع يقرب من التوزيع الطبيعي، وتحاول الاختبارات الكشف عن الأقلية الجيدة.
2- هناك ارتباط بين توافر درجة محددة من المقدرة وبين احتمالات النجاح في العمل.
وهناك العديد من الاختبارات منها: اختبارات الذكاء والميول والاتجاهات والاستعدادات، اختبـارات تكشف عن المهارات والقدرات، اختبارات كيفية التعامل مع الآخرين، ولا تحاول اختبارات الاختيار الكشف عن التميز المطلق بل التميز الذي يتلاءم مع متطلبات الوظيفة.
- استكمال الخطوات القانونية لإتمام عملية الاختيار مثل الفحص الطبي وهو يجري حسب أهميته إما أن يتم قبل الاختبارات مثل الكليات العسكرية لأهمية اللياقة وغيرها.
- فترة الاختبار: حيث يتم وضع الفرد تحت الاختبار لمدة تترواح بين 3 و 6 أشهر، وتتم ملاحظة الفرد أثناءها وتسجيل الملاحظات، وفي نهايتها إما أن يصلح للتعيين كموظف دائم أو إما تنهي خدمته أو تجديد فترة الاختبار، وفترة الاختبار مقياس لأمرينهما:
1- مدى صلاحية الفرد لأداء الوظيفة.
2- مدى سلامة إجراءات الاختيـار.
- اختبار سلامة إجراءات الاختيار: إن عملية الاختيار تعتبر استثمار، وتلقى عناية كبيرة في المنظمات المتطورة فالاختيار الكفء يحقق النتائج الإيجابية التالية:
1- إنتاجية أعلى في الوظيفة.
2- تكلفـة أداء أقل؛ لأن أخطاء الفرد أقل والوقت المستغـرق في الأداء أقل.
3- قلة الاحتياج إلى التدريب الأولى أي التجهيز ومن ثم انخفاض التكاليف.
4- سهولة الإشراف والـتـوجيه.
5- تقل الحاجة إلى الرقابة.
وبالتالي يمكن ترجمة كفاءة الاختيار إلى أرباح أكثر وقبل أن تبـدأ عملية الاختيار يجب أن تحـدد شروط التعيين حسب النظم المتبعة ومنها عادة:
- شرط الجنسية.
- شرط حسن السيرة والسمعة.
- شرط عدم الحكم المسبق عليه بعقوبة جنائية.
- شرط عدم سبق الفصل من الخدمة.
- شرط اجتياز الاختبارات التي تعقدها الجهة.
- شرط اللياقة الصحية.
