إجراءات العمل ذو حدّين حسب كيفية استخدامها فقد تستخدم بطريقة سليمة وتحقق للمنظّمة فوائد، وقد تستخدم بطريقة غير سلمية وتحقق بعض العيوب للمنظّمة.
مفهوم إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة، أو في مجموعة إدارات ويتم إعدادها؛ لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد، المقصود بإجراءات العمل أو روتين العمل هو المراحل المفصّلة، أو الخطوات التي تمر بها مهمة أو معاملة معينة من البداية حتى النهاية، وتُسمَّى إجراءات العمل والأعمال المكتبية التي تقوم بها المنظّمة في بعض الأوقات، بطرق وأساليب العمل أو روتين العمل.
عيوب إجراءات العمل:
مع مرور الوقت الطويل تصبح الإجراءات طويلة ومعقدة تعمل على تأخير إنجاز الأعمال وتذمر المستفيدين من المنظّمة من هذه الإجراءات، حيث تُسمَّى إجراءات العمل الطويلة والمعقدة مصطلح الإجراءات الروتينية. ومصطلح الروتين أصبح له مفهوم عند المستفيدين غير المفهوم العلمي له، فروتين العمل بالأصل هو إجراءات العمل.
والروتين هو سلسلة من المراحل التي تمر بها المعاملة عند تنفيذ العمل، وكل مرحلة من هذه المراحل التي تتسلسل بها المعاملة بنفس الترتيب وبنفس الطريقة في كل مرة يتم فيها تنفيذ المعاملة. والروتين حسب المفهوم الشائع والسلبي له عند الموظفين والمستفيدين يعمل على تأخير المعاملات بشكل غير طبيعي، لذلك فإنه يعتبر أحد الأمراض الإدارية التي تعاني منها الكثير من المنظّمات سواء كانت منظّمات خاصة أو حكومية.
والروتين بتوحيده للعمليات والقرارات لكل عمل من الأعمال المتشابهة، يقوم بتقليل التفكير بالنسبة للموظفين الإداريين الذين ينفذون هذه الاعمال، وهذا قد يسبب إرتكاب بعض المخالفات والأخطاء عند تطبيق الإجراءات على حالة مختلفة عن الحالة التي وضع لها هذه الإجراءات. والروتين يسبب التذمر للمستفيدين خصوصًا عندما تكون هذه الإجراءات معقدة وطويلة وخاصة في المنظّمات الحكومية، فهذا يدعم الكسب غير المسموح فصاحب المعاملة يجد نفسه مجبر بالتنازل عن بعض المال؛ لكي ينجز معاملته.
فوائد إجراءات العمل:
- السرعة في إنجاز المهام.
- التقليل من الجهد الفكري لدى الموظفين.
- تحسين الخدمات المقدمة.
- إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال.
- توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب.
- تخفيض نفقات الأعمال المكتبية.
- رفع الحالة المعنوية للموظفين.
