اختلفت الآراء نحو تحديد وظائف وعمليات الإدارة من منطلق اختلاف النظرة حول فصل التنفيذ والمهام الإدارية أو النظرة الشمولية بحيث تشمل العمليات الإدارية كافة والخطوات والمراحل التي تبدأ منذ بداية التفكير في المشروع وحتى تحقيق الأهداف النهائية التي قامت المؤسَّسة من أجلها.
وظائف وعمليات الإدارة
1- التخطيط: يعتبر التخطيط الإداري عملية تنظيمية توافقية بعيدة عن التلقائية والارتجال، وفيها تُحَدَّد الأهداف والخطوات للوصول إلى هذه الأهداف بدرجة مُنَسَقة وكلّ ذلك في ضوء الإمكانيات القائمة، وتعتبر عملية التخطيط بمثابة مرحلة للتدبر والتروّي والتحفيز للانطلاق بالمؤسسة نحو تحقيق أهدافها النهائية وتتركز كلّ هذه الجهود في هذه المرحلة على الأهداف الخاصّة بالمؤسسة لجعلها واقعية وغير متضاربة وقابلة للتنفيذ في حدود إمكانات المؤسَّسة، والتخطيط ليس حِكراً على الإدارة العليا في المؤسسة ولكن كلّ المستويات تتشارك في العملية التخطيطية.
2- التنظيم: هو الترتيب الهادف لعناصر الإنتاج بدرجة تسمح بتحقيق الاستخدام الأمثل لها في سبيل الوصول بالمؤسّسة إلى الغاية النهائية التي قامت من أجلها، وتهتم في هذه العملية بتقسيم العمل بين الوحدات حسب طبيعة العمل أو التخصّص أو بالأسلوب الذي يتناسب والعمل داخل المؤسسة، بالإضافة إلى صياغة البناء التنظيمي للمؤسسة لتحديد علاقة الأقسام فيما بينها بدرجة تسمح بتنسيق الأعمال وعدم التداخل، وتحديد طرق الاتصال المسموح بها، والمستويات الإدارية التي تشتمل عليها المنظمة في ضوء الأسلوب الإداري الأمثل من حيث استخدام المركزية أو اللامركزية أو اتساع نطاق التمكّن أو العمل على الحدّ من نطاق الإشراف.
3- التوظيف: وهي العملية التي بواسطتها يمكن للمؤسّسة أن توفِّر كادر من العاملين الأكفاء القادرين على تحمل المسؤولية والوصول بإمكانات المؤسّسة نحو تحقيق أهدافها هذا بالإضافة إلى توفير التدريب المناسب الذي يضمن رفع مستوى معدل الأداء لديهم، وطرق التوجيه والرقابة على الأداء وتقييم عملهم وفتح قنوات الترقي أمامهم كحوافز إيجابية للكفاية الإنتاجية وتحديد الأسلوب الأمثل للترقي والحقوق الخاصة بالمعاشات والتأمينات، والتي من شأنها أن تجعل الموظف أو العامل يشعر بالأمان والاستقرار داخل المؤسّسة وبالتالي تدعم لديه الشعور بالانتماء إلى المؤسسة وهذا بدوره يؤثر على ارتفاع الروح المعنوية التي لها تأثير وعلاقة طردية على زيادة الإنتاج.
4- اتخاذ القرارات: وهي عملية أساسية حيث تُعتَبر جوهر جميع العمليات الإدارية ونهتم بدارسة هذه العملية والوظيفة للوقوف على الأسلوب الأمثل الذي يؤدِّي إلى اتخاذ أنسب القرارات، ولا بدّ وأن نتأكد أنَّ الشرط الأساسي والأوحد لاتخاذ القرارات داخل المؤسّسة هو توفير العديد من البدائل المتاحة التي يمكن لصاحب السُلّطَة في القرار أن يختار من بينها البديل الأمثل، من حيث التكلفة أو الوقت أو الجهد كما أنّ هناك أساليب حديثة في اتخاذ القرارات تتماشى مع الاتجاهات الجديدة في مجال الإدارة من حيث ضمان التوازن بين المشاركة في اتخاذ القرارات مع عدم التضحية بموارد المؤسّسة أو تحقيق المصلحة العامّة وتفضيلها على المصالح الخاصّة.
5- التمويل: يعتبر المال عصب الحياة بالنسبة لأي مؤسسة بل إنَّ رجال الإدارة يُشَبِهون دورة رأس المال بالدورة الدموية للإنسان، ولذلك نجد أنَّ كافة المؤسسات تُفرِد وحدة إدارية متخصِّصة للقيام بهذه الوظيفة وهذا دليل على أهميتها، ونهتم في هذه العملية في تحديد أوجه الاختلاف بين التمويل الحكومي والأهلي، وكيفية وضع مشروع للميزانية وكيفية تنفيذ الميزانية مع التقيّد بتعليمات الصّرف والرقابة المالية في ضوء الإيرادات المتاحة مع التركيز على كيفية تنمية الموارد بالنسبة لمؤسّسات الرعاية الخاصّة وكيفية إقامة وتنظيم حملات جمع المال.
6- الرقابة: ونقصد بالرقابة عملية متابعة العاملين للتأكد من أنّهم يقومون بإنجاز الأعمال وِفقاً للمواصفات أو التعليمات الصادرة لهم وبالتالي فهي وسيلة للتأكد من أنَّ المؤسّسة تسير نحو تحقيق الأهداف بكفاءة، وليس المقصود من الرقابة مجرّد كشف الأخطاء وتلافيها ولكن أيضاً من مهام الرقابة كشف جوانب القوة والكفاءة في الأداء والعمل على تدعيمها، وتختلف أساليب الرقابة تِبعاً لعدّة متغيرات من أهمها طبيعة النشاط الذي تمارِسه الوِحدَة داخل التنظيم النمطي أو الفني، وأيضاً حجم المؤسّسة والتشتُّت الجغرافي لوحداتها بالإضافة إلى أسلوب التنظيم الإداري الذي تتبعه المؤسسة، ويمكن أن تكون مَحَكَّات الرقابة تختلف من مؤسّسة إلى أخرى من حيث كونها رقابة كميّة أو نوعيّة.
7- القيادة والإشراف: تلعب القيادة والوظائف الإشرافية دوراً هاماً في مجال الإدارة لدرجة أنّ مدى فاعلية المؤسسة في تحقيق أهدافها يتوقف إلى حدّ بعيد على مدى توفُّر كادر من المشرفين الأكفاء ذلك لأنَّهم يقومون بعمليات أساسية كتوزيع الأعمال على العاملين وتوجيههم إلى طرق العمل المناسبة والتدخل في الوقت المناسب لتعديل سلوكهم وأدائهم، كما أنّ المشرف مسؤول عن تحديد مستويات الأداء وبالتالي تقييم أدائهم ووضع تقارير الكفاية لهم، وتختلف أدوات الإشراف وتتعدَّد، فنجد من بينها الاجتماعات الإشرافية الفردية أو الجماعية هذا بالإضافة إلى الملاحظة المباشرة أثناء أداء العمل والتوجيه المباشر.
8- الاتصال والتسجيل: رغم أهمية الاتصال والتسجيل إلّا أنَّنا يصعب أن نعترَّف بها كعملية مستقلَّة أو وظيفة من بين وظائف الإدارة ذلك لأنَّ الاتصال ضرورة من ضرورات البنية الأساسية لأيِّ مؤسَّسة، بالإضافة إلى أنَّ التسجيل يعتبر قاسماً مشتركاً في كافة عمليات ومراحل ووظائف الإدارة.
