يوجد مجموعة كبيرة من الأساليب التي يتم استخدامها في الرقابة على المشاريع الصغيرة، ويتوجب على مدير المشروع الصغير أن يقوم بمعرفة ودراسة هذه الأساليب واختيار ما يلائم مشروعه.
أساليب الرقابة في المشاريع الصغيرة
هناك مجموعة من العوامل المؤثرة على اختيار أسلوب وطريقة الرقابة المناسبة مثل: درجة تطور المشروع وحجمه وأهدافه ورسالته والثقافة السائدة فيه ولدى إدارته. ومن أهم الأساليب المعتمدة في الرقابة، والتي يمكن أن يتم استخدامها مجتمعة أو بعضًا منها، وهي كالآتي:
أولاً: استخدام التقارير الرقابية
تقارير الرقابية التي تقوم بتوضيح نتائج النشاط الرقابي، حيث يتم تقديمه لصاحب المشروع (المدير) بأسلوب مختصر وواضح متضمنة: الهدف من العملية الرقابية والنتائج التي تم التوصل إليها، بيان مدى الانحراف وأسبابه مع اقتراحات لتجاوز هذا الانحراف. في العادة تكون التقارير:
- التقارير الكتابية الموثقة التي تقدم في العادة من مصادر محددة بناء على تكليف مسبق أو أن العمل يدخل في صلب اختصاصها، وتكون عادة أكثر دقة؛ لأن معدها يجب أن يتحمل تداعيات القرار المتخذ في ضوئها لتصويب انحراف أو معالجة الخلل.
- التقارير الشفهية تتصف بسرعة نقل المعلومات، ويؤدي إلى سرعة اتخاذ القرار بمعالجة المشكلة للتقليل من المخاطر المحتمة، ما يؤخذ على التقارير الشفهية عدم دقتها وتعارضها، وخاصة إذا كانت مقدمة من عدد من المصادر بالإضافة إلى عدم توثيق هذه التقارير.
أنواع التقارير التي تستخدم في المشاريع الصغيرة
- من حيث مضمون وهدف الرقابة تقسم التقارير الرقابية إلى تقارير على الإنتاج والمبيعات والمواد مثلاً.
- من حيث الفترة الزمنية التي تغطيها التقارير الرقابية تكون يومية أو أسبوعية أو نصف شهرية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية.
أهم الأسس التي يجب التقيد بها عند إعداد التقارير الرقابية
- أن يكون التقرير معبر عن هدف العملية الرقابية.
- الاختصار والتحديد وعدم الحاجة للتأويل.
- الترتيب و التسلسل المنطقي لمحتويات التقرير.
- تقديم التقرير في الوقت الملائم مع مراعاة الجانب الاقتصادي، من حيث الوقت والجهد.
- الوضوح والدقة والشفافية.
- الموضوعية والبعد عن التحيز.
- الواقعية في تقديم المقترحات والتوصيات لمعالجة الخلل.
ثانيًا: أسلوب الرقابة الشخصية
إن عملية الرقابة من خلال الملاحظة الشخصية تعتبر من الطرق المباشرة من خلال ملاحظة سلوك الفرد العامل وتصرفاته أثناء تنفيذ العمل، وتساهم هذه الطريقة في توجيه الأداء وتقويمه لخدمة الأهداف المرسومة. وقد تتم في بعض الأوقات عملية الرقابة الشخصية بحذر وصمت وسرية، وبأسلوب غير رسمي منعًا لحدوث الإشكالات بين الرئيس ومرؤوسيه، لكي لا تسود مشاعر مسيئة فيما بينهم، في الوقت الذي يجب أن يكون السعي منصب نحو تطوير العلاقات في هذا الوسط لتنفيذ الأعمال بالأسلوب الصحيح.
إن أسلوب الرقابة الشخصية يرتبط بأسلوب القيادة الإدارية سواء أكانت هذه الطريقة دكتاتورية أم ديمقراطية، حيث تكون الرقابة ناجحة في ظل القيادة الإدارية الديمقراطية؛ لأن المدير يعتمد على أسلوب التشاور والمشاركة بدل من الرقابة المباشرة بشكل صارم. إذن بناءً على الملاحظة والمراقبة الشخصية يمكن للمراقب تحديد مستوى الأداء، وبيان الانحراف في حال وجوده، مما يوفر إمكانية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب بالمعالجة أو الثناء، ولتقدير إذا كانت النتائج إيجابية.
مزايا وعيوب أسلوب المراقبة الشخصية
- المزايا: السرعة في معرفة الأخطاء وعلاجها، سهولة توضيح أسباب الانحراف واتخاذ القرار المناسب في الوقت الملائم.
- العيوب: تحتاج إلى تكاليف عالية ومهارات بشرية خاصة، وطريقة غير مريحة بالنسبة للأفراد موضوع الرقابة، غير ملائمة لجميع النشاطات، محددة النطاق بسبب عدم قدرة الملاحظ الواحد على تغطية جميع نشاطات المشروع في وقت واحد.
ثالثًا: أسلوب مراجعة ومقارنة النتائج بالخطط
تعتبر الأهداف والمؤشرات الواردة في الخطط السنوية أساس للمقارنة والقياس مع النتائج المتحققة خلال فترات زمنية متتالية، بحيث يتم الوقوف على مستوى التنفيذ ودرجات الأداء في كل مواقع عمل المشروع. وفي حال تم اكتشاف بعض الانحرافات يجب أن يتم التعرف على الأسباب سواء أكان الأمر مرتبطة بالقصور التخطيطي أم القصور التنفيذي، للقيام بمعالجتها في الوقت الملائم؛ إما عن طريق تعديل الخطة أو عن طريق توفير مقومات التنفيذ المطلوبة.
رابعًا: أسلوب الرقابة الإنسانية والسلوكية
إن هذا النوع من الرقابة يقوم بناءً على تقويم أداء العاملين في استخدام طريقة الصفات الشخصية التي تعتمد على دعم ومساندة المديرين لمرؤوسهم من خلال تدريبهم وإعادة تأهيلهم وتزويدهم بالمهارات والمعارف الجديدة، وتشجيع قيم ومشاعر التعاون وروح الفريق، مما يساهم في الحصول على نتائج إيجابية وضمان الإخلاص والتفاني في العمل واعتماد معايير أداء عالية والتعاون الفعال بين العاملين والوحدات التنظيمية في المنظمة، سيطرة المشاعر الإيجابية حيال المدراء والرؤساء في العمل. لكن الرقابة الإنسانية رغم أنها وسيلة مهمة في تقويم الأداء، فإنه لا بد من دعمها بأساليب رقابية أخرى تكون معتمده على مؤشرات نوعية وكمية كمستوى الأداء والربح والتكلفة والربح و الجودة وغير ذلك.
خامسًا: مراقبة النتائج النهائية
- تقوم الكثير من الإدارات في المشاريع مراقبة الأنشطة عن طريق مجموعة من المؤشرات المهمة وخاصة في المنظمات الأمريكية. ومن أكثر المؤشرات اعتمادًا هي:
- الأرباح المتحققة سنويًا ومعدلات تطورها.
- تطور مهارات الموارد البشرية وإنجازات الأفراد وتدريبهم وترقينهم.
- المركز السوقي ونسبة التغطية ومدى إشباع حاجات العملاء.
- ظروف وشروط العمل المقترنة معادلات دوران اليد العاملة والغياب مجلات الأمان واختيار المعنويات وغير ذلك.
- متوسط إنتاجية الفرد والشركة على مستوى القطاع.
- التشكيلة السلعية وتطور المنتجات.
- استجابة المنظمة للمحيط الاجتماعي ونظرة المنظمة لعمالها وللمتعاملين معها من الموردين وأفراد المجتمع والمؤسسات المدنية، من حيث الأجور والتعويضات والضمان الصحي، المصداقية في التعامل مع الموردين، المساهمة في حل مشكلة البطالة والمساهمات الخيرية والاجتماعية.
سادسًا: أسلوب الشركات الأمريكية في الرقابة على النتائج:
يعتمد هذا الأسلوب على تقديم مجموعة من الأنشطة والوظائف والمؤشرات مثل:
- الوظيفة الاقتصادية للمنظمة ودورها في المجتمع ورسالتها، والتطورات التي طرأت على أوضاعها.
- أساليب تقويم أداء الإدارة وحركة التغيير في هذه الإدارات، من خلال اعتماد معايير موضوعية في عمليات الاختيار والتعيين والتقويم.
- الهيكل التنظيمي وأسلوب الإدارة المتبع وطرق التقويم والرقابة.
- النشاط التسويقي وأسلوب تنفيذه فيما يتعلق بدراسة الاحتياجات، تسعير المنتجات، اختيار منافذ التوزيع، ترويج النشاط ومدى التقيد بإجراء البحوث التسويقية لتغطية جميع هذه النشاطات بطريقة علمية.
- طبيعة الإيرادات التي تم تحقيقها، وما هيكل هذه الإيرادات؟
- تطور الإنتاج والإنتاجية وتراجع التكاليف بناء على استخدام التقنيات المتطورة والعمالة الماهرة.
- السياسات المالية المتبعة والتقيد بالنسب المعيارية والمخزون الاحتياطي والسيولة النقدية المناسبة وغير ذلك.
- نتائج الأبحاث والتطوير التي حققتها المنظمة خلال فترة التقويم، ومنعكسات ذلك على أوضاع المنظمة في السوق والقطاع.
- العلاقة مع المساهمين ونسب الأرباح الموزعة عليهم ومشاركتهم في الإدارة.
- أساليب اختيار وتعيين أعضاء مجالس الإدارات ومدى مشاركة مؤسسات المجتمع الأهلي في هذه المجالس.
