اقرأ في هذا المقال
إذا تبيّن للمدير الإداري الحاجة الضرورية لشراء الآلة المكتبية، فالمشكلة التي تليها هو كيفية اختيار نوع الآلة المناسبة للقيام بأعمال المنظّمة.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
اختيار الآلة المكتبية:
يوجد في السوق والمعارض أنواع كثيرة من الآلات والأجهزة المكتبية ولكل آلة مجموعة من المزايا والعيوب، ويجب أن تأخذها بعين الاعتبار قبل الشراء، فشراء الآلة يكلّف المنظّمة الكثير من المال ويوجد احتمال أن يصبح نوع الآلة قديم مع تقدّم الزمن، لذلك على المدير الإداري أن يركّز عليها قبل الشراء، كما أن عليه أن يجري دراسة موضوعية حول الآلة المقترح شراؤها قبل القدوم على الشراء. ويوجد قائمة من الأسئلة تساعد المدير الإداري عند اختيار الآلة التي يُفكّر في شرائها، ومن هذه الأسئلة:
- ما هي الفوائد التي سوف تحصل عليها المنظّمة عند شراء الآلة؟
- هل شراء الآلة سيؤدي إلى إنجاز العمل بسرعة؟
- هل شراء الآلة يؤدي إلى تخفيض التكاليف الإدارية وتقليل الأخطاء وزيادة الدقّة في القيام بالأعمال؟
- هل شراء الآلة يحقّق راحة للموظفين في الأعمال الروتينية المملة؟
- ما هي أفضل آلة من بين الآلات المتوفرة في السوق وأكثرها ملائمة للقيام بأعمال المنظّمة؟
- هل يمكن إجراء فحص وإختبار علمي وعملي للآلة التي يفكّر المدير الإداري بشرائها؟
إن وجود أنواع متعددة من الآلات تختلف في مزاياها وخصائصها مثل السرعة والدقّة والحجم والشكل، تتطلب من المدير الإداري إجراء دراسة كاملة على الأنواع لأجل اختيار أكثر الأنواع ملائمة لطبيعة عمل وظروف المنظّمة، فبإمكان المدير الإداري أن يستفسر من المنظّمات الأخرى التي تستخدم هذه الآلات لأخذ الفكرة عن تلك الآلات من وكيلها أو البائع، لكن لا يمكن الاعتماد على أقوال البائع لأجل اتخاذ القرر بخصوص الشراء؛ لأن البائع يبين المزايا التي تتمتع بها الآلة ويقلّل من عيوبها.
وعلى كل حال على المدير الإداري أن يجمع كمية كبيرة من المعلومات عن الآلة التي يفكّر في شرائها من مصادر متعددة؛ لكي يكون القرار مبني على أسس علمية سليمة عند اتخاذ القرار، وحتى لا يُخدع المدير الإداري بدعاية وكيل أو بائع الآلة.
العناصر التي يجب أن تتوافر في الآلة عند اختيارها:
- سهولة تشغيل الآلة:
إن سهولة تشغيل الآلة يعتبر من مزاياها ويؤخذ بعين الاعتبار عند المفاضلة بينها وبين الآلات الأخرى؛ لأن سهولة التشغيل تسهل عملية تدريب الموظفين عليها في وقت قصير وبكلفة أقل ويؤدي إلى إنجاز الأعمال بسرع،ة وإلى التقليل من التعب ومن الأخطاء التي يمكن أن ترتكب أثناء تنفيذ العمل. - خدمات الصيانة:
من الأفضل اختيار الآلة التي تتوفر لها قطع التبديل وخدمات الصيانة في وقت سريع، فهذه الآلة يجب أن تأخذ أهميَّة عن الآلة الأخرى التي من الصعب الوصول إلى ما تحتاجه تلك الآلة من قطع غيار في وقت سريع. - المرونة:
يقصد بمرونة الآلة المكتبية هو إمكانية استخدامها للقيام بأنواع متعددة من الأعمال، فإذا كانت كمية العمل المتوفرة لدى المنظّمة من نوع واحد من الأعمال لا تكفي لبقاء الآلة في حالة عمل مستمرة، فمن الأفضل شراء آلة تتميز بالمرونة بحيث يستطيع القيام بأنواع متعددة من الأعمال؛ لكي يكون بالإمكان الاستفادة منها في تلك الأعمال، أمّا إذا كانت كمية العمل من نوع ما من الأعمال في المنظّمة كافية لبقاء الآلة في حالة عمل مستمرة فمن الأفضل شراء آلة متخصّصة في هذا النوع من الأعمال؛ لأنه لن تكون هناك فرصة لبقاء الآلة دون عمل لاستخدامها في الأنواع الأخرى في الأعمال. - تكاليف التشغيل:
عند المقارنة بين أنواع متشابهة ومتساوية من الآلات من حيث المزايا والعيوب، فإن أخذ تكاليف التشغيل لها بعين الاعتبار يفيد إجراء المفاضلة بينهما، أقل الآلات تكلفة من ناحية التشغيل هي الأفضل بالنسبة للإدارة. وتتضمن تكاليف التشغيل المواد اللازمة للآلة، فالمعدات الخاصة التي تحتاجها والنماذج ومساحة المكتب التي تشغلها والطاقة التي تحتاج إليها لأجل تشغيلها والإصلاحات اللازمة لها. - القوّة:
تستخدم الآلة بواسطة أعداد مختلفة من الموظفين وتحت أحوال مختلفة، فإذا لم تكن قويّة قد تتعرَّض للتلف بشكل سريع وبذلك تسبب الخسارة للمنظّمة. - شهرة منتج الآلة:
المدير الإداري ليس خبير مختص في الآلات ليتأكد بنفسه من المزايا الفنية للآلة، لذلك يعتمد في بعض الأوقات على شهرة المصنع المنتج للآلة وعلى أمانة الوكيل، فيطلب من الوكيل أن يقوم بتزويدهم بالآلة الجديدة ويأخذ الكفالات على جودة الآلة. - قابلية النقل والحمل:
لا تبقى كثير من الآلات في مكان واحد إذا تتنقل من موظف إلى موظف آخر، وفي بعض الأوقات من مكان إلى آخر، لذلك من خفة وزن الآلة وسهولة نقلها توفر الجهد أثناء النقل والتحريك من مكان لآخر وتسهل مهمة الاستفادة منها. ويلاحظ في الاتجاه الحديث في الآلات المكتبية هو التقليل من الوزن والحجم، مع المحافظة في نفس الوقت على الجودة والنوعية. - المنظر العام للآلة:
إن المكاتب الحديثة تتطلب آلات جديدة جيدة في التصميم وجميلة المظهر وصوتها غير مزعج ويتوفر فيها عناصر السلامة. - قابلية التكيّف:
من الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند اختيار الآلات هو قابلية التكيف للآلة مع الأنظمة والترتيبات المتبعة في المنظّمة؛ بحيث يكون من الممكن استخدام الآلة بدون أن يدخل أي تغييرات كبيرة على الإجراءات وعلى السجلات وعلى مصادر المعلومات المتواجدة في المنظّمة، فآلة قابلة للتكيف مع الوضع الحالي للمنظّمة، أفضل من آلة أخرى يحتاج إدخالها للمنظّمة إلى إعادة تصميم النماذج المستخدمة في المنظّمة، وإعادة ترتيب الملفات والمصادر والمعلومات وغيرها من التغييرات. - تكلفة الآلة:
ثمن شراء الآلة لا يعتبر أنه من أهم عناصر التكلفة، ولا يعتبر عامل من العوامل الواجب مراعاتها عند شراء الآلة، ففي العديد من الأحيان فإن آلة ما قد يكون ثمنها أعلى من ثمن آلة أخرى مماثلة لها، لكن على المدى الطويل فإن الآلة غالية الثمن تبدو أكثر فائدة وأفضل لشرائها من الآلة الاخرى بالنسبة للمنظّمة.
وعند التفكير باختيار الآلة محددة من بين عدّة أنواع من الآلات، فإن تبيّن لدى المفاضلة بين الآلات أن هناك آلتين متساويتين بالمرونة والمتانة وخدمات الصيانة وتكاليف لتشغيل وغيرها، فهنا عنصر تكلفة الآلة يؤخذ بعين الاعتبار ويعتبر عنصر حاسم في اتخاذ القرار، ويدخل في تكلفة الآلة مدة استخدام الآلة وقيمة المتبقي منها بعد خصم الاستهلاك وسياسة الشركة المنتجة في أخذ الآلة القديمة المستخدمة واستبدالها بآلة جديدة.
