مميزات جداول بيانات جوجل

تتيح جداول بيانات جوجل (Google Sheets) للمستخدمين تعديل أنواع مختلفة من المعلومات وتنظيمها وتحليلها، إنها تسمح بالتعاون وتمكّن العديد من المستخدمين من تحرير الملفات وتنسيقها في الوقت الفعلي، ويمكن تتبع أي تغييرات يتم إجراؤها في جدول جوجل من خلال سجل المراجعة، تابع قراءة هذا المقال لتتعرف على المزيد من المميزات لجداول جوجل.

لماذا تُستخدم جداول بيانات جوجل

تُستخدم جداول بيانات جوجل عادةً لتنظيم البيانات وإجراء تحليل البيانات، يتم استخدامها في جميع وظائف الأعمال وفي الشركات من الصغيرة إلى الكبيرة، تشمل الاستخدامات الرئيسية لجداول بيانات جوجل كل ممّا يلي:

• المحاسبة.

• إدخال البيانات.

• إدارة البيانات.

• إدارة علاقات العملاء (CRM).

• التخطيط والرسوم البيانية.

• التحليل المالي.

• النماذج المالية.

قبل أن تفترض أنّ جداول بيانات جوجل (Google Sheet) تُستخدم فقط من قبل متخصصي الأعمال، دعنا نخبرك أنّ هذه الأداة عبر الإنترنت (Internet) يمكن استخدامها من قبل أي شخص يريد تنظيم البيانات، فمثلاً لنفترض أنّك مُدرّس صف وتريد إعداد تقرير اختبار لجميع الطلاب في صفك، بدلاً من إضاعة وقتك الثمين في تدوين كل شيء يدويًا على الورق، يُمكنك استخدام جداول بيانات جوجل لإعداد تقرير اختبار بسرعة.

مميزات جداول بيانات جوجل

تُعد جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أداة قوية للغاية، لكل شيء بدءًا من التسويق الرقمي وحتى نمذجة التمويل، ومن إدارة المشاريع إلى التحليل الإحصائي، في الواقع تقريبًا أي نشاط يتضمّن تسجيل البيانات وتحليلها، وإذا كنت جديدًا نسبيًا فمن المُفيد حقًا معرفة الميزات الأساسية التي تتضمّنها جداول بيانات جوجل، وهي كالتالي:

1. تحرير جدول البيانات وتنسيقه

تعد إحدى الميزات الرئيسية لجداول بيانات جوجل (Google Sheets) في أنها تتيح التحرير التعاوني (collaborative editing) لجداول البيانات في الوقت الراهن، بدلاً من إرسال مستند واحد بالبريد الإلكتروني إلى عدّة أشخاص، يُمكن فتح مستند واحد وتحريره بواسطة عدة مستخدمين في وقت واحد، يمكن للمستخدمين رؤية كل تغيير يتم إجراؤه بواسطة المتعاونين الآخرين، ويتم حفظ جميع التغييرات تلقائيًا على خوادم جوجل (Google).

تتضمن جداول بيانات جوجل أيضًا ميزة دردشة على الشريط الجانبي تتيح للمتعاونين مناقشة التعديلات في الوقت الفعلي وتقديم توصيات بشأن بعض التغييرات، يمكن تتبع أي تغييرات يقوم بها المتعاونون باستخدام ميزة مراجعة التاريخ (Revision History)، يمكن للمحرر مراجعة التعديلات السابقة والتراجع عن أي تغييرات غير مرغوب فيها.

كما يشمل هذا العمليات والوظائف الخاصة بإدخال البيانات: ملخص البيانات، ترجمة نصية، استيراد البيانات، تأكيد صحة البيانات، حماية البيانات التنظيف لإرجاع النص مع إزالة الأحرف غير القابلة للطباعة والتشذيب لإزالة المسافات التي قد تكون بادئة أو لاحقة أو متكررة في النص، وتصفية البيانات حسب الشروط مثل التاريخ أو الترتيب الأبجدي أو العددي الظروف المخصصة وخرائط الحرارة، والتي تستخدم الألوان لتمثيل كثافة نقاط البيانات في الجدول والصيغ الأساسية والمتقدمة.

2. الاستكشاف

تستخدم ميزة الاستكشاف التعلم الآلي لإنشاء مخططات وإنشاء جداول محورية والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالبيانات، يمكنه التحديث التلقائي بناءً على البيانات المحددة.

تم تقديم ميزة الاستكشاف (Explore) في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) لأوّل مرّة في سبتمبر (2016م)، وهي تستخدم الميزات القائمة على التعلم الآلي (Machine learning-based features) لجلب وظائف إضافية، توفر هذه الميزة الكثير من المعلومات بناءً على البيانات المضافة إلى جدول البيانات، ويمكنها تحديث نفسها تلقائيًا اعتمادًا على البيانات المحددة.

باستخدام ميزة الاستكشاف يستطيع الأشخاص طرح الأسئلة وإنشاء المخططات وتصور البيانات وإنشاء جداول محورية وتنسيق جدول البيانات بألوان مختلفة، على سبيل المثال إذا كنت تعد ميزانية شهرية وأضفت جميع النفقات إلى جدول البيانات، فيمكنك استخدام ميزة الاستكشاف للحصول على تكلفة نفقات معينة مثل الطعام والسفر والملابس وما إلى ذلك.

على الشريط الجانبي يوجد مربع حيث يمكنك كتابة السؤال وسيعيد الإجابة عندما تقوم بالتمرير لأسفل أكثر في لوحة (Explore)، توجد قائمة بالرسوم البيانية المقترحة التي تمثل البيانات التي تم إدخالها في جدول البيانات، ويمكنك الاختيار بين جدول محوري أو مخطط دائري أو مخطط شريطي.

3. التحرير دون اتصال

تدعم جداول جوجل ميّزة التحرير في وضع عدم الاتصال (Offline editing)، ويمكن للمستخدمين تعديل جدول جوجل في وضع عدم الاتصال إمّا على تطبيقات سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة، حيث سيتم تحديث التغييرات بمجرد استعادة الاتصال بالإنترنت.

على سطح المكتب يحتاج المستخدمون إلى استخدام متصفح جوجل كروم (Google Chrome) وتثبيت إضافة كروم مستندات جوجل في وضع عدم الاتصال لتمكين التحرير في وضع عدم الاتصال لجداول بيانات جوجل وتطبيقات جوجل الأخرى، عند استخدام الهاتف المحمول يحتاج المستخدمون إلى استخدام تطبيق جداول بيانات جوجل (Google Sheets) للجوال لنظامي التشغيل أندرويد (Android) وآيفون (iOS)، والذي يدعم التحرير في وضع عدم الاتصال.

4. تنسيقات الملفات المدعومة

تتوافق مستندات جداول البيانات مع مجموعة متنوعة من التنسيقات، بما في ذلك إكسل (Excel (XLS)) و(Apache OpenOffice) و(PDF) و(Text) و(HTML) والقيم المفصولة بفواصل (CSV).

تدعم جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أنواع ملفات متعددة لجداول البيانات حيث يستطيع المستخدمين فتح جداول البيانات وملفات المستندات أو تعديلها أو حفظها أو تصديرها إلى جداول بيانات جوجل، تتضمّن بعض التنسيقات التي يمكن عرضها وتحويلها إلى جداول بيانات جوجل كل ممّا يلي:

• xlsx

• xls

• xlsm

• xlt

• xltx

• xltxm

• ods

• csv

• tsv

5. التكامل مع منتجات جوجل الأخرى

تكامل منتجات جوجل (Google product integration) يعني أنه يمكن دمج جداول بيانات جوجل (Google Sheets) مع منتجات جوجل الأخرى مثل: نماذج جوجل (Google Form) وتمويل جوجل (Google Finance) ومترجم جوجل (Google Translate) ورسومات جوجل (Google Drawings)، كما أنّه متوافق مع ملفات مايكروسوفت (Microsoft) ويشارك العديد من اختصارات لوحة المفاتيح نفسها.

على سبيل المثال إذا كنت تريد إنشاء استطلاع رأي أو استبيان، فيمكنك إدخال الأسئلة في نماذج جوجل، ثم استيراد نماذج جوجل إلى جداول بيانات جوجل.

6. العرض المرئي للمعلومات

يمكن للمستخدمين إنشاء بيانات جداول البيانات للرسوم البيانية والمخططات وأنواع أخرى من المخططات وتضمينها في مواقع الويب، كما يحتوي على أدوات تخطيط وأدوات (Pivot Table) لتحليل البيانات.

7. الحماية

تشمل الحماية (Security) أنه يمكن للمستخدمين إدارة أذونات التحرير أو التنزيل أو النسخ أو الطباعة لمتعاونين محددين من خلال الوصول الفردي أو الجماعي أو على مستوى المجال، كما أن جداول بيانات جوجل لها لغة برمجة لتوسيع وظائفها وبناء أدوات مخصصة، حيث تستخدم لغة (Apps Script) وهي أحد أشكال (Javascript).

8. ميزات التعاون

(Collaboration features) يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني عندما يقوم المتعاونون الآخرون بإبداء تعليقات أو تغييرات على جدول البيانات المشترك، ويمكن للمستخدمين عرض محفوظات الإصدار.