يوجد مجموعة من الإجراءات الوقائية التي يتم تطبيقها في الناحية الفنية أو الوقائية؛ للحفاظ على المعلومات التي تخص إدارة الموارد البشرية، والتي تقوم أيضًا بصيانتها، ويتم اتخاذ الإجراءات القانونية لحماية المعلومات من أي تدخل غير شرعي سواء كان بطريق مقصود أو غير مقصود.

 

أمن إدارة الموارد البشرية الإلكترونية

 

إدارة الموارد البشرية الإلكترونية تتعرض لمجموعة من المجالات التي تؤثر على أمنها، وهي كما يأتي:

 

1. الخطأ العفوي غير المقصود، والتي تحدث هذه الأخطاء في أوقات كثيرة خلال تجهيز البيانات أو خلال إدخالها إلى النظام.

 

2.  الخطأ المقصود، وهذا الخطأ ينتج بسبب إجراء خاطئ أو إجراء غير مستوفي للشروط.

 

3. سلامة البيانات تتأثر ببعض الأحداث التي قد تكون بسبب الطبيعة أو بسبب العنصر البشري.

 

4. القيام بتغيير البيانات قد تسبب التدمير الكامل أو الجزئي للبيانات.

 

5. هذه البرامج قد تواجه بعض الخلل التقني فيها.

 

6. سرية البيانات والإجراءات التي تمّ وضعها لمواجهة أي انتهاك للمعلومات الشخصية.

 

إجراءات وطرق الحماية المطبقة في إدارة الموارد البشرية الإلكترونية

 

  • تطبيق طرق تدفق المدخلات والتحقق من الوثائق قبل استلامها والقيام بحفظها.

 

  • القيام باعتماد طرائق التدفق خلال إدخال الحاسوب.

 

  • العمل على حكاية المعلومات المحفوظة على الحواسيب أو الأدوات الأخرى والقيام بنسخ احتياطي لها.

 

حالات الوصول لقواعد بيانات إدارة الموارد البشرية الإلكترونية

 

  • بعض الموارد البشرية يمنح لهم حق الوصول دون أي شروط لقاعدة البيانات، والقيام بأي نوع من التعديلات والأنشطة عليها.

 

 

  • يسمح لبعض العناصر البشرية المستفيدة من القراءة والاسترجاع، ولكن لا يسمح لهم بالتغيير أو التعديل على الملفات.

 

  • يوجد مستفيدين مسموح لهم إمكانية الاسترجاع القيد الخاص به، ولكن لا يسمح له بأن يقوم بأي تغيير عليه.

 

  • من حقوق المستفيد أن يطلع على البيانات المحددة في أُطر محددة ولكن لا يقوم بالاطلاع على بيانات من هم أعلى منه درجة.

 

  • يوجد مستفيد له حق القراءة وحق التعديل على قاعدة البيانات.

 

وللحفاظ على قاعدة البيانات لإدارة الموارد البشرية الإلكترونية يجب أن تقوم بوضع إشارة تتمثل في مصطلح (Log-In)، والتي تشير فتح النظام باستخدام اسم المستخدم، سلامة منفذ الحقول (Field- access) والذي يتيح إلى التعرف على ما هي الملفات والحقول، تشفير البيانات والتي تمنع وصول غير مسموح لقراءة الملفات.