خزن المعرفة:
هي إحدى عمليات إدارة المعرفة، وعمليات خزن المعرفة هي العمليات التي تتضمن:
- الاحتفاظ (Keeping).
- البحث (Search).
- الإدامة (Maintenance).
- الاسترجاع (Retrieval).
- الوصول (Access).
- المكان (Warehousing).
وتشير عملية خزن المعرفة إلى أهمية الذاكرة التنظيمية للمنظمة، فالمنظمات التي تواجه خطر كبير بسبب فقدانها العديد من المعرفة التي يمتلكها الموظفين الذين يغادرونها لسبب أو لآخر، وأصبح خزن المعرفة والاحتفاظ بها في غاية الأهمية وخصوصًا للمنظمات التي تتعرض لمعدلات مرتفعة في دوران العمل، التي تكون معتمده على التوظيف والاستخدام بصيغة العقود غير الدائمة والاستشارية لتوليد المعرفة فيها؛ لأن هؤلاء تبقى معرفتهم الضمنية معهم وتكون غير موثقة معهم، أما الموثقة فتبقى مخزنة في قواعدها.
وهناك نوعان من وحدات الخزن الأول وهو الخزن التتابعي (Sequential Storage) وآلياته الشريط الممغنط الذي يتم استعماله في خزن المعرفة التراكمية، أما الثاني وهو الخزن للوصول المباشر (Direct Access Storage) وآليات استخدام أسلوب القرص الممغنط (CD) وهو أن القرص يستعمل لإجراء الكتابة لمرة واحدة، لكن هذا النوع يتم استخدامه للقراءة والاطلاع لمرات عديدة ولسنوات طويلة.
ولا بُدّ من التأكيد على ضرورة توافر المعرفة في وقتها الصحيح وحجمها الصحيح وبالأسلوب الصحيح، وبتقارير مختصرة ومكتوبة بلغة العمل، الأمر الذي يقوم بتقليل الجهد للبحث عنها. وإن أفضل الوسائل للبحث، والوصول إلى المعرفة قائمة على مبدأ الإبحار الذي سوف يؤدي إلى اكتشاف الوثائق وبناء معرفة جديدة، حيث إن المعرفة تكون قابلة للتلف والتقادم مع الزمن، وإن عمر الخبرة محدود بسبب التقنيات الجديدة فلا يمكن لأحد أن يحتكر المعرفة.
ويجب على الأفراد والمنظمات أن يجددوا معرفتهم، ويتطلب هذا فحص دقيق وجذري لمعادلة المعرفة القديمة وهي: “المعرفة = القوة” ، إذًا يجب خزنها، والتحول إلى معادلة المعرفة الجديدة هي أن: “المعرفة = القدرة”، إذن يجب المشاركة بها، وقد طورت بعض المنظمات الكبيرة مثل: (Aurther Anderson) و (Ernst & Young) طرق متطورة لترميز وخزن المعرفة، إدراكًا منها أن المستودع غير المنظّم والمكتظ والقديم سرعان ما يتعرض للإهمال ويصعب استرجاعها.
فإن استمرارية نظام السيطرة على الموجودات المعرفية في المنظمة والموجودات الملموسة بعد المفتاح الذي يؤدي إلى إدارة المعرفة، ومستودعات المعرفة تنمو وتتراكم ومن ثم تتحتم دراسة ما ينبغي الاحتفاظ به؛ لأنها ليست كل فكرة أو معرفة مفيدة، ويمكن استثمارها، وأن الخزن ليس بدون كلفة.
