يهمنا هنا معرفة طريقة التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة العمل بسلاسة من خلاله ومعرفة أهميتها عند البدء العمل عليها داخل الفنادق.
التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي
- تعتبر عملية التنسيق ما بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي عملية مهمة جداً ويجب إتباعها بالطريقة المناسبة لها ويجب أن يكون لدى مكتب الاستقبال قوة ثابتة في تخصيص جزء من الغرف عند القيام بحجزها في موعد مسيق مع ضرورة تثبيتها على النظام الخاص بها.
- على قسم الإشراف الداخلي أن يتفقد غرفة الضيف أو السائح بشكل متكرر وأن يقوم بإرسال تقرير ثلاثة مرات إلى المشرف قبل وبعد مغادرة الضيف والسائح؛ وذلك حتى يتأكد من نظافتها بالطريقة الصحيحة.
- على مكتب الاستقبال أن يقوم بالتوافق والتطابق مع كافة التقارير الموجودة لديه وهذه التقارير تكون خاصة بغرف الفندق ويجب أن يأخذ تلك التقارير من قسم الإشراف الداخلي في الفندق.
- على موظفين قسم الإشراف الداخلي ان يقوموا بتجهيز تقرير متناقض وإرساله إلى مكتب الاستقبال لرؤيته وتسجيل ما يوجد فيه على النظام الخاص بهذا القسم.
- بعد الانتهاء من عملية كتابة التقارير المتناقضة فأن الموظف المسؤول عنه يقوم بإرساله إلى مدير المناوبة أو موظف مكتب الاستقبال حتى يتفقده بشكل كامل وصحيح وبعد القيام بتفقده فأنه يرسل أيضاً إلى وكيل مكتب الاستقبال للتحقق منه بشكل كامل وصحيح.
- عند طلب أحد الضيوف والسياح المغادرة بشكل فوري فأنه يجب عليه أخبار مكتب الاستقبال وعليه يقوم بتبليغ خدمة الإشراف الداخلي حتى يقوموا بتنظيف الغرفة بشكل كامل وتجهيزها لاستقبال فيها ضيف وسائح جديد.
- بعد الحصول على التقرير النهائي للغرفة التي قام موظفين خدمة الغرف في تنظيفها فأنه يأتي دور موظف المدقق بتدقيق كافة التقارير الخاصة بها وفي حالة كانت متطابقة مع بعضها البعض فأنه يسمح باستقبال فيها أي ضيف أو سائح داخلها.
- يجب التمييز بين كافة الفئات الموجودة داخل الفندق وهذه الفئات تكون خاصة بأجنحة الفندق نفسها ومعرفة أسعارها والخدمات المقدمة فيها.
وفي النهاية فأنه من الضروري معرفة طريقة التنسيق ما بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي بالطريقة الصحيحة، كما يجب التركيز على كافة الخدمات التي يقدموها بالشكل الصحيح.
