خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال

خريطة توزيع الأعمال مثلها مثل أي خريطة تتم في المنظّمات. ولإعداد خريطة توزيع الأعمال هناك مجموعة من الخطوات يجب أن تتم بطريقة دقيقة ومتسلسلة حتى تحقق الهدف المرجو منها.

مفهوم خريطة توزيع الأعمال:

هي الخريطة التي توضّح توزيع الأعمال والواجبات والمهام الأساسية في المنظّمات، ومجموع ساعات العمل التي تستغل لإنجاز وتنفيذ كل من هذه الأعمال، وتقوم بتوضيح الواجبات التي يقوم بها كل موظف والوقت الذي يحتاج له لتنفيذ العمل.

خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال:

1. تدريب المشرفين:
    يلعب المشرفين ومدراء الأقسام دور كبير في عملية تجهيز خريطة توزيع الأعمال في المنظمات التي يشرفون عليها، فلا بُدَّ من إشراكهم في الدراسة والتحليل ومنحهم دوراً مهم يعمل على رفع روحهم المعنوية؛ للحصول على نتائج صحيحة، لذلك قبل أن يتم البدء بالدراسة لإعداد خريطة توزيع الأعمال، فإن من الأجدى عقد اجتماعات بحضور المشرفين على الأقسام التي ستتضمنها الدراسة.
   وتعتبر هذه الاجتماعات أحد أنواع التدريب للمشرفين ويكون في افتتاح الاجتماعات أحد كبار الموظفين في المنظمة؛ ليُقدّم لهم البرنامج وليوضّح ضرورته بالنسبة للمنظمة وليطلب منهم التعاون في لإنجاحه، ثم يقوم المُنسّق للبرنامج بتبسيط الأعمال؛ لتوضيح الهدف من البرنامج ويشرح طريقة القيام به، ليم توضيح النماذج التي سوف يتم استخدامها وطريقة ملؤها ويكون للمشرفون فرصة لمناقشة عن كل ناحية من نواحي البرنامج.
   وليتم كشف أي نقطة غامضة أو نقطة التباس يبدو لهم لكسب تعاونهم في تنفيذ البرنامج، ويخصص لهذه الفترة التدريبية حوالي (65) اجتماع في بعض المنظّمات، وفي نهاية التدريب تُقام حفلة نهائية يحضرها أحد كبار الموظفين. ومن الأفضل أن يحضرها الموظف الكبير الذي قام بحضور الجلسة الأولى من البرنامج التدريبي، ويُعبّر الرئيس عن طموحه في نجاح البرنامج.
   
2. جمع المعلومات عن واجبات الموظفين وإعداد خريطة توزيع الأعمال:
   هذه المرحلة من أهم مراحل دراسة توزيع العمل في المنظمة، بناءً على المعلومات التي ستجمع تأتي المقترحات لإعادة توزيع الأعمال، وأحسن الوسائل لجمع المعلومات عن توزيع الأعمال في المنظّمة هي الموظفون الذين ينفذون الأعمال بذاتهم، لذلك يقوم المشرفين بتدريب الموظفين في هذه الناحية ويشرحون لهم النماذج التي سوف تسخدم في جمع المعلومات عن توزيع الأعمال، وينفذون إشراف والمتابعة على جمع المعلومات من الوحدات التي يرأسوها. أمّا عن النماذج المستخدمة في دراسة توزيع الأعمال فهي كما يلي:
   
   1. جدول أعمال الموظف اليومية.
      
   2. قائمة نشاطات الوحدة.
      
   3. قائمة الواجبات (الأسبوعية) للموظف.
      
   1. خريطة توزيع الأعمال.
      
3. تحليل خريطة توزيع الأعمال:
   بعد إعداد خريطة توزيع الأعمال المرحلة التي تتبعها هي تحليل الخريطة؛ لأجل اكتشاف أماكن الضعف في توزيع الأعمال، فيجب أن تكون مبينة للمشرف وللمحلل الإداري الجديد بأن خريطة توزيع الأعمال، إنَّما هي وسيلة من وسائل التنظيم وتقديم المعلومات اللازمة لكيفية توزيع الأعمال في الوحدة، وهي لا تقدم حلول للمشاكل التي تتعرض لها الوحدة، وأن معرفة الحلول لهذه المشاكل إنّما هي من مهام المشرف والمحلل الإداري.
   ويقوم المحلل الإداري بتحليل خريطة توزيع الأعمال، وبعض الأوقات يقوم بهذه المهمة المشرف بمساعدة المحلل الإداري، والهدف من إشراك المشرف هو الحصول على تعاونه وتعاون الموظفين الذين يعملون تحت إشرافه وذلك خلال الدراسة، فعند القيام بوضع التوصيات مكان التنفيذ وقبل أن يتم البدء في تحليل خريطة توزيع الأعمال، فيجب التحقق من صحة تجهيز البيانات الواردة في الخريطة، وهذا يحتاج المراجعة مع قوائم المهام للموظفين، ومع قائمة أنشطة الوحدة ويمكن الاستفادة من الخريطة بشكل كبير والحصول على النتائج الواقعية من خلال دراستها وتحليلها.
   
4. إعادة توزيع الأعمال:
   عملية تحليل خريطة توزيع الأعمال توضّح نقاط الضعف المتواجدة في توزيع الأعمال في الوقت الحالي في الوحدة الإدارية، ويتبعها بعد ذلك مرحلة اقتراحات الحلول السليمة ليتم إعادة توزيع الأعمال في الوحدة بطريقة صحيحة، حيث يراعى فيها مهارة واختصاص وخبرة كل موظف في الوحدة.
   ويُعِد المحلل الإداري خريطة توزيع الأعمال المقترحة، حيث يوضّح فيها التحديثات التي سوف تحدث على واجبات ومهام كل موظف في الوحدة وعلى نشاطات الوحدة كوحدة كاملة، ومن الأفضل أن يتم مناقشة المحلل الإداري للتوصيات التي يراها مناسبة لحلّ مشاكل توزيع الأعمال في الوحدة مع المدراء الإداريين، قبل أن يتم وضعها في الشكل النهائي.
   وأن يسمع آرائهم التي لها علاقة بالتوصيات، ويُعِد المحلل الإداري بعدها خريطة توزيع الأعمال المقترحة في شكلها النهائي، ويدعمها بتقرير يوضّح التوصيات التي لها علاقة بإعادة توزيع الأعمال لكل موظف في الوحدة، ويقوم بتقديم تقريره إلى المدير الإداري في المنظمة، ويتبعها مرحلة التنفيذ والمتابعة.
   والتنفيذ هو الإعلان عن التوصيات إلى حيّز العمل، حيث تتم عملية التنفيذ بعد الحصول على الموافقة من الإدارة على التوصيات، ويظهر بشكل فعلي بإعادة توزيع الأعمال بين الموظفين. أمّا مرحلة المتابعة فتتم من خلال زيارة الوحدة التي أُعدت لها الخريطة الجديدة لتوزيع الأعمال فيها عن طريق المحلل الإداري بين فترة وأخرى؛ للتأكد من أن التوصيات قد تمَّ وضعها للتنفيذ وأن توزيع الأعمال قد نفّذ بناءً على التوصيات.