يُعد تنظيم الوقت في العمل المهني من أكثر المهام المهنية التي يجب القيام بها بفاعلية ونجاح، بحيث تعتبر من العوامل التي تكشف وتحدد مدى فاعلية المؤسسة المهنية ومدى نجاح الإدارة المهنية بها من حيث التنظيم والتخطيط وغيرها من العمليات المهنية، بحيث تعتبر الإدارة المهنية ناجحة عندما تكون قادرة على استثمار الوقت في العمليات المهنية التي تحقق النجاح في العمل وتحقيق الأهداف المهنية المنشودة.
القواعد الأساسية في إدارة الوقت في العمل المهني:
لعملية إدارة الوقت في العمل العديد من المعايير والشروط التي تعتبر كقواعد أساسية من أجل النجاح في هذه العملية، وعدم إضاعة وهدر الوقت بل استغلاله واستثماره في العمليات المهنية المهمة، وتتمثل القواعد الأساسية في إدارة الوقت في العمل المهني من خلال ما يلي:
- من المهم أن يقوم الموظف بالإدارة المهنية الشخصية والذاتية عندما يرغب بإدارة الوقت في العمل؛ لأنها تتضمن الاستفادة الكبيرة من وقت العمل، وحتى يمكن إدارة الوقت بنجاح في العمل، يجب أولاً التركيز على الفعّالية أي القيام بالمهام المناسبة وبالطرق الصحيحة.
- من أهم قواعد وأسس إدارة الوقت في العمل المهني هو تحديد الأهداف المهنية ووضعها بالشكل والأسلوب الواضح، و تحديد الأولويات الأساسية والثانويات لها؛ بحيث يتوجب على كل موظف استغلال الوقت في العمل من أجل تحقيق الأهداف المهنية المهمة والتي تعتبر أساسية أولاً ومن ثم ما هو تابع لها وثانوي.
- المشكلة الأساسية ليست في نقص وقلة الوقت، بل تكمن المشكلة في التوصل لأفضل وسيلة وطريقة يمكن استعمالها والاستفادة الأكيدة منها لإنجاز مهام مهنية مهمة وضرورية وذات نتائج إيجابية وإنتاجية عالية في هذه المدة الزمنية الموجودة.
- هناك ما يسمى بالمدة الزمنية الكافية؛ من أجل القيام بجميع المهام المهنية سواء المهمة والأوليّة أو غير المهمة والثانوية، بحيث يبنى تنظيم الوقت وإدارته على تحديد الوقت الكافي لكل مهمة مهنية معينة.
- لإدارة الوقت المهني بطريقة ممتازة وموفقة، يتوجب على الموظفين تبني العادات والقيم المهنية التي تعكس أخلاقيات العمل.
- الاستغلال الجيّد والناجح من الوقت في العمل المهني يتمثل على التخطيط المهني الصحيح الخاص بساعات العمل المهني، والتخطيط المهني الصحيح في وضع طرق لعدم إضاعة الوقت وهدره في أمور ملهية مثل الهواتف النقالة وخلط الأمور الشخصية بالمهنية في ساعات العمل المهني.
