يوجد داخل المنظّمات مجموعة من أنواع المكاتب ومن هذه المكاتب المكاتب الخاصة. وللمكاتب الخاصة مجموعة من الأسباب التي تسدعي إنشائها.
مفهوم المكاتب الخاصة:
يقصد بالمكتب الخاص هو الحجرة التي يتم إنشائها وتخصيصها لأحد المدراء، أو أحد كبار الموظفين حتي يقوم بالعمل فيها بعيدًا عن الموظفين الآخرين، وقد يشاركه فيها سكرتير خاص حتى يكون قريب منه. والاتجاه الجديد للكثير من المنظّمات هو التخلص من المكاتب الخاصة بقدر الإمكان؛ لأنها تسبب الكثير من المصاريف والإسراف في استخدام مساحة المكتب ومصاعب إدارية متعددة. ولا تتم الموافقة بتوفر حجرات خاصة لبعض الموظفين إلا بأسباب مقنعة تُقدّم للإدارة العليا.
اعتبارات تتطلب إنشاء مكاتب خاصة:
- الأعمال التي تحتاج إلى جهد وتركيز كبير، فطبيعة الأعمال لبعض الوظائف تتطلَّب تخصيص مكاتب خاصة بهم، ومن أمثال أولئك الموظفين الموظفين الذين تتطلب أعمالهم الكثير من التركيز والانتباه، مثل الموظفين الذين يقومون بإعداد التقارير الضرورية للمنظّمة ويقومون بأعمال التخطيط في المنظّمة.
- الاحترام والوجاهة لبعض الوظائف، فتخصيص مكاتب تخص الموظفين هو إشعار للموظفين الآخرين والضيوف بأهمية هؤلاء الموظفين بالنسبة للمنظّمة، وبالتالي يعمل على زيادة النفوذ والاحترام في المنظّمة.
- الأعمال ذات الطابع السري، حيث يوجد أعمال تتصف بأنها ذات طابع سري لا يفضّل أن يكون للموظفين الآخرين علم بها أو اطلاع عليها، مثل الدراسات التي تقوم بها المنظّمة، المقابلات الشخصية وما يدور فيها من أحاديث عند اختيار الموظفين للعمل في المنظّمة.
