تصميم النظام التأديبي يمر بمجموعة من المهام المتتالية والمترابطة مع بعضها البعض، والتي تُشكّل مكونات النظام التأديبي وكيفية عمله، والتي تبين ما الذي يجب القيام به ويكون جاهز للعمل.
مراحل تصميم النظام التأديبي في إدارة الموارد البشرية
أولا تحديد قواعد العمل
يعتبر تحديد قواعد العمل الحجر الرئيسي في تشكيل أي نظام تأديبي، القواعد تقوم بتنظيم سير العمل داخل منظمات الأعمال، وتضبط الأداء والسلوك فيها، وهي تمثل الأداء والسلوك اللازم من قِبل كل من يعمل في المنظمة، وعند تحديد قواعد العمل يجب أن يتم الأخذ بعين الاعتبار عدد من النقاط وهي كالآتي:
- أن تكون القواعد شاملة لكل مجالات العمل في المنظمة، عدم الشمولية يعني وجود مجالات لا يوجد لها قواعد، مما يسبب فجوات في النظام التأديبي، وهذا من الأمور الصعبة للغاية؛ لأنه يعمل على تشجيع بعض الموظفين على استغلال هذه الفجوات، والقيام بسلوكيات لا تناسب مصلحة العمل.
- أن تكون القواعد واضحة بشكل تام، وأن يكون من السهل فهمها واستيعابها.
- أن يتم توضيح القواعد للموظفين، وخاصة عند بداية التعيين، وإخبارهم بأي تعديل يحدث عليها، ويجب أن تعمم على الكل وشرحها بطريقة سلسلة؛ حتى لا يكون هناك أي عذر بعدم معرفتها أو فهمها إن عدم الفهم يسبب القيام بالمخالفات.
- أن تكون القواعد دقيقة حيث لا يوجد فيها ازدواجية أو تضارب، فلكل مجال عمل أنظمة خاصة به، نضاف لها قواعد عامة تطبق في جميع المجالات، على أية حال يجب على من يقوم بإعداد النظام التأديبي أن يراعي الدقة لمنع حصول الازدواجية أو التضارب.
- أن يتم توضيح موضوع التقييد بأنظمة العمل للموظفين فيعود عليهم بالمصلحة الشخصية ومصلحة المنظمة في وقت واحد، وأن التقيد لا يعتبر هدف بحدّ ذاته بل هو ضمان لتدبير العمل في المنظمة، فهي طريقة للحفاظ على حقوق الموظفين وإدارتها والمجتمع، لذلك يجب أن يكون التقييد بها نابع عن قناعات ذاتية، ومن الأمثلة على قواعد العمل:
1. العمل نشاط وجديّة.
2. الحفاظ على ممتلكات المنظمة.
3. عدم البوح بأسرار المنظمة.
4. الحفاظ على سمعة المنظمة.
5. عدم التخزين إلا في المواقع المخصصة له.
6. المحافظة على الوقت وعدم إضاعته.
7. عدم الشِّجار في مواقع العمل.
8. تنفيذ أوامر المدراء.
ثانيا تحديد المخالفات
المخالفة هي التعدي على أنظمة العمل، ويعني عدم تطبيقها خلال العمل، وأنه تمّ الإخلال بها، وهذا التعدي على الأداء والسلوك يعتبر غير مرغوب به ويكون صاحبها عرضة للعقوبة، إذًا بناءً على قواعد يتم تحديد المخالفات ونوعها وقوتها وخطورتها على المنظمة، وتقوم إدارة الموارد البشرية بتنظيم لائحة بالمخالفات وتقوم بتعميمها على كل الموظفين، حتى يكون لديهم علم بما هو مسموح وبما هو غير مسموح، وما هو الذي يجب أن يبتعدوا عنه، ومن الأمثلة على ذلك:
1. احترام مواعيد العمل الرسمية: التأخير عن العمل بدون إذن رسمي، ترك العمل للقيام بحاجات تخص الموظف خلال ساعات العمل الرسمية، ومغادرة العمل قبل انتهاء الساعات الرسمية.
2. الحفاظ على ممتلكات المنظمة: استخدام ممتلكات المنظمة لأهداف شخصية، والاختلاس والتعدي على أموال وممتلكات المنظمة، وقصد الإضرار بالأجهزة والآلات داخل المنظمة.
ثالثا تحديد قائمة العقوبات
يتم تحديد العقوبات بناءً على المخالفات، والعقوبة هي جزاء توقعه المنظمة بحق الموظف الذي تعدّى على قواعد العمل، وهي عبارة عن ضرر مادي مثل الخصم من الراتب، تنزيل المستوى الوظيفي، الحرمان من المزايا الوظيفية، أو ضرر معنوي منها سوء السمعة أو قد يكون الضرران معًا، تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد قائمة من العقوبات التأديبية، بطريقة تشمل كل عقوبة من القائمة نوع وعدد من المخالفات، إذ أنه من غير المعقول أن يكون لكل مخالفة عقوبة خاصة بها، ويراعى عند تجهيز قائمة العقوبات التأديبية أن تندرج من العقوبات الخفيفة إلى العقوبات الشديدة بناءً على نوع المخالفة وقوتها والأثر السلبي الناتج عنه، ومن الأمثلة على العقوبات:
- التنبيه الشفهي.
- التنبيه الخطي، والقيام بحفظه في ملف الخدمة الوظيفية.
- الإنذار الشفهي.
- الإنذار الخطي، وحفظه في ملف الخدمة الوظيفية.
- فقدان مزايا وظيفية.
- الخصم من الراتب أو الأجر بنسب متباينة حسب حجم المخالفة وأثرها السلبي.
- التوقف عن العمل لمدة زمنية محددة بناءً على خطورة المخالفة وبدون راتب.
- تنزيل الدرجة الوظيفية.
- الفصل النهائي من العمل.
رابعا تحديد إجراءات العمل التأديبي
يقصد بالإجراءات هو تحديد ما هي المهام التي يجب القيام بتطبيقها في حالة وقوع أي مخالفة من قبل الموظفين، وتتلخص هذه الإجراءات بما يأتي:
1. قيام المدير المباشر بالإبلاغ عن المخالفة للجهة ذات العلاقة الرسمية، ويجب أن يتضمن هذا البلاغ مجموعة من المحتويات وهي: اسم المخالف، الإدارة أو القسم الذي يعمل فيه، الوظيفة التي يقوم بها، نوع المخالفة التي ارتكبها، تاريخ حدوث المخالفة، ساعة وقوع المخالفة، وهنا يمكن الإبلاغ من أي عنصر بشري آخر داخل المنظمة وكشف المخالفة.
2. القيام بتكلف فرد مختص أو لجنة تتكون من مجموعة أفراد مختصين بالتحقيق في المخالفة، والقيام بجمع كل المعلومات عن الوقائع المادية وغير المادية التي توضّح حدوثها، والبيانات عن الظروف التي أحاطت بها، والنتائج التي نتجت عنها.
3. قيام لجنة التحقيق بعد ذلك باستدعاء المخالف، وتواجهه بالحقائق التي قامت اللجنة بجمعها، وتقوم بمناقشتها معه حتى تعرف ما هي وجهة نظره؛ لأنه من المتوقع أن يكون هناك حقائق غير ملموسة لا يتم كشفها بالوقائع المادية، ومن قام بالمخالفة هو الاقدر على شرحها أكثر من غيره.
4. بعد نهاية التحقيق يتم إعداد التقرير ورفعه لإدارة الموارد البشرية التي تقوم بدورها بتحليل التقرير المرفوع لها، وتحليله من جميع النواحي بهدف تقييم الظروف التي أحاطت بالمخالفة، ومعرفة الدافع النفسي الرئيسي الذي أدى وقوع المخالفة وارتكابها، فقد يكون ارتكبها من غير قصد مثل ضعف المهارة، وبالتالي من المفروض إعادة النظر بوظيفة الاختيار والتدريب والقيام بتطويرهما.
كما قد يكون ارتكبها بسبب عدم معرفته بقوانين وأنظمة العمل في المنظمة، إن الجهل بالقوانين لا يعفي العنصر البشري من المسؤولية، إلا أن هذا دليل على أهمية التأكد من أن كل الموظفين في المنظمة لديهم المعرفة الشاملة بأنظمة وقواعد العمل، قد يكون ارتكاب المخالفة عن قصد، هذا يُوقع عليه مسؤولية كاملة، لذلك يمكن التحليل يقدم الفائدة للمنظمة في تحديد نقاط الضعف في سياساتها.
5. بعد انتهاء إدارة الموارد البشرية من تحليل نتائج التحقيق، تقوم بتجهيز التقرير الذي يتضمن تقويم عام وشامل للمخالفات، وسبب حصولها، والنتائج التي حصلت عليها، والتوصيات والإجراءات التي يمكن اتخاذها، يرفع التقرير للجهة صاحبة القرار النهائي إما توافق على توصية إدارة الموارد البشرية أو تعدلها، ثم يعاد التقرير للإدارة ليحفظ في سجلاتها.
6. يبلغ المخالف كتابة بالعقوبة التي اتخذ القرار بها من الجهة المسؤولة.
في النهاية يمكن الاستنتاج أنه يجب عند الوصول للقرار النهائي بما يخص المخالفة يجب أن تمر بكل المراحل من تحديد قواعد العمل، وتحديد المخالفات، وتحديد قائمة العقوبات، وتحديد إجراءات العمل التأديبي.
