اقرأ في هذا المقال
- تعريف الخريطة التنظيمية
- طرق جمع المعلومات لتصميم الخرائط التنظيمة
- من الذي يقوم بجمع المعلومات لأجل تصميم الخريطة؟
- ما هي الأسئلة الأكثر استخدامًا لأغراض جمع المعلومات الخريطة التنظيمية؟
عند تصميم الخرائط التنظيمية يجب القيام بمجموعة من الطرق لجمع معلومات عن تصميم الخرائط التنظيمية؛ حتى يتم تصميم الخرائط بناءً على معلومات صحيحة وسليمة.
تعريف الخريطة التنظيمية:
تعتبر الخريطة التنظيمية هي صورة أو مخطط لهيكل المنظّمة، يقوم بتوضيح الإدارات التي تتكوَّن منها المنظّمة والوظائف الموجودة في هذه الإدارات، وما هي خطوط السلطة والمسؤولية التي تقوم بعملية الربط بين أجزاء المنظّمة، وهي مصدر أساسي ورئيسي للمعلومات التي تُقدَّم للمنظّمة ويمكن الرجوع إليها وقت الحاجة.
طرق جمع المعلومات لتصميم الخرائط التنظيمة:
- المقابلة الشخصية:وهي القيام بالمقابلة الشخصية مع كبار الموظفين ومدراء الإدارات في المنظمة؛ بهدف جمع المعلومات التي تحتاجها ليتم رسم الخريطة التنظيمية للمنظّمة.
- الاستبيان أو قائمة الأسئلة: تتلخَّص في تجهيز استمارة أو قائمة أسئلة توزع على كل المدراء المسؤولين في المنظّمة، ويطلب من كل واحد منهم القيام بالإجابة على ما تحتويه الاستمارة من أسئلة؛ بحيث يتم من خلالها الحصول على المعلومات الضرورية لرسم الخريطة التنظيمية للمنظّمة، وفي كثير من الأحيان تستخدم الطريقان معًا.
من الذي يقوم بجمع المعلومات لأجل تصميم الخريطة؟
الذي يقوم بجمع المعلومات لأجل التصميم هو المحلل الإداري يبدأ بجمع المعلومات من الإدارة العليا، ثم ينزل بشكل متسلسل إلى الإدارة الوسطى ثم إلى الموظفين في آخر مستوى في الإدارة والجهاز التنفيذي.
ما هي الأسئلة الأكثر استخدامًا لأغراض جمع المعلومات الخريطة التنظيمية؟
- ما هي الوحدة الإدارية التي ترأسها؟
- من هم الموظفين الذين ترأسهم؟
- اذكر أسماء الموظفين والمراتب التي يشغلها الموظفين الذين ترأسهم؟
- اذكر عدد الموظفين الذين ترأسهم بشكل مباشر واذكر أسمائهم؟
- اذكر أسماء الموظفين والمراتب التي يشغلها الموظفين الذين ترأسهم؟
- ما هي الواجبات التي تقوم بها؟
- ما هي الواجبات التي يقوم بها كل موظف من الموظفين الذين ترأسهم؟
- من هو المدير المباشر؟
- ما هي اللجان التي تشترك في عضويتها؟
- ما هي الاقسام التي تتكون منها الوحدة الإدارية؟
- ما هي المهام التي يقوم بها كل قسم؟
- ما هي توقعاتك بخصوص عدد الموظفين في الوحدة الإدارية التي ترأسها في المستقبل؟
- هل تتوقع زيادة في عدد الموظفين؟
- هل تتوقع تخفيضًا في عدد الموظفين؟
- هل تتوقع زيادة في عدد الموظفين؟
عندما يحصل المحلل الإداري على المعلومات السابقة، تصبح لديه معلومات كافية عن المنظّمة ككل عن الاقسام التي تتكوَّن منها. وإذا لوحظ وجود إزدواجية أو تعارض في الأعمال بين الأقسام، فإنه يرجع إلى الإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة الت لها علاقة بمعالجة الأوضاع غير السليمة.
