استرجاع المعرفة (knowledge Retrieval):
في مجال إدارة المعرفة هذا العنوان يقصد به الإشارة إلى تلك العمليات التي تسعى إلى البحث (Search)، والوصول (Access) بكل أمر يسير وسهل وبوقت قصير إلى المعرفة؛ بهدف استعادة المعرفة وتطبيق المعرفة في حل مشاكل العمل، واستعمالها في تغيير أو تطوير عمليات الأعمال.
فإن مدى الفائدة من المعرفة الذي هو أساس إدارة المعرفة قائم على المقدرة على استرجاع ما هو معروف، وما تمّ تعلمه وتحديده في الأنظمة معرفية. وإن استرجاع المعرفة تعتبر عملية غير بسيطة وغير متاحة، فهي قائمة على فاعلية المنظمة في تنظيم وتبويب المعرفة.
فإن القيمة الفعلية للمعرفة تقل إن لم يتم وضعها في قواعد وخلاصات، وأن يتم رسمها في خرائط ومنحنيات وجداول وتبسّط لكي تكون متوفرة للمستفيدين المتوقعين؛ لأنه بدون ذلك من غير الممكن الوصول لها، وعملية البحث عنها تكون ذات تكلفة عالية وتكون من دون جدوى، فضلاً عن أن المعرفة التي لا يتم استرجاعها بهدف الاستعمال، بل تتقادم مع مرور الزمن؛ لأن الاستعمال يعيد إغناءها ويعمل على تجديدها.
أما الطريقة التي تسهل البحث عن المعرفة هي إجراء مسح لعدد من القواعد المبوبة على صورة فقرات في قائمة مصطلحات يتم اختيارها بعيانه، ويتمكّن الباحث مسح من خمس عشرة إلى عشرين فقرة للشخص، ويتمكن الحصول على ما يبحث عنه. أما إذا كان البحث عن شخص يحمل معرفة فإن هذه القواعد يتم إرسالها على شكل رسالة للخبير أنه يتم البحث عن شخص يحمل معرفة، فإن هذه القواعد ترسل رسالة للخبير لتخبره وتترك الخيار له في كشف نفسه له.
ومن الضروري أن تتوفر المعرفة في الوقت المناسب والمقاس المناسب لها وبالأسلوب الصحيح وبتقارير موجزة ومكتوبة بلغة العمل، فإن الوصول للمعرفة يعتبر المفتاح الرئيسي للنجاح، وأكثرية المنظمات لديها وسائل وأسس هيكلية تعتبر ضرورية لإسناد عملية إدارة المعرفة، مثل آلات البحث التلقائي في النصوص التي لها علاقة بموضوع ما على جهاز الإنترنت، ومن الأمثلة برامج الوصول لبرنامج (Yahoo) على الشبكة العالمية.
فإن استرجاع المعرفة واستعمالها يحتوي أحسن الممارسات في دعم القرارات وحل المشاكل وأتمتة العمل، وإن أساس إدارة المعرفة يكون في تحقيق وضع المعرفة المشتركة للمنظمة تحت أمكانية تصرف الموظف في موقع عمله. وإن عملية الاسترجاع تتحقق من خلال طرق متنوعة، مثل استخدام الذكاء الصناعي والتحليل الإحصائي، ومن الطرق الإحصائية طريقة الذي يسمّى العقدة (Clustering) الذي يقوم بترتيب البيانات بالطرق التي يرغب المستخدمين رؤيتها بها، وهي تشبه طريقة ترتيب المحال التجارية للمنتجات حيث تتواجد المعرفة المتشابهة مع بعضها البعض.
