عند القيام بإنشاء منظّمة أعمال أو منظّمة حكومية يجب أن تمر بمجموعة من الخطوات المتتالية؛ ليتم تأسيسها بنجاح وبالتالي يكون لديها القدرة على تحقيق الهدف الذي أنشئت من أجله.
خطوات إنشاء المنظّمة:
- الحاجة لإنشاء المنظّمة: هنا يبدأ التفكير بتكوين المنظّمة، عندما يكون لدينا شعور بأن هناك خدمات وسلع جديدة يمكن أن يتم تقديمها للمستهلكين، أو عند وجود شكلة ما تتطلب وجود منظّمة جديدة قادرة على حل هذا النوع من المشاكل، سواء كانت المنظّمة التي يراد إنشائها منظّمة حكومية أو منظّمة خاصة.
وإذا كانت هذه المنظّمة التي يراد إنشائها حكومية، يجب أولاً أن يتم التفكير هل بإمكان توكيل المهام والوظائف لمنظّمة أخرى موجودة، فإذا كان الجواب نعم يجب أن تلغي الحكومة هذه فكرة المنظّمة الجديدة، أمّا إذا كان من الصعب إسناد هذه الوظائف إلى منظّمات موجودة فعلاً، فيجب إنشاء منظّمة جديدة. - القيام بالدراسات لإنشاء المنظّمة الجديدة: وهنا يتم تشكيل لجنة لديها معرفة بالنشاط الجديد التي سوف يتم القيام به، وتتكلف بإجراء الدراسات وتقوم بتقديم الاقتراحات بخصوص النشاط الجديد وبخصوص المنظّمة الجديدة التي يراد إنشائها.
وقد تقوم هذه اللجنة بالزيارت لمنظّمات مشابهة في نفس البلد أو في دول مجاورة، ويكون للاطلاع على الخبرات فيها والاستفادة من التجارب التي قامت بها هذه المنظّمات، وتقديم تقرير يحتوي ما رأته المنظّمة والتوصيات التي قدمتها بشأن المنظّمة الجديدة، أو قد يتم إسناد هذه المهام إلى شركة استشارية متخصصة في هذا المجال. - صدور قانون بإنشاء المنظّمة الجديدة: بناءً على التوصيات التي قامت اللجنة، أو الشركة الاستشارية بتقديمها يتم إصدار موافقة على إنشاء المنظّمة الجديدة. ويتضمن هذا القانون الأهداف الأساسية والأهداف الفرعية للمنظّمة وما هي المهام التي سوف تقوم بها.
- تعيين مدير المنظّمة وكبار الموظفين: بعد صدور القانون يتم تعيين مدير للمنظّمة وعدد من كبار الموظفين، وبعدها يقوم المدير وكبار الموظفين في تأسيس المنظّمة وتوضيح فكرتها ووضعها على أرض الواقع، فيقومون باستئجار مبنى لها بشكل مؤقت إلى حين أن تتمم المنظّمة الجديدة تكوين جهازها.
- القيام بوضع هيك تنظيمي للمنظّمة: تكون هنا وظيفة مدير المنظّمة وكبار الموظفين فيقومون بوضع تصوّر للهيكل التنظيمي للمنظّمة الجديدة. ويقوم هنا المدير بالاستعانة بالأجهزة الأخرى المختصة من مكاتب وشركات استشارية خاصة. ويتم بعدها تصوّر كامل للهيكل التنظيمي للمنظّمة ومكوناته، مثل الوحدات التنفيذية.
- اعتماد الهيكل التنظيمي المقترح من الجهة المختصة: حتى نأخذ الهيكل التنظيمي المقترح للمنظّمة بالصفة الرسمية، يجب أن يعرض على الجهة المختصة التي يجب أن توافق عليه.
- تجهيز مشروع الموازنة للمنظّمة: يتم هنا تجهيز مشروع الموازنة للمنظّمة والذي يحتوي على الوظائف التي تحتاجها المنظّمة، والاعتمادات المالية التي بحاجتها لكل نقاط الميزانية، والرواتب والعلاوات وغيرها من كيفية الانفاق الضرورية للمنظّمة.
- تعيين الموظفين وتأمين احتياجات المنظّمة: بعد المرحلة السابقة تبدأ عملية التنفيذ، فيتم شراء الأثاث واللوازم والآلات والأجهزة بكل أنواعها، وتعيين الموظفين وثم الاستعداد للبدء بالأعمال.
- البدء بممارسة الأعمال والمهام: وهنا يتم تحديد المسؤولون في المنظّمة وتحديد الإجراءات والنماذج التي يجب أن تتوفر للقيام بالأعمال، ثم القيام بتدريب الموظفين على ذلك وثم مرحلة ممارسة الأعمال.
