إعداد الدليل التنظيمي

إعداد الدليل التنظيمي ليس بالأمر السهل، لكن هناك مجموعة من المراحل والخطوات المتسلسلة؛ لكي يتم إعداده بطريقة صحيحة وتحقيق الهدف من تجهيزه.

مفهوم الدليل التنظيمي:

ويُقصد بالدليل التنظيمي  بأنه يمثل التعليمات الموزعة؛ لكي يغطي كل الممارسات التي بناءً عليها تُساعد في تطبيق الأنشطة بأسلوب صحيح، يؤدي إلى تحقيق الغاية التي بسببها تمَّ إنشاء المنظّمة بكل فعالية وكفاءة.

من يقوم بإعداد الدليل التنظيمي؟

وظيفة إعداد الدليل التنظيمي تكون من مهمة وحدة التنظيم والإدارة في المنظمة، أو التي تُسمّى وحدة التنظيم والأساليب، فتعبر هي الجهة المتخصصة للقيام بهذا العمل، وفي حالة عدم وجود وحدة التنظيم والإدارة تعتمد هذه الوظيفة على مسؤولية المستشار الإداري، أو أحد كبار الموظفين الذين لديهم معرفة بأسس التنظيم الإداري والأمور الفنية في تجهيز الخرائط التنظيمية، عندما تقرر الإدارة العليا للمنظمة تجهيز الدليل التنظيمي لها فهي إمّا أن تطلبها من وحدة التنظيم والإدارة وظيفة القيام بهذا العمل، أو تُشكل لجنة يكون مديرها مستشار إداري، أو أحد كبار الموظفين في المنظّمة.
ومن الأفضل أن تضُم اللجنة في عضويتها ممثل عن إدارة شؤون الموظفين، وعدد من الموظفين الذين لديهم اطلاع كبير على مهام الوحدات والأقسام في المنظمة المتنوعة. وتُحدّد اللجنة ما هو المطلوب للقيام بها بصورة واضحة، فيتم تحديد الهدف من الدليل التنظيمي المطلوب تجهيزه والمعلومات التي يجب أن يتكوّن منها، يتبع ذلك مهمة جمع المعلومات التي يحتاج لها الدليل التنظيمي.

مصادر حصول المعلومات للدليل التنظيمي:

1. المصادر الجاهزة: هي المصادر التي تتواجد فيها المعلومات التي تمَّ جمعها في السابق، مثل السجلات والأدلة الإدارية المستخدمة في السابق، فهذه تحتوي على القوانين والأنظمة والتعليمات والأسس التي لها علاقة بالمنظمة، والتي قد تكون من محتويات الدليل التنظيمي.
   
2. المصادر الأولية: تحتوي على الموظفين في المنظمة، من خلالهم يتم جمع المعلومات من عن طريق المقابلات الشخصية أو من خلال الاستبيان يُعد لهذه الغاية ويوزّع عليهم ويُطلب منهم القيام بملئه. ويكون الغاية منه الوصول على معلومات عن الأعمال التي ينفذونها ومهام الأقسام التي يقومون بإدارتها، وعن الخرائط التنظيمية للإدارات في المنظمة، وعن العلاقة بينها.
   

كيفية إعداد الدليل التنظيمي:

وبعد القيام من جمع المعلومات من مدراء الإدارات والأقسام، تتم مناقشتها معهم للتحقّق من صحتها، والتخلص من جميع النواقص، ثم القيام بتجميع وتنسيق المعلومات وبعدها يتم رسم الخرائط التنظيمية الأساسية والثانوية للمنظّمة وتكون النسخة الأولية للدليل التنظيمي للمنظمة، ويتم مناقشة النسخة الأولية عن طريق اللجنة المسؤولة عن إعداد الدليل التنظيمي، ليتم الوصول إلى إتفاق على المحتوى والهيئة التي سوف يكون عليه الدليل التنظيمي، وأخيراً يتم عرض مسودة الدليل التنظيمي على الإدارة العليا في المنظمة، للاطلاع عليها قبل القيام بالطباعة، ويتم وضعها في الشكل النهائي.