عندما تقوم المنظّمة بتحليل واقعها وتقوم ببناء الجدول التحليلي لـ SWOT أو أي تحليل آخر، يتم تحليل الفجوات وتعمل على وضع المشاريع بناءً على الرؤية والرسالة ونتائج التحليلات، يأتي بعدها ما يسمى الإجراء اللازم لسدّ الفجوة.
اتجاهات سدّ الفجوات:
بعد القيام بتحليل الفجوات وتحديد المشاريع والبرامج يتطلب بعدها وضع الإجراءات اللازمة لسدّ الفجوة.
ويوجد ثلاثة اتجاهات وهي:
- المحافظة على المستوى الحالي للظاهرة، إذا كان بقائها في هذا المستوى يقدّم خدمة للمستفيدين مثل تجميد السعر لسلعة ما لفترة معينة.
- العمل على رفع المستوى الحالي للظاهرة، إذا كانت الزيادة سوف تخدم المستفيدين مثل العمل على الزيادة في مستوى الخدمة الصحية التي يتم تقديمها للأمهات العاملات.
- العمل على تقليص المستوى الحالي للظاهرة، إذا كان خفضها يعمل على خدمة المستفيدين مثل تخفيض نسبة الأمية في المجتمع.
ملاحظة: عندما تقوم المنظّمة بإجراءاتها لكي تعالج الفجوات التي تمَّ إيجادها أثناء التحليل، فيجب أن تراعي أن تكون هذه الإجراءات قريبة للواقع. ومن الممكن القيام بها وتنفيذها وتصبح جزء هام ورئيسي للخطة التنفيذية.
كيفية سدّ الفجوات:
يجب أن تقووم المنظّمة بوضع المعلومات التي لها علاقة بتحليل الواقع والفجوات والإجراءات المقترحة في جدول. وأن يحتوي الجدول على التالي:
- النتيجة: وهي كل ما تم التوصل إليه نتيجة القيام بتحليل بيئة المنظّمة وفي تحليل SWOT، تكون النتائج أخذت الشكل النهائي لها.
- المشروع: وهي الخطط الفرعية من النتيجة الرئيسية التي وسبق للمنظّمة أن استكملت وضعها وأن كل مشروع مرتبط بالنتيجة الرئيسية.
- النشاط: وهي الخطة المتفرعة من المشروع وكل نشاط مرتبط بتحليل SWOT وله فجوة محددة.
- نتائج تحليل الواقع: والمقصود بها هنا هي النتائج التي تمَّ التوصل إليها، عن طريق تحليل عمليات الواقع وتحليل SWOT وتحليل الفجوات، الذي تكون من خلاله صورة للواقع الحالي والظواهر الرئيسية الواضحة فيه لدى المنظّمة.
- حجم الفجوة: ويتم أخذه من الجدول الذي تمَّ إعداه سابقاً في مرحلة تحديد سعة الفجوة لكل نشاط وهدف.
- إجراءات سدّ الفجوة: وهي كل الوسائل التى تراها المنظّمة قادرة على استخدامها لسدّ الفجوة، التي تقوم على تحويل المشاريع التنفيذية التي لها مكونات وعناصر وجداول زمنية ومسؤوليات محددة.
