يهمنا هنا معرفة مفهوم الاستقبال في الفنادق بالشكل الصحيح، كما يجب معرفة أهميتها الأساسية ووظيفتها الخاصة بها؛ وذلك ليكون لدى الموظف كافة المعلومات الكافية عنه عند وضعه في مكان الاستقبال بالشكل الصحيح.
مفهوم الاستقبال
هي المكاتب المسؤولة عن استقبال كافة الضيوف لدى الفندق وتأمينها بشكل كامل مع الاستمرار بعملية التواصل مع السياح؛ وذلك لتوفير لهم الراحة الكاملة والرفاهية عند نزولهم في الفندق وعند خروجه من الفندق يجب أن تكون توديعه بشكل جيد، كما يعتبر القسم الأساسي في استقبال كافة السياح بشكل صحيح وتسجيلهم والمحافظة عليهم بتقديم لهم كافة الخدمات المتوفرة لهم ويمكن ترك الحرية الكاملة للضيف بأن يختار الغرفة التي يريدها وبشكل عام فأن هذا القسم يعمل 24 ساعة ويختلف عمله من أي قسم آخر موجود في الفندق وهذه الطريقة تعتمد على حجم الفندق وموقعه والتكاليف الخاصة به وكذلك نوعه.
كما يهتم باستلام البريد الخاص بالضيوف وبريد حجز الغرف مع الاهتمام بتسليم السياح مفاتيح الغرف بشكل صحيح مع متابعة عملية استقبال السياح والتواصل معهم بشكل مباشر عند قدومهم إلى الفندق وكذلك اثناء المغادرة واثناء تواجدهم في الفندق نفسه، حيث يعتبر قسم الاستقبال الركيزة الرئيسية للفندق نفسه ولا يمكن أن يطبق كافة أعماله وخدماته إلا بوجود عدد كافي من الموظفين الخاصين فيه مع ضرورة متابعة طلبات الضيوف وتحقيق رغباتهم ورغبات السياح؛ وذلك لتزيد أرباح الفندق يشكل عالي جداً.
أهداف قسم الاستقبال
يوجد هدفين لقسم الاستقبال يجب إتباعهما بشكل صحيح وتلك الأهداف تبدأ من الهدف العام له بإتباع عملية تحقيق الأرباح من الفندق والاهتمام بالسياح منذ وصولهم حتى مغادرتهم الفندق ويوجد أيضاً عدة أهداف فرعية خاصة به فقط وتلك الأهداف تتمكن من قسم الاستقبال في تحقيقها عن طريق توفير الانطباع الجيد من قبل الموظف وتقديمه للزبون والعمل به بشكل دائم وكذلك جلب السياح إلى الفندق عن طريق الأسلوب الجذاب مع استعمال وسيلة أقناع بخدمات الفندق المقدمة له، كما يجب المحافظة بشكل صحيح على أمتعة السياح والضيوف وعدم العبث بها ووضعها في غرفته فور دخوله إلى الفندق مع الاتصال بهم بشكل يومي وعند خروجهم يجب توديعهم بطريقة تليق بهم مع تلافي كافة المشاكل التي حصلت في الفندق.
