كيفية فرز البيانات في جداول بيانات جوجل

تُعد جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أداة قوية وملائمة بشكل ملحوظ لجمع البيانات وتحليلها، ولكن في بعض الأحيان قد يكون من الصعب فهم ما تعنيه هذه البيانات الأولية، تتمثّل إحدى أفضل الطرق لرؤية الصورة الكبيرة في فرزها للمساعدة في جلب المعلومات الأكثر أهمية إلى الأعلى وإظهار القيمة الأكبر أو الأصغر بالنسبة إلى الباقي.

كيفية فرز ورقة بسيطة في جدول بيانات جوجل بسرعة

يُعد فرز ورقة جوجل حسب عمود واحد أمرًا سريعًا وسهلاً، على سبيل المثال مع جدول الأطعمة التي تعد مصادر جيدة للبروتين قد ترغب في الفرز حسب الاسم أو حجم الحصة أو كمية البروتين، إليك كيفية القيام بذلك:

• حرك مؤشر الماوس فوق العمود الذي تريد الفرز به وانقر على السهم المُتجه إلى الأسفل الذي يظهر لفتح قائمة من الخيارات.

• ما يزيد قليلاً عن منتصف أسفل القائمة هي خيارات الفرز، انقر على خيار فرز الورقة من “أ إلى ي” (Sort sheet A to Z) لفرز الورقة بأكملها بحيث يكون عمود النص المختار بترتيب أبجدي، ترتيب الورقة من (Z إلى A) يضع هذا العمود بترتيب أبجدي عكسي.

• لفرز عمود رقمي اتبع نفس الإجراء، اختر فرز الورقة من الألف إلى الياء (Sort sheet A to Z) لترتيب القيم الرقمية من الأدنى إلى الأعلى أو فرز الورقة من “ي إلى أ” لترى أعلى القيم في الأعلى.

• بغض النظر عن العمود الذي تم فرزه، يتم نقل المعلومات من جميع الأعمدة الأخرى في الورقة للاحتفاظ بنفس الترتيب.

• إذا أظهر عمود عددي قيمًا في أكثر من وحدة، فسيفشل الفرز في إعطاء النتيجة المتوقعة، في مثالنا هذا ورقة جوجل حول مصادر البروتين يشتمل عمود حجم الحصة على أكواب وأوقيات وملاعق وشرائح، يتم تجاهل الوحدات من خلال تحويل ميزة الفرز المضمنة لذلك سيتم التعامل مع كوب واحد بشكل غير صحيح كما لو كان أصغر من (3) أوقيات، أفضل حل هو تحويل البيانات لاستخدام وحدة واحدة فقط لكل عمود، انظر الصورة التالية:

كيفية فرز ورقة جوجل بعناوين

طريقة الفرز السريع الموضحة أعلاه ملائمة، ومع ذلك فإنه لا يعمل كما هو متوقع عندما تحتوي الورقة على عناوين، فعندما تقوم بفرز الورقة بأكملها يتم تضمين كل الصفوف بشكل افتراضي والتي يُمكنها مزج العناوين والوحدات مع البيانات.

يُمكن لجداول بيانات جوجل (Google Sheets) قفل الخلايا حتّى لا يُمكن تغييرها، ولكن من المُمكن أيضًا قفل صف واحد أو أكثر في مكانه في الجزء العلوي حتّى لا يتم الخلط بين العناوين ومعلوماتك، ولتتمكن من تجميد موضع صفوف الرأس اتبع الخطوات التالية:

• اختر قائمة عرض (View) جداول بيانات جوجل في الجزء العلوي من صفحة الويب المفتوحة، بعد ذلك حدد خيار تثبيت واختر صفًا واحدًا أو صفين، بناءً على عدد صفوف الرأس في الورقة.

• إذا كان هناك المزيد من العناوين فمن الممكن تجميد المزيد من الصفوف، ما عليك سوى تحديد خلية في صف الرأس السفلي، ثم اختر تجميد (Freeze) ثم اختر حتّى الصف المطلوب (Up to row X) في القائمة المنسدلة، حيث يمثل (X) رقم الصف.

• يُمكن بعد ذلك فرز الورقة باستخدام خيار قائمة الأعمدة فرز الورقة من “أ إلى ي” أو فرز الورقة من “ي إلى أ”، هذا يترك العناوين في مكانها في الجزء العلوي من ورقة جوجل الخاصة بك أثناء إعادة ترتيب بياناتك في جدول أكثر فائدة.

كيفية الفرز حسب أكثر من عمود

يعتبر الفرز حسب عمود واحد سريعًا وسهل الاستخدام ولكن غالبًا ما يكون هناك أكثر من متغير واحد يجب مراعاته عند مقارنة الأرقام، في مثالنا قد تكون مهتمًا أكثر بمعرفة أيهما يحتوي على أقل دهون ولكنك ترغب أيضًا في الحصول على المزيد من البروتين من السهل القيام بذلك باستخدام نطاق الفرز، اتبع الخطوات التالية:

• حدد الخلايا التي تريد فرزها بما في ذلك صف عنوان واحد، يمكن القيام بذلك بسرعة عن طريق اختيار الخلية العلوية اليسرى ثم الضغط باستمرار على مفتاح التحكم مفتاح الأوامر في جهاز ماك (Mac) والضغط على السهم الأيمن لتحديد العرض الكامل للجدول.

• يمكن القيام بالشيء نفسه عن طريق تحديد الارتفاع الكامل والضغط على (Control) والضغط على السهم المتجه إلى الأسفل، الآن سيتم تحديد جدول البيانات بالكامل.

• من قائمة بيانات جداول بيانات جوجل، اختر نطاق الفرز (Sort range) لتظهر لك قائمة من الخيارت.

• ثم انقر على خيار خيارات فرز النطاق المتقدمة (Advanced range sorting options).

• سيتم فتح نافذة تتيح لك اختيار أعمدة فرز متعددة، إذا كان نطاق الفرز يتضمن صفًا للعنوان فحدد المربع الموجود بجوار صف العنوان للبيانات.

• سيعرض حقل الفرز حسب الآن أسماء أعمدة العنوان بدلاً من جعلك تختار الأعمدة باستخدام تعيين الحروف الخاصة بهم، اختر عمود الفرز الأساسي، على سبيل المثال، “Fat (g)” وتأكد من تحديد (A-Z) لترتيب الفرز.

• اختر زر إضافة عمود فرز آخر للحصول على فرز ثانوي، مثل البروتين من الممكن إضافة أكبر عدد تريده من أعمدة الفرز قبل تحديد زر الفرز لمشاهدة النتائج.

حفظ نطاق البيانات في جداول بيانات جوجل

بدلاً من تحديد نطاق في كُلّ مرّة تُريد إعادة فرزها يُمكنك حفظ الجدول كنطاق مسمى، اتبع الخطوات التالية:

• حدد نطاق البيانات التي تريد حفظها لتسهيل الوصول إليها.

• اختر النطاقات المسماة من قائمة بيانات جداول بيانات جوجل.

• سيتم فتح لوحة على اليمين ويمكنك كتابة اسم لهذا النطاق.

• ستظل لوحة النطاقات المسماة مفتوحة ويمكنك تحديد النطاق بالكامل مرة أُخرى باختياره من هذه اللوحة.

حفظ طريقة عرض الفرز

من الممكن أيضًا حفظ أكثر من عملية فرز متقدمة لسهولة الوصول إليها في المستقبل، يتيح لك هذا التبديل بين طرق العرض المختلفة عند إنشاء عرض تقديمي أو عندما تحتاج إلى تحليل المعلومات من زوايا مختلفة، هذا مُمكن عن طريق إنشاء عرض مرشح جداول بيانات جوجل، اتبع الخطوات التالية:

• حدد نطاق البيانات التي تريد فرزها ثم اختر إنشاء عرض مرشح جديد من قائمة المرشحات الفرعية في قائمة بيانات جداول بيانات جوجل.

• سيظهر شريط جديد في أعلى الورقة مع خيارات عرض المرشح، اختر حقل الاسم واكتب اسمًا لعرض الفلتر هذا، مثل: (قليل الدسم/ مرتفع البروتين).

• سيتضمن اسم كل عمود عنوان الآن قائمة فرز على الجانب الأيمن، اختر قائمة فرز البروتين ثم حدد (Sort Z-A) لوضع أعلى القيم في الأعلى.

• كرر هذه العملية في قائمة فرز الدهون ولكن اختر الفرز من الألف إلى الياء لإظهار أدنى القيم أولاً، سيُظهر عرض المرشح الجديد نوعًا يكون فيه انخفاض الدهون أولوية قصوى والبروتين المرتفع باعتباره اعتبارًا ثانويًا.

• يمكنك إنشاء المزيد من عروض التصفية بنفس الطريقة واستخدام أكبر عدد ممكن من أعمدة الفرز حسب الحاجة، لتحميل عرض الفلتر افتح قائمة البيانات وحدد تصفية العروض ثم حدد العرض الذي ترغب في رؤيته.