اقرأ في هذا المقال
- قدرات الفرق الافتراضية التقليدية في علم الاجتماع الرقمي
- تحديات الفرق التقليدية الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي
الفريق الافتراضي هو مجموعة من الأشخاص الذين يتواصلون ويعملون معًا باستخدام الأدوات الرقمية، ويمكن أن يتواجدوا في نفس المساحة المادية، غالبًا ما تعمل الفرق الافتراضية عن بُعد في أجزاء مختلفة من المدينة أو البلد حتى في الجانب الآخر من العالم.
فعالية الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي
يتمتع الأشخاص الافتراضيون بامتياز التحكم في المكان الذي يعملون منه وكيفية عملهم، يمكن أن يصبح من السهل على أصحاب المصالح الخاصة استغلال هذه القوة والعمل بشكل غير فعال، هذا هو المكان الذي تتأثر فيه فعالية وإنتاجية الفريق الافتراضي بشكل كبير.
الدعوة لعقد اجتماعات كل فترة زمنية محددة وجها لوجه
خلال هذه الاجتماعات لن يكون القائد قادرًا على التحدث إلى الفريق أو الزملاء في الفريق فحسب، بل تتمكن أيضًا من دراسة لغة جسدهم والتواصل البصري، مما قد يؤدي إلى اتصال شخصي أفضل ومستويات أعلى من الثقة، إذا كانت الاجتماعات لا تبدو محتملة فاستخدم دردشة الفيديو بدلاً من ذلك.
إعداد نظام إدارة المشروع
واحدة من أفضل الطرق لإدارة المشروع بشكل فعال هي من خلال وجود برنامج موثوق لإدارة المشروع، هناك العديد من البرامج المستندة إلى الويب المتاحة، ويمكن اختبارها واختيار أفضل ما يناسب احتياجات العمل، ويمكن أن يعمل هذا بشكل جيد مع الفرق الافتراضية لأنه يسهل عليهم أداء المهام بشكل جماعي، أثناء عمل أحد أعضاء الفريق يمكن للآخرين تتبع ذلك، والاطلاع على قوائم المهام والمواعيد النهائية والتفاصيل المهمة الأخرى.
الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد متماسك
مما يلغي الحاجة إلى تصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة للعثور على الإصدارات السابقة من المستندات في كل مرة، ويتمتع أعضاء الفريق الافتراضي بخيارات الاحتفاظ باللوحات الحالية أو إنشاء لوحات جديدة.
تتبع ساعات العمل
يعد تتبع ساعات العمل أمرًا بالغ الأهمية ليس فقط لتحسين إدارة الوقت، ولكن أيضًا لتكون قادرًا على دفع مكافئات أعضاء الفريق بدقة، يمكن أن تضمن برامج إدارة المشاريع عالية الجودة أن يكون المدير على دراية بوجود أعضاء الفريق ومساهمتهم الفردية في المشروع، وتعد مراقبة ساعات العمل وتتبعها أمرًا مهمًا أيضًا لحساب الوقت الذي يستغرق كل عضو لإكمال مهمة ومدى دقة التقارير عن تقديرات الوقت.
السماح بساعات عمل مرنة
يفضل أعضاء الفريق الذين يعملون من المنزل العمل خلال ساعات معينة من اليوم عندما تكون مصادر التشتيت قليلة والإنتاجية عالية، في حين أنه من المقبول السماح بدرجة من المرونة في أوقات العمل، فإن تحديد فترة زمنية يحتاج فيها جميع أعضاء الفريق إلى الاتصال بالإنترنت والعمل معًا يعد أمرًا حيويًا أيضًا لنجاح المشروع.
يعد العمل معًا أمرًا مهمًا لأنه يقلل من فجوات الاتصال ويمنع التأخير ويسرع المهام، وبالتالي تمكين الفريق من الوفاء بالمواعيد النهائية، بدون هذا يتعين على أعضاء الفريق ببساطة انتظار الرد قبل أن يتمكنوا من استئناف عملهم.
تبسيط العمل مع الآخرين في مناطق زمنية مختلفة
في كثير من الأحيان تتكون الفرق الافتراضية من أشخاص يعملون من أجزاء مختلفة من العالم في مناطق زمنية مختلفة، ومع ذلك لا ينبغي أن يصبح هذا سببًا لقضايا الاتصال والتأجيل، ومن الأهمية بمكان تحديد فترة زمنية معينة عندما يكون جميع أعضاء الفريق متصلين بالإنترنت ويعملون جنبًا إلى جنب، يصبح إجراء الاجتماعات بهذه الطريقة سهلاً.
اختيار التقنية المناسبة لتواصل أفضل
سواء كان أعضاء الفريق يتواصلون من خلال نوافذ الدردشة أو يتحدثون على الهاتف أو يجرون مكالمات فيديو، يمكن استخدام تقنيات اتصال مختلفة لتمكين تواصل أفضل، حيث أن مكالمات الفيديو هي الأفضل لأنها الخيار الأقرب للاجتماعات وجهًا لوجه.
بناء قواعد بيانات لتبادل المعرفة
يساعد في الحصول على قاعدة بيانات معرفية مشتركة تمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى نفس المعلومات، ويضمن هذا أيضًا أن يكون كل عضو في الفريق على دراية بالمعلومات المقدمة ويكون الجميع على نفس الصفحة، ويمكن أن تكون قاعدة البيانات هذه مفيدة في منع العديد من مشكلات الاتصال وحلها فضلاً عن تسريع تسليم المشروع.
امتلاك غرفة دردشة مفتوحة
نصيحة أخرى لضمان التدفق الخالي من العيوب للتواصل هي أن يكون لكل فريق غرفة دردشة خاصة به، تكون مفتوحة في جميع الأوقات، ويمكن للمناقشات التي تجري أن تكون مرتبطة بالعمل وغير مرتبطة بالعمل، ومع ذلك من المهم أيضًا التأكد من أن غرف الدردشة هذه لا تصبح مصدر إزعاج أو إلهاء لأعضاء الفريق أو تقلل من إنتاجيتهم بشكل كبير.
استيعاب الاختلافات الثقافية
عندما يأتي أعضاء فريق افتراضي من أجزاء مختلفة من العالم وبالتالي ينتمون إلى ثقافات مختلفة، فقد يكون هناك احتمال بسيط لسوء الفهم، لذلك من المهم فهم هذه الاختلافات وقبولها من أجل تعزيز بيئة عمل متناغمة وديناميكية.
قدرات الفرق الافتراضية التقليدية في علم الاجتماع الرقمي
- يعزز هيكل الفريق التقليدي الكفاءة المتعمقة، ويتم دعم هذا وإبرازه في الفهم المشترك للغة الفريق وعملياته وأهدافه.
- هناك حرية لأعضاء الفريق للتخصص والتفوق في مجالات خبراتهم الخاصة، بينما يمكن للآخرين المتخصصين في التنظيم والإداري أن يتخصصوا في مهمة التنسيق.
- هناك استقرار وأمان لأعضاء الفريق، التغيير أبطأ نسبيًا، والاستجابات السريعة للتغيير ليست ضرورية دائمًا.
تحديات الفرق التقليدية الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي
مع تحديد القيادة من خلال الأقدمية والتسلسل الهرمي التنظيمي، قد لا يكون قائد الفريق الأنسب في المكان:
- تميل الترقيات إلى أن تستند إلى الكفاءة الفنية وليس بالضرورة على مهارات إدارة الأفراد.
- من الافتراض الشائع أن الفرد الذي يصل إلى مستوى معين في التسلسل الهرمي لديه المهارات المطلوبة لقيادة الفريق.
- لا ينبغي الخلط بين مهارات القيادة الفنية وإدارة الأفراد ومهارات قيادة الفريق التي يمتلكها القليل منا بشكل طبيعي، وقيادة الفريق هي مهارة في حد ذاتها تحتاج إلى التطوير.
- يميل الأشخاص الذين يشتركون في نفس التخصص والذين يعملون وظيفيًا إلى إدراك العالم من خلال عدساتهم المحددة، يحدد دورهم الوظيفي كيف يرون الوقت وكيف يرتبون أولويات المهام وكيف يحددون المشاكل ويحلونها.
- قلة من أعضاء الفريق لديهم الصورة الكبيرة لأنهم يركزون على تخصصهم.
- يصبح الفريق مركزًا وبشكل صحيح على المهام الروتينية ولكن قد يجد صعوبة في تغيير الاتجاه بسرعة عند الحاجة.
- يمكن أن يؤدي الروتين إلى الرضا عن التكرار وضغط الوقت الذي يمنع الفريق في كثير من الأحيان من التفكير في طريقة عمله ويمكن إعاقة الابتكار في هذه الحالة.
- تدور اجتماعات الفريق دائمًا حول القضايا التشغيلية مع قيام أعضاء الفريق الفرديين بتقديم تقارير إلى القائد في مجال خبرتهم، في الواقع يمكن أن يظهر اجتماع الفريق للخارج كسلسلة فردية بين عضو الفريق والقائد مع حضور الجمهور.
