تنشأ منظّمات الأعمال بموجب ما سوف تقدمة من منتج أو خدمة بعد الموافقة على من الجهات الرسمية عليها، وبعد الموافقة على إنشاء المنظّمة يتم تحديد الأهداف العامة للمنظّمة وشرح النواحي التفصيلية لتطبيق الأهداف، مثل تحديد إجراءات العمل وطرق العمل.
مفهوم إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة، أو في مجموعة إدارات ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بإسلوب موحّد، فالمقصود بإجراءات العمل أو روتين العمل هو المراحل المفصّلة أو الخطوات التي تمر بها مهمة، أو معاملة معينة من البداية حتى النهاية، وتُسمَّى إجراءات العمل والأعمال المكتبية التي تقوم بها المنظّمة في بعض الأوقات، بطرق وأساليب العمل أو روتين العمل.
كيفية تحديد إجراءات العمل:
يتم توكيل تحديد تفاصيل الإجراءات العمل إلى الإداريون في الإدارة الوسطى، إلى المشرفين الذين يقومون بتحديد الإجراءات، ثم يطلب منهم بتوصيلها إلى الموظفين التنفيذين في أسفل الهرم الإداري وتوضيحها؛ لكي يقوموا بتنفيذ الأعمال حسب الإجراءات التي تمّ وضعها.
وعند القيام بإنشاء قسم جديد في المنظّمة فإنه يتطلب من المدير الإداري القيام بإجراء دراسة محددة؛ لتحدد الإجراءات التي تحتاجها لتنفيذ أعمال القسم الجديد، حيث يحدث في أغلب الأوقات انتقال الإجراءات المتبعة في قسم ما إلى القسم الجديد عندما يكون هناك تشابه كبير في الأعمال، دون أن تأخذ بعين الاعتبار أن الإجراءات التي انتقلت قد تكون معقدة ولا تناسب العمل الجديد في القسم، فمن الممكن أن تقتبس المنظّمة إجراءاتها من منظّمة أخرى.
وطبيعة الإجراءات تتزايد وتنمو وتزيد الخطوات فيها مع مرور الزمن؛ لذلك الإجراءات البسيطة التي وضعت في قسم ما أخذت تطول وتتعقد لدرجة أصبحت الأعمال تمر بالكثير من المراحل غير الهامة، وأصبحت تحتاج إلى وقت طويل أكثر من الوقت الذي حدد لها سابقًا.
وإجراءات العمل وخطواتها التفصلية لا تكون في أغلب الأوقات مكتوبة، وقد تكون مكتوبة وتمّ تحديدها بشكل تفصيلي أو بطريقة موجزة في دليل الإجراءات، وتنظيم الإدارة يعود إليه الموظفون وقت الحاجة إليه ويجوز تعديله عندما تحدث تغييرات على التنظيم وإجراءات العمل في المنظّمة.
