للتحقق من أن عملية التحليل للمهام الوظيفية وصلت لما تسعى إليه يأتي دور تقييم الكفاءة، عملية تقييم الكفاءة لتحليل المهام الوظيفية تتم من خلال خطوات ممتابعة.
خطوات تقييم الكفاءة في تحليل المهام الوظيفية
- تحديد المعايير لفاعلية وكفاءة الأداء الوظيفي، فمثلاً المبيعات والأرباح والقدرة على الإنتاجية والتقدير من خلال العاملين في المجال والعملاء والمرؤوسين وغيرها الكثير الكثير.
- تحديد نموذج معياري لمستوى الأداء المتميز، مثل العشرة بالمئة الأعلى في الأداء من الأفراد الذين يقومون بتحقيق الأهداف المرغوبة المحدودة.
- العمل على جمع البيانات عن طريق مجموعة من الوسائل المتعددة، والتي يمكن أن تشمل هذه البيانات على ما يلي:
1- الخبراء أو مجموعات التركيز والذين يقومون بتحديد الكفاءات التي يعتقدون أنها مطلوبة للأداء الوظيفي المتوسط والأداء الوظيفي المتميز، من الممكن أن أغلب الأفراد أصحاب الأداء عالي المستوى في أي منظمة.
2- دراسات وتقديرات شاملة، تتضمن الأفراد الذين يقومون بالوظائف ومن هم أعلى منهم في الوظائف ومن هم على شاكلتهم ويقومون بالوظائف المتشابهة في أماكن أخرى والعملاء، حيث يطلب عن طريق هذه الدراسات والتقديرات من الملاحظين الذين لهم علم بالوظيفة وتعيين مظهر السلوك المعين التي تعرف كفاءاتهم.
3- قاعدة بيانات النظام التي يتم استعمالها من قبل الخبراء وتحتوي على بيانات من نماذج كفاءة متعددة وتقدم تعريفات للكفاءة معتمدة على الحاسوب.
4- المقابلات التي تخص الأحداث السلوكية التي تقدم معلومات تفصيلية عن الكيفية التي فكر بها الأفراد متوسطين الأداء والأفراد أصحاب الأداء المتميز وكيفية التصرف خلال المواقف الحرجة في العمل، وكذلك مرات النجاح ومرات الفشل.
5- الملاحظة التي يتم عن طريقها دراسة جميع الأفراد متوسطي الأداء والأفراد المتميزين في مستوى الأداء في مواقف فعلية في المحاكاة لمثل هذه المواقف.
- تحليل البيانات والتعرف على الكفاءات اللازمة للأداء ذو المستوى المتوسط والمستور المرتفع، والذي يتم تقديمه بشكل نموذجي كقياس.
- توضيح قرار صلاحية نموذج الكفاءة من خلال باستخدام عينة ثانية من الأفراد الذين يقومون بالوظائف ودعمها باختبارات ومراكز تقييم ومقابلات خاصة بالأحداث السلوكية.
ومن الأمثلة على الكفاءات الأساسية التي يحددها المدراء المشاركة، العمل الجماعي، القيادة، المرونة، الإدارة وتحقيق الإنجازات والتواصل.
