يهمنا هنا معرفة أهم الأعمال التي يقوم بها مدير المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الالتزام بها من قبل المدير وعليه أن يقوم بها بنفسه؛ وذلك لأنه هو المسؤول الأول عنها.
أهم الأعمال التي يقوم بها مدير المكاتب الأمامية
- يعتبر مدير المكاتب الأمامية المسؤول الأساسي عن تنظيم وترتيب وتنسيق كافة النشاطات المرتبطة بعملية تشغيل المكاتب الأمامية وعليها يجب أن تحقق أشغالاً عالية من العمل؛ وذلك لزيادة أكبر دخل منها وكذلك لتحقيق رضا الضيف والسائح بالشكل المناسب، كما يكون مسئولاًَ عن مراجعة ومتابعة كافة التقارير المتعلقة بالمكاتب الأمامية وهذه التقارير يقوم برفعها مكاتب الاستقبال لمعرفة أشغال الغرف المتوفرة.
- يجب عليه أن يقوم بترحيب بكافة الضيوف والسياح المهمة وعليه أن يقوم بمرافقتهم إلى الفندق للتأكد من أنهم دخلوا إلى غرفهم الخاصة به وسألهم في حالة يريدون خدمة قبل مغادرته، كما يجب عليه أن يتأكد من كشف صحة أسماء الشخصيات المهمة الموجودة لديه مع ضرورة توزيعهم قبل الساعة العاشرة صباحاً على الموظفين للقيام بتلبية خدماتهم بالشكل الصحيح.
- يتحمل كافة مشاكل الضيوف والسياح المتواجدين في قسمه وعليه أن يقوم بحلها بأقصى سرعة لرضا السياح والضيوف مع قيامه بمراجعة كافة التقارير المختلفة لهم وهذه التقارير تكون مأخوذة من قسم الحجز، كما يجب عليه أن يأخذ كافة المراسلات الخاصة بالحجز وتفقدها بين كل فترة وأخرى ومتابعة أنواع الحجز وطرقها المختلفة التي يستعملها الموظفين داخل الفندق.
- يقوم بمتابعة كافة أعمال الموظفين بشكل يومي ومتابعة طريقة القيام بإعمالهم بشكل صحيح وعليهم أن يلتزموا بكافة الأعمال الموكلة إليهم من قبل مدير المكاتب الأمامية ويتابع أيضاً أعمال المشرفين في طريقة إعطاء التعليمات لموظفين الفندق ومتابعتهم في طريقة خدمة الضيوف والسياح بالطريقة الصحيحة، كما يكون مسئول عن توفير بيئة آمنة خالية من المشاكل للموظفين وكذلك للضيوف والسياح؛ وذلك حتى يشعرون بالأمان في الفندق مع توفير لهم الخدمات الإضافية المتاحة لهم.
وفي النهاية يجب معرفة أهم الأعمال التي يقوم بها مدير المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الالتزام بها وطريقة تطبيق كافة قوانينه على موظفين الفندق.
