عند القيام بعملية تبسيط إجراءات العمل فإنها لا تحدث دون تخطيط لها ولا تحدث دون مراحل متسلسلة للقيام بها، فهي تمر بمجموعة من المراحل المتتالية حتى يتم تنفيذها بالطريقة المطلوبة والوصول للهدف المطلوب.
تبسيط إجراءات العمل:
عند ملاحظة ووجود أعراض تعقيد إجراءات العمل، يصبح من المفروض البدء بعمل دراسة تحليلية لإجراءات عمل المنظّمة، حيث تسعى هذه الدراسات والتحليلات لتبسيط الإجراءات؛ لكي يتم تسهيل الأعمال واختصار الوقت والحفاظ على جهود الموظفين والمستفيدين.
من يقوم بتبسيط إجراءات العمل؟
- الاستعانة بخبراء التنظيم والإدارة من خارج المنظّمة.
- إنشاء وحدة التنظيم والإدارة في المنظّمة.
- الاستفادة من المدراء والمشرفين.
مراحل تبسيط إجراءات العمل:
- اختيار الإجراءات المراد دراستها:
تحديد نوع الإجراءات المراد دراستها وعددها، على حجم برنامج تبسيط الإجراءات الذي سوف يتم تنفيذها في المنظّمة، فإذا كان البرنامج شامل فيتم إجراء عملية حصر لكل الإجراءات الموجودة في المنظّمة، ثم ينتقل إلى دراستها وتحليلها.
وإذا كان البرنامج محدد بتبسيط جزء من الإجراءات، فيتم اختيارها على بناءً على تعليمات الإدارة العليا. وفي أغلب الأوقات الإجراءات المعقدة التي يكثر التذمر والشكوى منها هي التي يتم اختيارها للدراسة والتحليل.
وتحديد الدراسات التي تشملها الدراسة من الأمور المهمة للنجاح؛ فهي تساهم في حشد وتجميع كل الطاقات والجهود المبذولة على توجيهها؛ لكي يتم تحقيق الأهداف التي تسعى الدراسة للوصول إليها. - جمع المعلومات عن الإجراءات:
عملية جمع المعلومات هي في غاية الاهمية بالنسبة لمراحل التبسيط، وهي التي تحتاج لأكبر وقت من الدراسة، وتعتمد عليها المقترحات والتوصيات التي سوف تعرض على الجهات المعنية بعد الانتهاء من عملية إجراء الدراسة.
وتجمع المعلومات في هذه المرحلة عن الإجراءات التي تمّ تحديها للدراسة بشكل دقيق، ومن الممكن الحصول على المعلومات التي تخص الوضع الذي تعيشه المنظّمة من مصادر متعددة مثل:- لوائح وصف الوظائف التي توضّح واجبات ومسؤوليات الوظائف.
- الخرائط الموجودة في المنظّمة مثل خرائط سير العمل، الخرائط التنظيمية، خرائط توزيع العمل وخرائط تصميم وترتيب المكتب.
- النماذج المستخدمة في المنظّمة.
- التقارير المكتوبة عن الإجراءات.
- من الموظفين الذين يقومون بتطبيق الإجراءات ومن مدراء الموظفين، عن طريق المقابلة الشخصية أو الملاحظة أو الاستبيان وغيرها من الوسائل. ويقوم المحلل هنا برسم الخرائط التنظيمية اللازمة للدراسة لتوضح الوضع الحالي للإجراءات.
ومن هذه الخرائط:- خريطة سير العمل التي توضّح المراحل الهامة والمراحل غير الهامة التي تمر فيها المهمة، وتساهم في كشف عن المراحل الهامة وغير الهامة التي تمر بها الإجراءات.
- مخطط حركة المهمة، هو الذي يقوم بتوضيح حركة المهمة بين مكاتب الموظفين في المنظّمة وحركة الموظفين نفسهم؛ ليتم إنجاز المهمة. والهدف منه هو تحسين سير المعاملة بشكل متسلسل وبدون عمليات اللفّ والدوران بين المكاتب.
- خارطة توزيع العمل وهي التي توضّح الأعمال التي يقوم بها الموظفون في القسم، وما هي الساعات التي يقومون بقضائها لكي يقوموا بالعمل في الأسبوع وتوزيع عبء العمل عليهم.
- خارطة سير الإجراءات وهي تقوم بتوضيح عدد الصور من النماذج، التي يتم استخدامها في المهمة والأشخاص الذين يقومون بملئها ومناطق استخدامها. وتهدف إلى تحليل عملية توزيع الصور من النماذج المستخدمة في المنظّمة عندما يحتفظ بصور متعددة من النماذج.
- خريطة سير العمل التي توضّح المراحل الهامة والمراحل غير الهامة التي تمر فيها المهمة، وتساهم في كشف عن المراحل الهامة وغير الهامة التي تمر بها الإجراءات.
- لوائح وصف الوظائف التي توضّح واجبات ومسؤوليات الوظائف.
- تحليل وتقييم المعلومات:
بعد أن يقوم المحلل بالتأكد من أن المعلومات اللازمة والمطلوبة عن إجراءات المنظّمة، أصبحت متواجدة لديه يقوم بدراسة هذه المعلومات بطريقة تحليلية، ويقوم بتفسير كل مرحلة من المراحل التي تمر بها الإجراءات ويستعين المحلل هنا بأسئلة قام المفكرون بوضعها.
ومن هذه الأسئلة:- ما هو العمل الذي ينفّذ وما هي الخطوات التي تُتّبع في تنفيذه؟
- من الذي يقوم بتنفيذ هذه المهمة ومن الذي يجب أن يقوم بتنفيذها؟
- أين يتم تنفيذ هذه الخطوة وأين يجب أن تنفّذ؟
- كيف ينفّذ هذا العمل وهل يمكن القيام به بطريقة أفضل؟
- متى يتم تنفيذ هذه الخطوة ومتى يجب تنفيذها؟
فالإجابة عن هذه التساؤلات تعطي المحلل معلومات أكثر عن الإجراءات؛ لأنها توضّح الخطوات الضرورية من الإجراءات وتوضّح الخطوات غير الضرورية وهي تسهل عملية التطوير للإجراءات واقتراح إجراءات أفضل وأقل عقدًا من الإجراءات القديمة.
- ما هو العمل الذي ينفّذ وما هي الخطوات التي تُتّبع في تنفيذه؟
- وضع المقترحات والتوصيات لأجل تحسين الإجراءات:
تتم عملية تطوير وتبسيط الإجراءات عن طريق القيام بما يلي:- حذف المراحل غير الهامة من خطوات الإجراءات.
- إعادة الترتيب للخطوات وتنظيمها وذلك عن طريق تقديم أو تأخير خطوة.
- ضمّ بعض الخطوات مع بعضها البعض ودمجها مثل دمج مرحلتين أو أكثر في مرحلة واحدة.
- تبسيط خطوات الإجراءات باقتراح خطوات أسهل لإجراءات العمل.
ويوجد أمور أخرى تساهم في تبسيط إجراءات العمل، مثل: إعادة توزيع العمل بين الموظفين، إعادة ترتيب المكاتب، استعمال بعض الأجهزة الحديثة، اقتراح لتنظيم الملفات ومصادر المعلومات التي تحتاج لها الإجراءات، اقتراح نماذج جديدة للإجراءات.
وبعد أن يحصل المحلل على حلول يقوم بوضع هذه الحلول في تقرير يحتوي على التعديلات على الإجراءات التي رأى أنها مناسبة، ويقوم بصياغة رأسة على شكل توصيات يقدمه للجهة المسؤولة عن الدراسة.
ويفضل أن يتم مناقشة المقترحات والتوصيات، مع الأقسام الإدارية التي شملت عليها الدراسة ومع المدراء والمشرفين في المنظّمة، قبل أن يتم الاتفاق على الهيئة النهائية لها في التقرير، لكي يتم السماع لرأيهم.
فيمكن معرفة نقاط الضعف في الإجراءات التي تم اقترحها، فتعطي مجال للمحل أن يقوم بالتعديل، ويجب أن يكسب المحلل ثقة الموظفين والمدراء وأن يقوم بجذبهم لجانبه ويشعرهم بأنهم ساهموا في وضع المقترحات وأنها تعبر عن رأيهم. ومن الأفضل أن يكون التقرير مختصر وبسيط ويتميز بالوضوح حتى يسهل على المسؤولين فهم ما يحتوي التقرير من توصيات.
- حذف المراحل غير الهامة من خطوات الإجراءات.
- التنفيذ:
بعد الحصول على الموافقة من المسؤولين والتي يمكن الحصول عليها بسهولة، بعد وضع مقارنة توضح الفرق بين الإجراءات القديمة والإجراءات الجديدة للإدارة، وتوضّح الميزات التي يمكن الوصول إليها بعد التطبيق للإجراءات الجديدة.
وبعد الحصول على الموافقة بالتطبيق تبدأ عملية التطبيق الفعلي للإجراءات الجديدة، تصميم النماذج اللازمة لها وترتيب المكاتب حسب التسلسل. وعند ظهور مشاكل جديدة للإجراءات الجديدة يتوجَّب على المحلل إيجاد حلول مناسبة وسريعة. - المتابعة:
لا تنتهي مهمة المحلل الإداري بمجرد البدء بتطبيق الإجراءات الجديدة، لكن يجب أن يقوم من فترة إلى أخرى بتفقد الإجراءات الجديدة التي قام باقتراحها؛ للتأكد من عدم تسرّب خطوات غير هامة للإجراءات المقترحة والتأكد من تطبيق الموظفين للإجراءات الجديدة.
وعدم متابعة تطبيق الإجراءات من قبل المحلل الإداري قد يسبب لرجوع الموظفين للإجراءات القديمة، فمن الضروري أن يكون المحلل على اتصال دائم ليعرف ما يحدث للإجراءات الجديدة ويقدم الحل المناسب للمشاكل التي تواجهها عملية التنفيذ.
