إن عملية تقييم الأداء للموارد البشرية عملية ممنهجة تكون ضمن مجموعة من الخطوات المتتالية لتحقيق الهدف منها، فيجب على إدارة الموارد البشرية أن تراعي ترتيب هذه الخطوات.
خطوات تقييم الأداء للموارد البشرية
الخطوة الأولى الاستعداد لبدء التقييم ومراجعة بعض المواضيع
ويتم في هذه الخطوة الآتي:
1. الأهداف التي تم تحديدها بمشاركة الموظفين والمدراء.
2. القيام بتوصيف الوظيفة موضع التقييم، لكي يتم معرفة المهام والواجبات ضمن هذه الوظيفة.
3. تحديد صفات الشخص الذي سوف يملأ الوظيفة والتعرف عليها.
4. ملف الموظف من حيث الخبرات والتدريب والمؤهلات العلمية التي يمتلكها والوظائف السابقة التي قام بها.
الخطوة الثانية وضع معايير الأداء
إن مراجعة وصف الوظيفة ومواصفات مالئ الوظيفة لها دور رئيسي في تحديد معايير الأداء لكل وظيفة من وظائف المنظمة، ويعتمد قياس الأداء على ثلاثة من الأسس وهي:
1. القياس القائم على النتائج: وهنا يتم الاهتمام في قياس الأداء على النتائج الفعلية وليس السلوك، مثل استخدام قيمة المبيعات التي قام بتحقيقها رجال البيع، وقد يستعمل في هذا المجال إما طريقة الإدارة بالأهداف أو معايير الأداء.
2. القياس القائم على السلوك: يتم قياس سلوك الموظف ومراعاته عند عملية التقييم للأداء، مثل أن الموظف ملتزم بموعد الحضور والمغادرة، العمل الجماعي، إلا أن مشكلة هذا المعيار تتمثل في تحديد السلوكيات التي يجب إن يتم إدراجها في التقييم ومدى دورها.
3. القياس القائم على سمات الشخصية: يتم هنا قياس إمكانات الموظف وسماته الشخصية مثل: مهارات الاتصال الشفهي، والاتصال المكتوب، اتجاهاته نحو العمل هل هي اتجاهات إيجابية أو سلبية.
الخطوة الثالثة إبلاغ الموظفين بالمعايير
يجب على المدير أو المشرف المباشر والذي يكون له دور رئيسي في عملية التقييم أن يتأكد من أنه تم إخبار الموظفين بالأسس التي تم استخدامها في تقييم الأداء وبالمعايير التي تحدد مستوى الأداء في المنظمة، من غير المنطق أن يتم تقييم الأداء بمعايير معينة في العمل دون تواجد معرفة كاملة لديه عن هذه المعايير التي سوف يتم تقييم أدائه بناءً عليها، يجب الإشارة إلى أهمية مراجعة وتحديث المعايير على فترات دورية بناءً على ما تطلبه الحاجة.
الخطوة الرابعة قياس الأداء الفعلي
قياس الأداء الفعلي يتم عن طريق جمع البيانات وإعدادها المرتبطة بنتائج الأداء المحقق في فترة زمنية معينة، وتحتاج عملية قياس الأداء الحقيقي وجود مقاييس يتم تصميمها بناءً على معايير الأداء التي تم تحديدها بشكل سابق، ويكون القياس إما على أساس فردي من حيث النتائج والسلوك أو على أساس جماعي كمقياس مدى تماسك أعضاء فريق العمل وما حققوه من نتائج مع فرق العمل الأخرى.
الخطوة الخامسة مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير التي تم تحديدها
بعد القيام بقياس الأداء الفعلي، يقوم المُقيّم بمقارنة الأداء الفعلي مع المعايير الموضوعة بشكل سابق، وفي هذه الحالة ثلاث احتمالات وهي:
1. الاحتمال الأول ويكون مستوى الأداء الفعلي أقل من مستوى المحدد عن طريق المعايير، في هذه الحالة يوجد حاجة إلى القيام بإجراءات تصحيحية محددة تتمثل في تقديم إنذار للموظف أو القيام بتحديد برنامج تدريبي أو أي عملية قرار آخر يكون ملائم.
2. الاحتمال الثاني: أن يكون مستوى الأداء الفعلي مساوي لمستوى الأداء المحدد من خلال المعايير، وفي هذه الحالة يكون الموظف قد نفّذ واجباته كما هو مطلوب، ولا يكون هناك حاجة لأي إجراء تصحيحي آخر.
3. الاحتمال الثالث هو أن يكون مستوى الأداء الفعلي أكبر من مستوى الأداء المحدد من خلال المعايير، وفي هذه الحالة يكون قرار الإدارة دعم الموظف وتقديم الحوافز له وتقديم المكافآت المالية أو أي مكافأة أخرى.
الخطوة السادسة مناقشة نتائج التقييم مع الموظف
هنا يوجد اتجاهين الأول رأيه مناقشة نتائج التقييم مع الموظف، بينما الثاني رأيه أن تبقى المعلومات سريّة ولا يتم إخبار الموظف عن نتائج التقييم، تتجه العديد من المنظمات لتطبيق سياسة مقابلة الموظف الذي تم تقييمه والقيام بمناقشة ما توصلت له عملية التقييم، فالهدف من هذا هو إخبار الموظف بنقاط الضعف حتى يقوم بعلاجها ومحاولة تطوير أداءه.
الخطوة السابعة اقتراحات تحسين الأداء
هي الخطوة الأخيرة في عملية تقييم الأداء للموظفين تتعلق بتقديم المدير المباشر للتوصيات والمقترحات لتطوير مستوى الأداء، ويكون من خلال الاعتماد على نتائج التقييم، قد يقدم المدير أن يشارك الموظفين الذين يتم تقييمهم بدروات تدريبية محددة، أو أن يقترح نقله لوظيفة أخرى أكثر ملائمة مع مهاراته وقدراته.
إذًا مراحل تقييم الأداء للموارد البشرية هي: الاستعداد لبدء التقييم ومراجعة بعض المواضيع، تحديد معايير الأداء، إخبار الموظفين بالمعايير، قياس الأداء الحقيقي، مقارنة الأداء الحقيقي بالمعايير التي تم تحديدها، مناقشة نتائج التقييم مع الموظف، اقتراحات تحسين الأداء.
