اقرأ في هذا المقال
إن وظيفة تحليل الوظائف لإدارة الموارد البشرية هي من الوظائف التي يجب أن تتم بدقة وتأني، وأن تكون مبنية على المعلومات والبيانات التي تساعد في القيام بها، بناءً على الخطوات المنهجية لعملية تحليل الوظائف.
المعلومات اللازمة للتحليل الوظيفي
على نفس المنوال الذي تقوم المجموعات الاستشارية في المنظمات، فإن أخصائي الموارد البشرية يسعى حتى يجمع نوع أو أكثر من المعلومات اللازمة بهدف تحليل الوظائف، ومن هذه المعلومات:
- أنشطة العمل: في الغالب يتم تجميع المعلومات عن الأنشطة الفعلية للعمل الذي يؤدى مثل النظافة والبيع.
- سلوكيات الأفراد: هنا يتم تجميع المعلومات عن السلوكيات المتنوعة للموظفين مثل المبادأة وروح التعاون والفريق.
- الآلات والمعدات: هنا يتم تجميع المعلومات عن الآلات والمعدات التي يتم استخدامها، والمورد الخام والمنتجات المصنعة بشكل كامل والخدمات المقدمة مثل الصيانة وخدمات ما بعد البيع.
- معايير الأداء: هنا يتم تجميع المعلومات عن معايير الأداء سواء كانت هذه المعايير على شكل كمي أو في شكل نوعي لكل نشاط؛ حتى تكون بمثابة الأساس الذي يتم من خلاله تقييم أداء المورد البشري في المستقبل.
- البيئة التي تعمل من خلالها الوظيفة: وهي التي تتضمن مجموعة متعلقة بالظروف الاجتماعية والتنظيمية التي تحيط بالعمل.
- المتطلبات البشرية: وتشمل جمع المعلومات عن درجة المعرفة والمهارة المرتبطة بأداء الوظيفة مثل درجة التعليم، التدرب، والخبرة.
خطوات تحليل الوظائف
- الخطوة الأولى: تعيين أوجه استخدامات معلومات تحليل الوظائف: هذه الخطوة تتضمن تحديد أوجه الاستعمال للمعلومات التي سيتم تحصيلها، وبناءً عليه يتم تحديد البيانات التي يجب جمعها وكيفية جمعها، فأساليب جمع البيانات للقيام بالتحليل الوظيفي متعددة وكثيرة.
- الخطوة الثانية: هنا يتم تجميع المعلومات اللازمة للقيام بتفصيل الوظائف وهنا يعتمد مدير الموارد البشرية على:
1. الخريطة التنظيمية: توضح الخريطة التنظيمية تقسيم الإدارات المتنوعة للمنظمة وعلاقة كل وظيفة بالوظيفة الأخرى، وكذلك تحدد خطوط الاتصال والمسؤوليات لكل عنصر بشري داخل المنظمة.
2. خريطة العمليات: هنا يتم تقديم صورة تفصيلية لطريقة تدفق العمل بصورة أوضح مما تقدمه الخريطة التنظيمية.
- الخطوة الثالثة: ويتم في هذه الخطوة اختيار مراكز الوظيفية المراد تحليلها ومعرفة العلاقة بين هذه المراكز مع بعضها البعض.
- الخطوة الرابعة: هنا تستهدف تجميع البيانات عن الأنشطة الوظيفية المتنوعة، والسلوكيات التي يقوم بها الموظف، وظروف العمل، والقدرات البشرية.
- الخطوة الخامسة: يتم هنا مراجعة المعلومات بالتعاون مع مالئ الوظيفة والمشرف المباشر للوظيفة، وهذا يضمن تجميع البيانات الدقيقة والكاملة، وتستهدف هذه الخطوة أيضًا زيادة الفرصة للموظف بتعديل البيانات المقدمة عن وصف الوظيفة إذا رغب في ذلك.
- الخطوة السادسة: في هذه الخطوة يتم إعداد التوصيف الوظيفي ومواصفات مالئ الوظيفة، التوصيف الوظيفي هو عبارة عن جملة مكتوبة تقوم بوصف مجموعة من الأنشطة والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة، أما يعتبر تلخيص المهارات ومستوى المعرفة التي يجب أن تتوافر لدى مالئ الوظيفة.
المشكلات المتوقعة لتحليل الوظائف
إن اتباع منهجية علمية في تحليل الوظائف لا يعني بالضرورة عدم وجود أخطاء في العملية، بعض الأمور في عملية تحليل الوظائف نخضع للتقرير الشخصي، ولكن لحسن الحظ يوجد طرق للتخلص من هذه المشاكل، هذه المشاكل كما يأتي:
- خشية الموارد البشرية من نتائج عملية التحليل: مثل تفكيرهم بأن الغاية هو إضافة أعباء جديدة، وإعادة تقييم الرواتب ، أو تقليص حجم الموظفين، أما طرق حل هذه المشكلة:
1. التهيئة الأولية عند الموظفين بهذه العملية وتعيين الأهداف منها.
2. إحاطة الموظفين من خلال تعهد كتابي، بأنه لن يترتب على هذه العملية تخفيض الرواتب أو حجم العمالة أو زيادة أعباء العمل.
- المشكلة الثانية ضرورة تحديث المعلومات: حيث أن المنظمات والوظائف بشكل عام تواجه احتمالات التغير بسبب وجودها في محيط قابل للتغيير. ويوجد طريقتان لخل هذه المشكلة:
1. عمل إدارة الموارد البشرية لنشرات خاصة تقوم بتزويدها للمشرفين تطالبهم من خلالها إخبارها بأي تعديلات.
2. الطلب من مدراء الإدارات الفرعية بتقديم أي مشاهدات أو اقتراحات حول الحالة الوظيفية الحالية لإدارة الموارد البشرية.
وفي النهاية إن وظيفة تحليل الوظائف يجب أولاً أن يتم جمع المعلومات اللازمة لعملية تحليل الوظائف، وبعدها يجب تطبيق عملية تحليل الوظائف بخطواتها المتتالية، وقد تواجه إدارة الموارد البشرية مشاكل مثل خوف الموظفين من نتائج تحليل العمل، وضرورة تحديث المعلومات، بعد تحديد المشكلة يجب إيجاد الحل الملائم.
