قبل شراء الآلات والأجهزة المكتبية يجب عى المُكلَّف بشراء هذه الآلات والأجهزة مراعاة بعض الأمور المهمة، التي تؤدي إلى الاستفادة من الآلات وتحقيق الهدف منها.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية. وتسعى الإدارة من شراء الآلات المكتبية لتحقيق عدد من الأهداف، مثل: الدقّة في إنجاز الكثير من الأعمال والعمل تحسين نوعية المنتجات والخدمات.
الاعتبارات الواجب مراعاتها قبل شراء الآلات:
تكلفة الشراء للآلات والأجهزة المكتبية تكون عالية في أغلب الأوقات، لذلك يجب على المدير الإداري أن يتأنى قليلاً قبل القيام بالشراء، كما يجب أن يقوم بإجراء دراسة شاملة حول الموضوع، وبناءً على نتائج الدراسة يتمكّن المدير الإداري أن يتخذ قراره في هذا الخصوص. ويوجد سؤلان يجب أن تتم الإجابة عليهما عندما يفكّر المدير الإداري بشراء آلة أو جهاز من الآلات والأجهزة المكتبية، وهما:
- هل هناك حاجة ضرورية إلى الآلة؟
- إذا هناك حاجة ضرورية للآلة فأي آلة يجب إختيارها؟
فجواب السؤال الأول وهو الحاجة إلى الآلة، فإن الجواب في أغلب الأوقات هو بالإيجاب والسبب في ذلك يعود إلى الزيادة الكبيرة في الأعمال المكتبية في المكاتب الحكومية وفي مكاتب الشركات، ومع أن الجواب بالإيجاب في أغلب الأوقات إلا انه يجب أن لا يسلّم المدير الإداري بالحاجة إلى الآلة، لكن عليه أن يبحث عن بعض الاختيارات الأخرى البديلة الممكنة غير الآلات، وعلى المدير الإداري أن يسأل نفسه بعض الأسئلة، منها ما يلي:
- هل من الممكن أن يتم تبسيط العمل أو العمل على حذفه أو التغيير في الطريقة التي يتم فيها، حيث يكون بالإمكان الاستغناء عن الحاجة لشراء الآلة؟
- هل من الممكن القيام بالعمل بطرق أخرى غير الآلات وبطريقة أسهل وأبسط؟
- إذا كانت الحاجة للعمل واضحة ومن غير الممكن القيام بحذفه، فهل هذا العمل يبرر شراء الآلة؟
