ما هي كفاءة المنظمة؟
تعتبر الكفاءة موهبة، وتعتبر أيضًا جزء في غاية الأهمية من مقدرة الفرد على تحقيق جزء معين من العمل عند مستوى محدد، وقد تكون الكفاءة التي يتميز بها الفرد كفاءة بدنية أو كفاءة عقلية، ومن المستحيل التعبير عن الكفاءة بأنها فهم أو معرفة يمكن أن يتعلمها الفرد أو يكتسبها، أو يقوم بتحصيلها من الآخرين أو من اليوم الذي يعيشه، أو تكون بالفطرة وفي هذه الحالة تكون الكفاءة متعارضة مع التحصيل والذي يمثل المعرفة أو القدرة المكتسبة.
أبعاد الكفاءة في المنظمة:
الكفاءة العملية: وهي التي لها علاقة بالوظيفة المنفذة ذاتها.
- الكفاءة الهيكلية: والتي لها علاقة بالأساليب التي يتم استخدامها والإجراءات المطبقة.
الكفاءة الوظيفية: هي الكفاءة التي لها علاقة بالعلاقات بين الوظائف.
الكفاءة التسلسلية: هي الكفاءة التي لها علاقة بوظيفة تسيير العمل.
أصناف الكفاءة في المنظمة:
الكفاءة الفردية: وهي التي تشير إلى المهارات العملية المقبولة، ويتم قياسيها عن طريق أساليب فنية وأساليب تقنية.
الكفاءة الممتدة: هي الكفاءة التي يمتد مجال التوظيف لها وتطبيقها داخل سياقات جديدة.
الكفاءة الجماعية: هي التي تقوم بتحديد قوة المنظمة، أو ضعفها في مجال المنافسة بين المنظمات الأخرى، ومن مصادر تقييم الكفاءة الجماعية هي حكم المجتمع.
- الكفاءة التنظيمية: هذا النوع من الكفاءة يحتوي على عدد من الكفاءات بناءً على مستوى التسلسل في المنظمة، وبناءً على تعدد الوظائف فيها مثل الرقابة والتنفيذ والتخطيط، وتتمثل في الكفاءة التقنية والكفاءة الفنية والكفاءة الإدارية من ناحية ومن جهة أخرى تتمثل في كفاءة الرقابة والتنفيذ.
الكفاءة الخاصة: يعبر عنها بالكفاءة التي ترتبط بالمجال المهاري أو المجال الوجداني أو المجال المعرفي.
مستويات الكفاءة في المنظمة:
المستوى الصفري: هي الكفاءة التي لا يتمتع صاحبها بأي معرفة.
المستوى الأول: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالمعارف الأساسية.
المستوى الثاني: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالمعارف حول التصرفات.
المستوى الثالث: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بمجموعة من المعارف العملية حول التحكم في الوضعيات وحول وحدات الكفاءة.
المستوى الرابع: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالقدرة على التكيف مع الأوضاع الجديدة.
المستوى الخامس: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالمقدرة على حل النزاعات باستخدام عدد من التقنيات.
المستوى السادس: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالقدرة على التحكم والمواجهة في الأوضاع الفجائية.
المستوى السابع: هي الكفاءة التي يتمتع صاحبها بالمقدرة على الإبداع.
مفهوم فاعلية المنظمة:
يعتبر مفهوم فاعلية المنظمة من الدلائل المهمة ليتم قياس مستوى تحقيق المنظمة لأهدافها بالتأقلم و الانسجام مع البيئة التي تعمل فيها، وذلك من ناحية الاستفادة الموارد المتاحة. ويتباين مفهوم فاعلية المنظمة من ناحية الآراء الفكرية، من حيث المعنى الدقيق والشامل، حيث تم تعريفها على أنها المستوى الذي تتمكن فيه المنظمة من أن تصل لأهدافها وتحققها.
وتعرّف بأنها قدرة المنظمة على تتبع الغايات، فلا يكفي فقط الوصول للأهداف فقط بل من ينبغي أن يتم تحقيقها بشكل يقوم على تحقيق أعلى درجة إشباع للغايات، والفاعلية الإدارية تعتبر في التفكير الإداري الحديث هي مستوى إمكانية الظاهرة الإدارية على تنفيذ الأعمال الصحيحة، والوصول إلى النتائج اللازمة ضمن حدود التكلفة التي تم وضوعها.
أهداف الفاعلية في المنظمة:
إمكانية المنظمة على تحقيق الأهداف التي تسعى إلى تطبيقها.
إمكانية المنظمة على التأقلم والاستمرارية في البيئة.
إمكانية المنظمة على التطور والنمو والاستمرارية.
ويتمثل مقياس الفاعلية بمقدار ما يمكن تحقيقه وإنجازه من الأهداف، دون أن يكون أي نقاش حول التكلفة، حيث إن الفاعلية تتصور في العلاقة بين المخرجات الحقيقية والمخرجات التي تم توقعها، أي العلاقة بين الخدمات والسلع التي تم إنتاجها بالحقيقة مقارنة مع المستوى الذي تم التخطيط له في السابق، فالفاعلية هي عبارة عن مقياس لنوع الخدمة التي تم إنجازها، وليست مقياس لكمية الخدمات ضمن تكلفة محددة.
العوامل الإداريّة التي تؤدي إلى فاعليّة الإدارة:
درجة التكامل بين أجزاء وإدارات التنظيم الإداري.
درجة التحديد والوضوح في نظم اتخاذ القرار، من خلال تنظيم وموضوعية المعايير التي يتم استخدامها للوصول إلى القرارات.
حرية الحركة، ودرجة الاستقلال التي يتميز بها التنظيم في مواجهة المناخات المحيطة به، ومصادر التنفيذ أو السلطة والرقابة.
عوامل لها أثر على مستوى الفاعلية:
تتوقف الفعالية الإدارية على عدد من العوامل، والذي يلعب كل عامل فيها دور مهم في التأثير على مستوى الفعالية العام، ومن هذه العوامل:
الإدراك الصحيح للمفاهيم والمعرفة.
الطرق الإدارية العلمية الحديثة.
المناخ الاجتماعي والمناخ الاقتصادي والسياسي السائد.
كميات وأنواع الموارد البشرية والمادية المتاحة.
تعريف الإنتاجية في المنظمة:
يعرّف مفهوم الإنتاجية على أنه مقياس لإمكانية منظمات الأعمال على الوصول على المخرجات من المدخلات، كما يعرّف أيضًا على أنه القدرة على الوصول إلى أكبر مستوى من المخرجات المتوقعة من كمية المدخلات المحددة. ويعتبر مصطلح الإنتاجية واحد من أبرز المصطلحات وأكثرها تداول في المجال الاقتصادي والصناعي ومجالات العمل المتنوعة، فهو يعتبر مؤشر قوي على مدى قدرة عناصر الإنتاج على التكاتف من أجل القيام بعملية إنتاجية صحيحة، كما أن لهذا المصطلح علاقة كبيرة في الكثير من الأمور الأخرى، التي بعضها قد لا يخطر على ذهن العديد من رجال الإدارة.
تحسين الإنتاجية في المنظمة:
يرتكز تحسين إنتاجية المنظمة على رفع الكفاءة في العمل الذي يتم تنفيذه، ومن هنا فإنه ممكن أن نقول إن المنظمات الناجحة المثالية تعمل على توفير بيئة عمل تتصف بالكفاءة، وأن عناصر الإنتاج فيها متكاتفة، هذا ويعتبر العنصر البشري العنصر الأهم في عملية الإنتاج، فدون هذا العنصر لا يمكن أن تتوفر إمكانية استخدام المواد الخام وتنفيذ العمليات الإنتاجية عليها، وإدارة المنظمة وغيرها.
وحتى يتحسن العنصر البشري ويقوم بتأدية عمله على أفضل وجه ممكن، يجب أن تتوفر سبل الراحة والأمان الوظيفي له، ومنحه أجر يتلاءم مع المجهود الذي يبذله، إلى جانب أهمية التعامل معه بإنسانية ورحمة، وتقصير المسافات بينه وبين مدير العمل، وكل هذه الإجراءات تساعد على رفع كفاءة الموظف، بالتالي تحسين مستوى الإنتاجية.
إلى جانب ذلك، وحتى يرتفع مستوى الإنتاجية في المنظمة يجب أن تتوفر الإدارة الرشيدة التي لديها القدرة على الاستفادة من الموارد وتنظيم عملية الإنتاج واتخاذ القرارات الملائمة، ولو حدث وتوافرت جميع العوامل التي تساهم في الوصول إلى عملية إنتاج صحيحة، وإذا لم تتوفر الإدارة الكفؤة لفشلت عملية الإنتاج، وأهدرت المواد الخام والمجهودات البشرية سدى.
آثار تحسين الإنتاجية في المنظمة:
لتحسين الإنتاجية الكثير من الآثار الإيجابية التي تترك أثرها على جهات عدة أولها الموظف، فإذا تحسنت الإنتاجية سوف يرتفع دخل الموظف وتحسن المستوى الاقتصادي، كما أن لتحسين الإنتاجية أثر مهم على المنظمة ذاتها؛ إذ يرفع ذلك القدرة التنافسية لها عن طريق قدرتها على خفض الأسعار؛ الأمر الذي سوف يحقق في نهاية المطاف إلى زيادة مستوى الأرباح ومضاعفتها، ورفع قدرها، ومكانتها في السوق.
