اقرأ في هذا المقال
- مفهوم الاتصال الإداري
- عناصر الاتصال الإداري
- صفات الاتصال الإداري الفعال
- عوامل مؤثرة على الاتصال الإداري
يلعب الاتصال بشكل عام دور هام ورئيسي في مختلف أنواع العلوم سواء العلوم الإدارية أو في العلـوم التربوية، أو العلوم الطبية، حيث يستخدم العاملون في المنظمات الاتـصال اللفظي أو الاتصال غير اللفظي كطريقة لتحقيق أهداف ترتبط بالوظائف التي یؤدونها، ولذلك يجب ان تتوفر عناصر عملية الاتصال لكي يتم تحقيق عملية الاتصال بنجاح.
مفهوم الاتصال الإداري
يُعتبر الاتصال الإداري العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
عناصر الاتصال الإداري
- المرسل (المصدر): يُقصد به الشخص أو الأفراد أو المنظمة التي تهدف لنقل المعلومات والآراء والاتجاهات والقيم إلى فرد أو مجموعة من الأفراد، أو بهدف التأثير عليهم ومعرفة مدى الاستجابة.
- الترميز: المقصود به وضع الرسالة على شكل مفهوم يتمكّن المستلم فهمه مثل الكلمة المنطوقة أو المكتوبة. ويتوجب على المرسل للرسالة أن يقرأ طريقة نقل الرسالة هل ستكون رسالة شفوية أم رسالة مكتوبة، أم الاثنتين معا؟ وهذا يتحدد بأمرين هما:
- أهمية الرسالة.
- إمكانية إساءة فهم الرسالة.
ومثال على ذلك إذا كانت الرسالة مهمة ومعقّدة، فإن الاتصال الشفوي المتبوع برسالة مكتوبة يعتبر أمر هام في توضيح الرسالة.
- أهمية الرسالة.
- الرسالة : تعني أنها مجموعة من المعلومات أو الأفكار أو الاتجاهات أو المشاعر أو التعليمات التي يريد المرسل أن يقوم بنقلها إلى المستقبل، وقد تنقل الرسالة إلى فرد أو مجموعة من الأفراد أو المنظمة بأكملها.
- القناة الاتصالية: هي الطرق الحقيقية التي يتم عن طريقها نقل الرسالة كرسالة أو مذكرة أو لوحة النشرات أو كلام شفوي، ويتم ملاحظة أن طريقة الترميز هي التي تحدّد القناة التي سوف يتم استخدامها لهذا الهدف. ولاختيار إحدى القنوات من المفيد أن تراعي المعايير التالية:
- ما مدى تعقيد الرسالة؟
- هل هناك احتمال أن يُساء فهمها؟
- هل من الضروري وجود معلومات مرتدة؟
- هل من المحتمل أن يكون هناك رفض أو مقاومة للرسالة؟
- ما مدى أهمية سرعة (توقيت) الرسالة؟
- ما مدى تعقيد الرسالة؟
- فك الرموز: عند تُسلّم الرسالة تمر في مرحلة فك الرموز، فتترجم وتعطي معني من قبل المستلم، وإذا تعذّر فك رموز الرسالة بشكل مناسب لن يتم فهمها من قبل المستلم.
- المستقبل: وهو الشخص أو الأشخاص الذين أُرسلت لهم الرسالة والمستلم مثل المرسل، فقد يتعرّض للكثير من التأثيرات التي يمكن أن تؤثر على فهم الرسالة.
- التشويش: ويُعرّف أيضًا من معوقات الاتصال ويشير إلى أي نوع من التدخل الذي يمكن أن يؤثر في على فهم رسالة المرسل. وهي تشير أيضًا إلى التأثيرات العديدة كالاتجاهات والمفاهيم والتحيزات والعوائق الانفعالية القائمة بين المرسل والمستلم.
- المعلومات المرتدة: وهو ما يشير إلى وصول الرسالة من المرسل إلى المستلم، فيعرف بعملية ارتداد المعلومات وإرجاعها، ويمكن أن يكون هذا على شكل إجابة حيث تبدأ العملية مرة ثانية من جديد، أو أنها تأخذ شكلاً سلوكيًا يصف مدى فهم الرسالة المرسلة.
صفات الاتصال الإداري الفعال
1. الوضوح:
- يجب أن تكون الرسالة واضحة ومباشرة، ويجب تجنب استخدام اللغة المعقدة أو الغامضة.
- يجب أن يكون الهدف من الرسالة واضحًا للمتلقي.
2. الدقة:
- يجب أن تكون المعلومات الواردة في الرسالة دقيقة وصادقة.
- يجب التأكد من صحة المعلومات قبل إرسالها.
3. الكمال:
- يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل صحيح ولا تحتوي على أي أخطاء إملائية أو نحوية.
- يجب أن تكون الرسالة منظمة وسهلة الفهم.
4. التوقيت:
- يجب إرسال الرسالة في الوقت المناسب.
- يجب مراعاة توقيت الرسالة عند إرسالها.
5. القناة:
- يجب اختيار القناة المناسبة لإرسال الرسالة.
- يجب مراعاة نوع الرسالة والجمهور المستهدف عند اختيار القناة.
6. التغذية الراجعة:
- يجب طلب التغذية الراجعة من المتلقي للتأكد من فهمه للرسالة.
- يجب استخدام التغذية الراجعة لتحسين عملية الاتصال.
عوامل مؤثرة على الاتصال الإداري
بالإضافة إلى هذه العناصر، هناك بعض العوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على فعالية الاتصال الإداري، مثل:
- العلاقات بين الأشخاص: يجب أن تكون العلاقات بين الأشخاص الذين يتواصلون جيدة.
- الثقافة التنظيمية: يجب أن تكون الثقافة التنظيمية داعمة للاتصال الفعال.
- التكنولوجيا: يمكن استخدام التكنولوجيا لتحسين الاتصال الفعال.
من خلال التركيز على هذه العناصر والعوامل، يمكن للمؤسسات تحسين فعالية الاتصال الإداري وتعزيز النجاح.
آمل أن تكون هذه المعلومات مفيدة.
