يوجد عدد من الخطوات المتسلسلة والمراحل المتتابعة التي يجب الاستشارة الإدارية أن تمّر بها جميعها؛ لأجل نجاحها وتحقق الغاية المرجوَّة منها والوصول لحل المشكلة.
مفهوم الاستشارة الإدارية
هي خدمة مقدّمة للمنظَّمة يقوم بتقديمها مستشار إداري أو فريق من المستشارين المتخصصين في مجال معين، تتطلب إجراء دراسة للمنظَّمة تقوم من خلالها تحديد المشكلة التّي تواجهها المنظَّمة وتقدّم لها مجموعة من التّوصيات المناسبة لمواجهة المشكلة.
خطوات الاستشارة الإدارية
- تحديد المهام: ويتم في هذه الخطوة تحديد حدود المهمة واختيار المستشار الإداري الذي سيقوم بهذه المهمة عن طريق إدارة المنظّمة. وقد يحدث في بعض الاوقات بعض التعديل على المهمة الأساسية خلال تنفيذ الدراسة، ويكون هذا نتيجة اكتشاف المستشار لبعض النواحي للمشكلة الأساسية، أو مشاكل لم تكن معروفة عندما تم البدء بالدراسة. وبعد ذلك يتم مناقشة المشاكل مع إدارة المنظّمة والاتفاق بشأن إدخالها ضمن حدود المهمة.
- تخطيط المهمة: وهنا يتم تحديد الطريق الذي سوف يسير عليه المستشار وفريق العمل؛ ليتم تحقيق الهدف، وتوضح الخطة كل الأنشطة والأعمال التي سوف يقوم بها المستشار في الدراسة مرتبة، بناءً على خطة زمنية تكون من عندها نقطة بداية ونهاية لكل نشاط. ومن الأفضل أن تتصف هذه الخطة بالمرونة وبإمكانية التعديل عليها إذا احتاج الأمر إلى ذلك.
ويشمل تخطيط الدراسة على ما يلي:- تحديد هدف الدراسة والمجال أو الجوانب التي ستغطيها.
- أن يتم تحديد الطريقة التي ستتبع في إجراء الدراسة، وتحتوي على كيفية تشكيل فريق العمل الذي سوف يقوم بجمع المعلومات، العمل على دراسها والخطوات التي تُتبع في هذا الخصوص.
- تحديد المعلومات التي يجب جمعها والأساليب التي سوف يتم اتباعها في جمع المعلومات، مثل المقابلات الشخصية ودراسة السجلات والاستبيان وغيرها.
- تقدير احتياج الدراسة من الموظفين والاجهزة والآلات.
- تحديد أنواع التقارير التي سوف يقوم المستشار بتقديمها للمدير الإداري والمواعيد المطلوبة.
- العمل على تقدير الوقت الذي تحتاجه الدراسة بشكل عام وتحديد مواعيد التنفيذ، كتوضيح مواعيد الانتهاء من جمع المعلومات وتقديم التوصيات وللتنفيذ.
- تحديد أعضاء الفريق الذي سوف يتكلف بمهمة بالدراسة وتوضيح مؤهلاتهم وخبراتهم. ومن المفيد هنا أن تقوم المنظّمة بتعيين موظف ليقوم بوظيفة ضابط اتصال بين المنظّمة والمستشار؛ للتأكد من سير الدراسة حسب الخطة والمساعدة في إزالة الحواجز التي قد تواجه المنظّمة.
- تحديد هدف الدراسة والمجال أو الجوانب التي ستغطيها.
- جمع المعلومات (الحقائق): تعتبر عملية جمع المعلومات من أهم المراحل في الاستشارة الإدارية، فهي تحتاج أكبر وقت من وقت المستشار وفريق عمله، وعلى المعلومات تعتمد النتائج والتوصيات التي سوف يقدمها في تقريره النهائي.
- التحليل ووضع التوصيات: بعد أن يتم التأكد من قبل المستشار من أن المعلومات التي تلزم الدراسة أصبحت جاهزة لديه، وقام بترتيب المعلومات وقام بعرضها بشكل منظم على شكل خرائط ورسوم بيانية. يقوم المستشار بعدها بالمرحلة الثانية وهي دراسة المعلومات بطريقة تحليلية بشكل ناقد.
ويتم هذا بمحاولة الإجابة على عدد من الأسئلة التي تساعد في معرفة نقاط الضعف في المنظّمة، وفي تفعيل التفكير حولها. ومعرفة العيوب والمشاكل المتواجدة في وحدة التنظيم والأساليب الخاصة بالمنظّمة قيد الدراسة، يعتبر من أصعب مهام المستشار الإداري فيعتمد على خبرته السابقة وخبرة غيره. - تقديم التوصيات: يتم عقد اجتماع في الوقت المحدد ليتم عرض تقدّيم التوصيات للمسؤولين في المنظّمة، ويقوم بحضور الاجتماع كبار الموظفين وبحضور ضابط الاتصال وأعضاء فريق المنظّمة المشارك في الدراسة، أما من ناحية الجهة التي قامت بالدراسة فيحضر المستشار وأعضاء الفريق الذين قاموا بالدراسة.
وطريقة التي يتم بها عرض التوصيات يجب أن تكون جيدة وتحقق الإقناع، وأن تكون المعلومات متسلسلة بشكل منطقي وتقوم بإعطاء المعلومات بصورة واضحة عن البدائل للمشكلة، وطريقة اختيار الحل المقترح وتنفيذه ويتم الاستعانة بوسائل الإيضاح السمعية والبصرية، التي توضح وتقدّم الدعم لوجهة نظره.
والهدف من عرض وتقديم التوصيات والنقاش فيها مع كبار الموظفين في المنظّمة؛ هو الوصول على الموافقة من إدارة المنظّمة عليها، والقبول من طرفهم؛ ولهذا قد يحصل على الاقتناع والقبول للتوصيات بعد عرضها مباشرة من قبل المستشار، إلا أن هذه الموافقة غالبًا تكون بطريقة مبدئية والقرار النهائي بشأنها يأتي بعد دراسة تفصلية للتقرير النهائي المكتوب المقدم إلى إدار المنظّمة. - التنفيذ والمتابعة: بعد القيام يتقديم التقرير النهائي الذي يضمن التوصيات يأتب بعدها مرحلة التنفيذ، وهذه الخطوة من أهم الخطوات؛ لأن فيها توضع كل التوصيات التي قام المستشار بإعدادها للتنفيذ.
وتقوم المنظّمة بالاهتمام بها؛ لأنها تتضمن النتيجة النهائية للمهمة الاستشارية، كما أن المستشار مدرك أهميتها؛ لأنه لديه رغبة في ان يرى مقترحاته قد تم تنفيذها وأن نتائجها أصبحت ملموسة. ويفضل تنفيذ التوصيات بعد القبول مباشرة؛ لأنه إذا انقضت مدة طويلة بدون التنفيذ قد تتغير الظروف ويتغير الرؤساء، فلا يتم تطبيق التوصيات نهائيًا.
