اقرأ في هذا المقال
يقوم المحلل لإداري بجمع المعلومات اللازمة له والضرورية عن المنظّمة، حيث يقوم بعملية رسم الخريطة التنظيمية للمنظّمة، فيقوم بمجموعة من الخطوات حتى يحصل على الخريطة التنظيمية.
تعريف الخريطة التنظيمة:
الخريطة التنظيمية هي صورة أو مخطط لهيكل المنظّمة، يقوم بتوضيح الإدارات التي تتكون منها المنظّمة والوظائف الموجودة في هذه الإدارات، وما هي خطوط السلطة والمسؤولية التي تقوم بعملية الربط بين أجزاء المنظّمة، وهي مصدر أساسي ورئيسي للمعلومات التي تُقدم للمنظّمة ويمكن الرجوع إليها وقت الحاجة.
كيف ترسم الخريطة التنظيمية؟
- الطريقة غير التقليدية:
- يقوم المحلل الإداري بإحضار ورقة مسطيلية الشكل وكبيرة الحجم.
- يبدأ بعملية رسم وترتيب الوظائف في المنظّمة على الورقة التي حصل عليها في عملية جمع المعلومات اللازمة.
- يستخدم القطع الصغيرة من الورق على شكل دوائر أو مستطيلات، حيث تكون هذه القطع الصغيرة أو الدوائر والمستطيلات التي قام برسمها ترمز كل قطعة فيها إلى وظيفة من وظائف المنظّمة.
- يتم وضع القطع الصغيرة من المستطيلات أو الدوائر على الورقة الكبيرة، فيتم تحديد أماكن الوظائف في المنظّمة.
- استمرار المحلل في وضع كل المستطيلات الصغيرة على الورقة الكبيرة، ثم يقوم بتوصيل خطوط السلطة بين هذه الوظائف، حتى يكون الناتج النهائي الخريطة التنظيمية.
ومن ميزات هذه الطريقة تقوم بتوفير المرونة أكثر من عند القيام بترتيب الوظائف على الخريطة، فيكون لدى المحلل الإداري القدرة على أن يقوم بالتغييرات الذي يحتاجها على أماكن الوظائف في الخريطة، دون أن يقوم بإعادة رسمها مرة أخرى.
- يقوم المحلل الإداري بإحضار ورقة مسطيلية الشكل وكبيرة الحجم.
- الطريقة التقليدية:
- يقوم المحلل الإداري بإحضار ورقة مستطيلة الشكل وكبيرة الحجم.
- يقوم برسم وظائف المنظّمة بطريقة مباشرة على الورقة.
- يرسم المحلل الإداري بقلم من الرصاص مستطيلات، أو دوائر ترمز للوظائف الموجودة في المنظّمة.
- بعد قيامة برسم الدوائر يقوم بالتوصيل بينها بخطوط السلطة، وعندما يُجبرعلى التعديل يقوم بمحي الأجزاء التي يريد أن يقوم بتغييرها ثم يعيد رسمها مرة أخرى.
- يقوم المحلل الإداري بإحضار ورقة مستطيلة الشكل وكبيرة الحجم.
كيف تكون بداية رسم الخريطة التنظييمة؟
نقطة البداية في الخريطة التنظيمية هو تعيين مكان الوظيفة لمدير المنظّمة على الخريطة، ثم القيام بتحديد أماكن وظائف الإدارة العليا الأخرى، ثم وظائف الإدارة الوسطى؛ حتى يتم الوصول للوظائف التنفيذية التي تعتبر من أصغر الوظائف التنفيذية في المنظّمة.
وبعد الانتهاء من رسم الخريطة التنظيمية يتم عرضها على مدراء الأقسام؛ للاطلاع عليها وأخذ رأيهم بها وثم عرضها على رئيس المنظّمة؛ لكي يتم اعتمادها.
