إدارة الوقت بالتقليل من الأوقات المستقطعة

حتّى نقلل من الوقت الذي نستهلكه في المقاطعات غير المتوقّعة، علينا أن نتّخذ بعض الإجراءات التي قد لا تعجب البعض أحياناً، ولكنّ النجاح يتطلّب منّا أن نكون حازمين، أثناء قيامنا بعملية التفكير الإبداعي والإنجاز.

يجب التوقّف عن الأحاديث الجانبية على الفور:

عندما يقوم أحد الأشخاص بالحديث معنا بطريقة غير مباشرة بعيداً عن أطر العمل، علينا أن نقف جانبه ونخبره، بأننا كنّا على وشك المغادرة، وهل هناك شيء مهم في الأمر يودّ أن يطلعنا عليه، ثم نكمل الحديث ونحن نمشي دلالة على العجلة، وبعد ذلك محاولة إنهاء الكلام بأبسط الأساليب ودون أي خجل أو تسبّب بالإحراج للغير.

والأسلوب الآخر، هو أن نقوم على اصطحاب هؤلاء الزوّار المتفرّغين والبعيدين تماماً عن أي أفكار بنّاءة جديدة، إلى غرفة اجتماعات منفصلة بدلاً من اصطحابهم إلى المكان الذي نعمل فيه، وبعد ذلك نقوم وبكلّ تهذيب بتحديد الوقت الذي ستستغرقه المحادثة في بدايتها، كأن نقول بأنه ستردنا مكالمة مهمة من أحد الخبراء في تمام الساعة الثانية، ولا يمكننا أن نتأخر عن ذلك، وأننا على ثقة بإنهاء كلّ شيء قبل ذلك الوقت.

مضيعة الوقت تضرّ بكلا الطرفين:

إنّ ما يحدث ليس أننا فقط نقوم على إضاعة وقتنا، ولكنّا نضيع أوقات الآخرين أيضاً، فعلينا أن نتحلّى بالشجاعة لنسأل الآخرين، إذا ما كنا نقوم على إضاعة أوقاتهم، وسنندهش وقتها من الأفكار والمعلومات التي سنسمعها، والتي ستساعد في رفع وتحسين كفاءتهم وكفاءتنا، إذ علينا أن نشجّع الآخرين على أن يكونوا صادقين معنا في الإجابة عن الأسئلة المتعلّقة بمضيعة الوقت.

علينا ألا نضيع وقتنا في الرد على الرسائل التي تردنا:

إنَّ الطريقة التي نتعامل من خلالها مع بريدنا الخاص لها أثر كبير في عملية الإنجاز التي نقوم بها، فهناك العديد من الأشخاص الخاضعين لبريدهم الخاص، فهؤلاء الأشخاص يحدّدون جرساً منبّهاً ينطلق في حال ورود أي رسالة تصل إليهم، وأياً كان ما يقومون به من أعمال، فإنهم يتركون عملهم ويتفقّدون بريدهم الخاص في حال ورود أي رسالة.

عند قيامهم بترك عملهم والالتفات إلى أمور لا فائدة مرجوّة منها، فهم بذلك ينتقلون بين المهام، ويعودون إلى ما كانوا يقومون به، مما يفقدهم في الحال الزخم ووضوح الرؤية التي كانوا عليها، وتنخفض وقتها قيمة المردود فيما يخصّ المهام الأكثر أهمية بالنسبة إليهم.