كيفية التغلب على مشكلة التسويف في العمل والمؤسسات المهنية

نحن جميعًا مذنبون بالتسويف في بعض الأحيان، خاصة في العمل والمؤسسة المهنية خاصتنا، لا سيما عندما نكره أو نشعر بالإرهاق من مهمة في متناول اليد، والعقوبات التي سنتحملها بسبب التسويف يمكن أن تكون ضئيلة أو مزعجة ببساطة، مثل الاضطرار إلى دفع فائدة إضافية على فاتورة متأخرة، ومع ذلك، فإن المماطلين المعتادين يمكن أن يدفعوا ثمنًا أكبر بكثير، بما في ذلك القلق الشديد والاشمئزاز الذاتي، ويمكن لسلوكهم أن يمنعهم من تحقيق إمكاناتهم وقد يكلفهم وظيفتهم في النهاية.

لماذا يكون التسويف والمماطلة في المهام المهنية؟

إذا استمرت قائمة المهام المهنية الخاصة بالفرد في النمو والتزايد لفترة أطول، فإن الخطوة الأولى هي تحديد أنواع المشاريع أو المواقف التي تمنعه من المضي قدمًا، فإذا لم يتمكن من تحديد السبب الدقيق، أو إذا وجد صعوبة في التغلب على التسويف، فقد تكون هناك مشكلات نفسية، ففي أغلب الأحيان، يقول المستشارين المهنيين إن التسويف يمثل شكلاً من أشكال الخوف، إنه أحد أعراض توقع الحكم النقدي أو التهديد المتصور، والأكثر انتشار هو التعبير عن الخوف من الفشل، فعادة ما يتجنب خائفو الفشل المشاريع المهمة وينشغلون بالمهام الروتينية المألوفة والمعروفة، وعندما يكون هناك شيء مهم على المحك، فإنهم يجدون صعوبة في التركيز الجيد، والتعبير عن جميع أنواع الأعذار أو الشكوى من العقبات والصعوبات التي تعترض طريقهم، فإنهم يميلون إلى المبالغة في تقدير الصعوبات التي ينطوي عليها الأمر والاستخفاف بقدراتهم المهنية على حلها، ونتيجة لذلك، فإنهم يترددون أو يؤخرون أو يبذلون جهدًا فاترًا.

تعتبر الكمالية هي أيضاً أحد أسباب التسويف في العمل والمؤسسات المهنية؛ لأن الكثير من الساعين للكمال يؤجلون المهام  المهنية؛ لأنهم يخشون الفشل، ولكن على عكس من يخشون الفشل بالفعل، فإنهم يضعون معايير عالية للغاية وأهدافًا مفرطة في الطموح والأهداف المهنية، بحيث إن الهدف المنخفض جدًا سيكون بمثابة الحكم على متوسط، وجانب آخر للكمالية هو المحاولة الخاطئة لفعل كل شيء على أكمل وجه، بغض النظر عن أهميته، إنهم يقتربون من الأمور التافهة تمامًا لدرجة أنهم يفوتون المواعيد النهائية المهمة للقيام بالمهام المهنية المنشودة، فلا يستطيع أصحاب الكمال تحديد الأولويات أو تحديد المهام المهنية التي تتطلب الحد الأدنى أو الحد الأقصى من الجهد، قد يطلب المدير المهني من الشخص المثالي النموذجي إعداد مراجعة موجزة لفرصة عمل جديدة، وبدلاً من ذلك، عل هذا الفرد أن ينتج دراسة شاملة ومدروسة بدقة بدلاً من الثناء على عمله، بحيث يتم توبيخه بسبب المبالغة في ذلك وعدم قضاء المزيد من الوقت في المشاريع ذات الأولوية الأعلى.

أحد الأسباب الأخرى للمماطلة والتسويف في العمل والمؤسسات المهنية قد يكون الخوف من النجاح المهني، في حين أن الأشخاص الذين لديهم خوف من الفشل يفضلون التراجع عن طريق المماطلة إلى ما لا نهاية، فإن الذين يخشون النجاح المهني يرحبون بالمهام المهنية الصعبة والمعقدة، ولكن بمجرد أن يحرزوا أي تقدم كبير في المجال المهني، فإنهم يشعرون بأنهم مضطرون للتحقق من أنفسهم والبحث عن طرق لتأجيل العمل المهني الإضافي، فمن المحتمل أن هذا الفرد أصبح ماكرًا تمامًا ومتعمق في الأعذار التي يستخدمها لتجنب إنهاء أي مشروع مهني، كما يقول المرشد المهني في هذا الجانب.

كيفية التغلب على مشكلة التسويف في العمل والمؤسسات المهنية:

تتمثل كيفية التغلب على مشكلة التسويف في العمل والمؤسسات المهنية من خلال ما يلي:

1- البحث عن سبل الانتصاف: إن فهم سبب المماطلة والتسويف في العمل والمؤسسات المهنية مفيد ومهم جداً، لكن هذا وحده لا يكفي للتغلب على المشكلة، ويجب أن تكون لديه رغبة قوية في إنقاذ نفسه وأن يكون على استعداد لأن يكون قاسيًا إذا لزم الأمر، بحيث يرى المرشدين المهنيين أن هناك عددًا من الطرق لمحاولة التغلب على حاجة الفرد أو الموظف المهني للمماطلة والتسويف، والمفتاح هو اختيار تلك الأساليب التي يبدو أنها تعمل بشكل أفضل بالنسبة للفرد والموظفين في العمل المهني بحيث يكون دؤوبًا في تطبيقها، والهدف ليس فقط أن يكون على دراية بالطرق البديلة، ولكن لإيجاد طرق أكثر فاعلية للتعامل مع المشاريع التي يتم تأجيلها حتى اليوم التالي، وهناك احتمالات بأن تطبيق القليل من الأفكار التالية سيطلق طاقاته للعمل المهني.

2- تأخير الإشباع: يتمثل تأخير الإشباع من خلال تجربة الألم أولاً والتغلب عليه، بحيث تم التوصل إلى هذا الاستنتاج بعد أن يحدد الفرد أو الموظف المهني قدراته المهنية وخوفه المحتمل من النجاح المهني، والتحقيق في عادات العمل المهني، فالكثير من الموظفين يكرسون دائمًا الساعة الأولى أو نحو ذلك من كل يوم لأكثر مهامها إرضاءً وأسهلها، والساعات الست المتبقية لتنتقل إلى المهام الأكثر صعوبة ولكنهم لم ينجزوها أبدًا، ومنها اقترح الدكتور بيك أن يجبر الموظف المهني نفسه على القيام بالمهام المهنية المرفوضة خلال أول ساعتين كل يوم مهني، ثم يستمتع بالوقت المتبقي.

3- تحديد خطوات العمل المهني: من الصعب أحيانًا معرفة كيفية بدء مشروع معقد، ويقترح المرشدين المهنيين البدء بسلسلة من الإجراءات المحددة، مثل القيام بالبحث المهني، وجمع المعلومات المهنية، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني أو المذكرات المهنية، والاتصال المهني أو الالتقاء بالأشخاص، وتحديد المسؤوليات المهنية، وعقد الاجتماعات المهنية، وقراءة التقارير المهنية، وما إلى ذلك، كخطوة أولى، على الموظف المهني أن يضع قائمة بأكبر عدد ممكن من المهام المهنية المحددة، بعد ذلك، القيام بتنظيم المهام المهنية ووضع خطة مهنية للعمل، ثالثًا تحديد المواعيد النهائية للمهام المهنية والقيام بإعداد قائمة رئيسية، قائمة فردية مستمرة لكل ما يجب القيام به، ثم يتم نقل المهام المهنية كل يوم إلى قائمته اليومية بالأشياء التي يجب القيام بها، وتقسيم المشروع إلى أجزاء وأخذها بجرعات صغيرة يقلل من الكدح، ويسمح بعض الأشخاص بعدد الجلسات بقدر ما يتطلبه الأمر لإكمال المهمة المهنية، ولكنهم يقصرون كل جلسة على ساعة واحدة فقط، بحيث يساعده الجلوس في فترة عمل محددة جيدًا، لأنه تعلم أن هناك نهاية تلوح في الأفق.

4- صنع انتصارات صغيرة: قد يكون بدء مشروع لا يمكن إكماله لأسابيع أو شهور أمرًا بالغ الصعوبة، على الموظف المهني تحفيز نفسه ذاتياً على البدء من خلال إنشاء علامات على طول الطريق المهني، ثم مكافأة نفسه في كل مرة يصل فيها إلى واحدة، بحيث يمكن أن تكون المكافآت المهنية بسيطة، مثل استراحة لمدة زمنية معينة لتصفح الإنترنت، أو أكثر إرضاءً، مثل رحلة نهاية الأسبوع أو يوم عطلة مع الأسرة والأصدقاء.

5- معاقبة النفس: إذا كان الفرد أو الموظف المهني لا يحرز تقدمًا يريده في مشروع مهني ما، فعليه جعل نفس يدفع ثمنًا وعقوبة محددة، مثل تفويت برنامج تلفزيوني مفضل أو تخطي الحلوى، وممكن الطلب من أحد الأصدقاء أو الأهل أن يذكره بمهمة مهنية ما على فترات زمنية معينة، وجعلهم يضايقونه إذا لم يمانعوا حتى ينتهي من ذلك.