صرف المخزون في المشاريع الصغيرة هي عملية صـرف المـواد المتنوعة بالكمية المطلوبة والجودة المناسبة والوقت المطلوب إلى الأقسام المتنوعة التي تحتاجها، ويعتبر صرف المخزون من أهم وظائف إدارة المخزون.
اعتبارات عملية صرف المخزون في المشاريع الصغيرة
1- سلطة صرف المواد والسلع: وهي السلطة التي لديها القدرة على اتخاذ القرار للقيام بتحريك المواد والسلع مـن المخازن إلى الأقسام، ويكون هذا من خلال التوقيع على إذن الصرف أو إصدار الأوامر الـشفوية بخصوص ذلك، وهنا يجب من تحديد هؤلاء الأفراد وتحديد الإجراء اللازم للصرف، مع العلم بأنه قد يكون لكل فرد منهم صلاحية صرف محددة، فقد يمنح الحق لرئيس العمال لأخذ بعض المواد بما لا يزيد عن قيمة محددة، بينما المواد البسيطة قليلة القيمة قد يتم إصدار أمر بصرفها شفوياً، أما المواد ذات قيمة مرتفعة الثمن في المخـازن فقـد يـحتاج الأمر إلى الموافقة على صرفها من المخازن أي توقيع أكثر من فرد واحد.
2- توقـيـت صـرف المـواد: وهـي الإجراء الكفيل بتدفق المواد من المخازن إلى الأقسام المختلفة دون وجود أي حاجز وبالسرعة اللازمة، وقد تلجأ المخازن بسبب ضغط الطلبات عليها إلى الطلب من الأقسام بإرسال إذن الصرف لها قبل طلب التسليم بفتـرة تسمح لها بالقيام بالمطلوب بطريقة سليمة. كما وقد تتجه المخازن إلى أسلوب تجميع أذون الصرف المتشابهة ثم القيام بعملية صرفها مرة واحدة، أو تحديد أوقات محددة يتم فيها صرف المواد مرة واحدة.
3- الـتحقق من الحاجة: وهي التحقق مما تحتاج له الأقسام المختلفة، والتحقق من عملية صـرف المـواد نفسها، والتحقق من أنه تم توقيعها من صاحب السلطة بذلك، ومن المفروض أن يتم التحقق من أذون الصرف اللازمة، مثبّت عليها رمزها المحدد ومواصفاتها لمعرفة أي خطأ مـتوقع والعمل على تعديله والتـحقق منه في الوقت الملائم. أما إذا لم تكن المواد المطلوبة موجودة في المخازن فقد يتقدم أمين المخازن بمقترح لبعض المواد البديلة المتواجدة في المخازن، وإذا لم يكن لها بديل متواجد يقوم بالإشارة على الطلب.
طرق الصرف المختلفة من المخازن
تتبع المشروعات المتنوعة طرق من الصرف تتلاءم مع ظروف العمل فقد يتم الاعتماد على الصرف بناءً على برنامج محدد سابقًا لتتم مقابلة احتياجات المشروع أو غيرها من الطرق المتنوعة، ومن أهمها:
- الصرف عـند الطلـب: في هذه الطريقة يقوم مسؤول المخزن إما بجمع الطلب وتسليمها بشكل مباشر إلى طالب المواد بمجرد أن يقدم إذن الصرف موقّع حسب الأصول. أو أن يقوم بأخـذ وقت مـن الـزمن بعـد استلام إذن الصرف ليقوم بعملية تجهيز البضاعة حسب المواصفات المطلوبة. أما في حالة المواد منخفضة القيمة أو الطلب المستعجل فقد يتم الاعتامد في المخازن على أسلوب الطلبات الشفوية مباشرة من صاحب السلطة دون أن يلتزم بمستند مكتوب، بشرط تجهيز قائمـة داخلية في المخازن يتم التوقيع عليها عند عملية التسليم، وفي كل الأوضاع السابقة تقوم المخـازن بعـدها بإكمال اللازم من التوقيعات والاحتفاظ بنسخة من أذن الصرف كمستند للصرف.
- الـصرف حسب جداول الإنتاج: وتنتشر هذه الطريقة في المشاريع الكبيرة والتي تقـوم بتطبيق برامج إنتاج خاصة معتمدة على الإنتاج الكبير حيث يقوم أمين المخزن بصرف المـواد التـي تحقق الاستعمالات المطلوبة لإنجاز تلك البرامج بعد تسلمه المستندات المطلوبة لأعمال التسليم، وقد تصرف المواد بصورة مباشرة إلى رجال الإنتاج، أو ترسل مباشرة إلى نقطة البداية في خطوط الإنتاج.
- صـرف قطـع الغيار: حيث يتم صرف قطع الغيار التي تلزم الأقسام المختلفة بعد إرجاع القطع غير الصالحة وتوثيقها بسجلات المخازن وتنفيذ الإجراءات المختلفة.
- صرف السلع الرأسمالية: تقوم المخازن بصرف السلع الرأسمالية خصوصًا في حالات التوسـع إلـى الإدارات المتنوعة، بعـد مراجعة مستندات الصرف والتحقق منها لأغراض حسابات التكاليف.
- الصرف علـى سبيل الإعارة: في الغالب ما تحتفظ المخازن بالكثير من المواد والقطع التي تحتاج لها الأقسام لمرات محددة، وهنا تقوم المخازن بإعادة هذه المواد إلي الأقسام المتنوعة مع الاحتفاظ بسجل معين يثبت عليها جميع التجهيزات والأدوات التي خرجت على سبيل الإعارة وتفصيلات عنها وتاريخ إعادتها مع التوقيع على ذالك.
- الصرف من المخازن إلى خارج المشروع: وهنا يتم الصرف إلى خارج المشروع خصـوصًا في حالات السلع الجاهزة أو بعض الوحدات التي تكون بحاجة للإصلاح وكذلك في حالات بيع مخلفات الإنتاج، حيث تقوم إدارة المخازن بالحصول أمر الصرف الوارد من إدارة المبيعات توضّح فيه التفصيل المختلف واسم العميل وعنوانه، ثم تقوم إدارة المخازن بإعداد الطلبية وشحنها إلى العميل من إخطار الشحن.
