كيفية إدارة الوقت؟

فهُبّوا من مراقِدِكُم فإنّ الوقت من ذهب.

(حافظ إبراهيم)

من أثمن الأشياء التّي نملكها في حياتنا هو الوقت، والكثير منّا لا يعرف قيمته إلا بعد ضياعه، والاستفادة من الوقت قبل ضياعه من صفات الشّخص الناجح، لأن تنظيم الوقت لتحقيق غايتنا وهو أحد طرق النجاح، وبالتّالي يقلل من التّخبط في إنجاز الأعمال.

مفهوم إدارة الوقت:

هي من المهارات السّلوكية للفرد ويكون له القدرة على تدبير وقته والتّخلص من العادات السّلبية التّي يمارسها في يومه، ويقوم باستثمار وقته بالطّريقة التّي تجعله يتغلب على ما يكدّر يومه.

خصائص الوقت:

• لا يمكننا استرجاعه أو تخزينه لنعوضه لاحقاً.
  
• الوقت متاح لنا جميعاً بنفس الكم والحجم.
  
• إذا قمنا باستخدام الوقت بالشّكل الصّحيح فتزيد قيمته، وغير ذلك نفقد قيمته.
  
• له نفس السّرعة، لا ينقص ولا يزيد باختلاف المكان.
  

أهمية الوقت:

عن الرسول صلى الله عليه وسلم قال: “اغتنم خمسًا قبل خمسٍ: شبابَك قبل هِرَمِك، وصّحتَك قبل سِقَمِك، وغناك قبل فقرِك، وفراغَك قبل شُغلِك، وحياتَك قبل موتِك“.

نحن نملك حق إدارة الوقت، وكلنا مخيرين بين إما نستفيد من الوقت بشكل كامل أو لا، وبالتّالي يمكننا أن نرفع من عطائنا للبشر وأن نخرج من حياتنا بقيمة وهذا ما حثّنا عليه الحديث الشريف، فالوقت أغلى ممتلكاتنا.

استثمار الوقت بشكل جيد، يزيد من دخل الشخص المادي لأنه ينظم وقته ويبذل الكثير من الجهد حتى ينتج فكلما زاد إنتاجه زاد دخله.

مضيّعات الوقت أثتاء العمل:

حتى يكون لدينا القدرة على تنظيم الوقت يجب أن نعرف ما هي مضيّعات الوقت ويوجد العديد من الأمور التي تعتبر من مضيّعات الوقت منها:

• المماطلة والتأجيل: وهو تأجيل العمل مع أنه يوجد وقت لإنجاز المهمة وإتمامها، فيضعون أعذار غير مقنعة للمسؤول عنهم.
  
• المجهود المكرر: وهو عدم إتمام المهمة التي يعمل عليها والانتقال لمهمة أخرى.
  
• عدم القدرة على قول لا: هو الفرد الذي لا يستطيع أن يقول لا، سواء في مقابلات أو محادثات أو دعوات لا يكون محدد لها موعد مسبق.
  
• عدم النّظام: هو أن يكون الفرد غير منظّم لأغراضه من حقيبة العمل وورق وهاتف ومفاتيح فعندما يحتاجها يبذل الكثير من الوقت لإيجادها.
  
• الإنتظار: وهو أن يضيع الكثير من الوقت وهو ينتظر، بإمكانه أثناء الإنتظار أن يقوم ببعض المهام والأعمال.
  
• عدم تنظيم الأوراق: عندما يوجد لدينا الكثير من الأوراق فيجب أن نضع كل ورقة في مكانها المناسب بحيث أنه يوجد أوراق لا تحتاج للحفظ أو الدّراسة فنحتاج إلى قرار فوري، وأوراق تحتاج إلى دراسة وحفظ ثم اتخاذ القرار وهنا يجب وضع الورق كل في مكان مخصص لها وإضافتها إلى جدول الأعمال، وأوراق للحفظ وهي تكون لها أهمية قانونية أو ذكريات ونحتاج الرّجوع إليها مستقبلا فيجب حفظها بالأرشيف، وأوراق يجب التّخلص منها مباشرة ورميها في سلة المهملات إنّ لم تكن من الأنواع السّابقة.
  
• الاجتماعات غير الفعّالة: فيجب علينا التّجهيز للاجتماع مسبقاَ بطرق فعّاله ومفيدة.
  

كيف تتخلص من مضيعات الوقت في العمل:

• تقليل الإجتماعات: فيجب أن يتأكد المدير من أهمية الاجتماع وأنّه لا يمكن من دون هذا الاجتماع، وأنّه يجب أن يحضره، وحتى لا يتم تضيع الوقت أثناء الاجتماع، وتبليغ الحاضرين للاجتماع عن موعد الاجتماع ومكانه ومدة الاجتماع، وأن يبدأ في الوقت المحدد له، وأن ينبه المشاركين عن قرب إنتهاء الاجتماع، وأن يوقف الاجتماع في الوقت المحدد.
  
• منع الزّيارات أثناء العمل: على الفرد أن يعتذر عن الزّيارات أثتاء العمل، لأنّه يضيع الكثير من الوقت في المجاملة والاستقبال.
  
• الهاتف: هو أحد الوسائل التّي تعدُّ ذو حدين، فهو في بعض الأحيان له فوائد كثيرة وأحياناَ قد يكون مَضيعةً للوقت، ويجب أن يتغلب الفرد على ضياع الوقت. وأن يتكلم مباشره عن الموضوع.
  وأن يقوم باتصالاته كلها في نفس الوقت، أو أن يقوم السكرتير بإجراء المكالمات بدلاَ عن المدير.
  

فوائد إدارة الوقت:

• إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام الموكلة للفرد.
  
• قدرة التّخطيط للمستقبل.
  
• الإنجاز بسرعة ودقة، وقلة التّكاليف.
  
• التّخلص من الإزدواجية أثناء أداء المهام.
  

أسباب عدم إدارة الوقت:

• الصّحبة السيئة.
  
  
• الغفلة عن عواقب مضيعة الوقت.
  
  
• التّربية.
  
  
• عدم تقدير قيمة الوقت.
  

متطلبات إدارة الوقت:

• الصّبر.
  
• الاستمرار.
  
• الرّغبة في التّطوًر.
  
• التّحليل والتّخطيط والمتابعة وإعادة التّحليل.