تقوم إدارة الموارد البشرية بملئ شواغرها الوظيفية من خلال عدد من المصادر والتي تقدم لهم مجموعة من المرشحون الذين يتميزون بالمهارات والخبرات التي تمكنهم من اختيار وتعيين الأفراد الملائمين والقيام بوظيفتهم على أفضل وجه.
مصادر التعيين
أولا المنظمة ذاتها
يعتبر من أهم الأماكن التي يجب الاهتمام بها والتفكير بها في كيفية ملئ أحد الوظائف الشاغرة في المنظمة نفسها، ومن الممكن أن يقوم ذلك على عدة مميزات خاصة من حيث التحفيز والروح المعنوية والتطوير. من ناحية أخرى إن الاعتماد بشكل كبير على تعيين الأفراد من داخل المنظمة ذاتها يسبب في حرمان المنظمة من الأفكار والطرق الجديدة والمبتكرة التي قد تتواجد عند المرشحين للتعيين من خارج المنظمة، ولهذا السبب يجب أن يكون هناك توافق بين هاذين المصدرين.
عند الاستعانة بأفراد من داخل المنظمة في ملئ الأماكن الشاغرة فلا بد من أن يكون شعور لدى كل الموظفين أن عملية الاختيار قد حصلت بطريقة عادلة ومنصفة، وإذا لم يشعروا بأن العملية تمت بعدالة قد يكون هناك شكوك التي ينتاب الموظفين بالمنظمة بما يخص عملية التعيين التي حصلت، بالإضافة لما سبق يجب أن يحصل التفكير في كيفية الإعلان عن الوظائف الشاغرة داخل المنظمة.
ثانيا مستشارو البحث عن الموظفين التنفيذيين
تتلاءم هذه الطريقة بشكل أكبر مع الوظائف العليا التي لها علاقة بالإدارة عندما يكون للمنظمة متطلبات محددة جدًا، في هذه الحالة سوف يقوم المستشارون بالبحث في سوق العمل، حيث أنه في أغلب الأوقات يتم استهداف الأفراد الذين يشغلون المواقع الإدارية العليا في المنظمات الأخرى أو الرجوع لقواعد البيانات الخاصة بهم التي تشمل المرشحين. هذه الطريقة مفيدة جدًا عند القيام بإجراء محادثات مع الأفراد الذين يلائمون الوظائف الشاغرة لكن دون معرفة اسم المنظمة.
من جهة أخرى السلبيات الأخرى لهذه الطريقة تكون في ارتفاع التكلفة ومن الممكن أن ينتج عن اتباع هذا الأسلوب إقصاء من هم خرج دائرة المعارف لهؤلاء المستشارين والذين يتمتعون بقدرات ممتازة ولكنهم قليلو الاحتكاك بالآخرين، ومن العيوب الأخرى التي يقوم عليها هذا الأسلوب هو بأن الأفراد الذين يشغلون المناصب المشابهة للمنصب الشاغر يعتبرون مرشحين ملائمين.
ثالثا الإعلان الشفهي
في أكثر الأوقات يكون من الممكن أن يتم ملئ الوظيفة من خلال قيام الموظفين الموجودين في المنظمة بإخبار أصدقائهم ومعارفهم بالأماكن الشاغرة. وبالرغم من أن هذه الطريقة سوف توفّر تكلفة الإعلان أو التعيين باستعمال وسائط أخرى، فمن الممكن أن ينظر له على أنه قائم على نوع من التمييز وقد تمت محاسبة الكثير من المنظمات لمثل هذا السبب، والسبب في هذا أنه يتم تعيين أصدقاء وأقارب للعاملين المتواجدين وقد يكون من شأنه أن تقوم عملية التعيين على مجموعات محددة.
بالإضافة لذلك فأنه يوجد سلبيات لهذه الطريقة وهذا بسبب الخطر الذي يكون من خلال المجموعات المترابطة من المعارف والأقارب، بالرغم من أن هؤلاء الأفراد قد يدينون بقدر أكبر من الولاء للمنظمة. فإنه من الممكن أن يشكلوا عصبة خاصة بهم، وقد يكون النظر لهم بهذه الطريقة من قِبل الآخرين في المنظمة، ومن الممكن أن تقوم هذه الجماعات بصياغة قوانين خاصة بهم وتفويض الولاء العام لأكثرية الموظفين.
رابعا المدراس والجامعات
الحفاظ المستمر على الاتصال المستمر مع الجامعات والكليات والمدارس في تقديم مجموعة من العاملين المرتقبين. بهذا الأسلوب فإن المنظمة تتمكن من تعيين الذين يمتلكون مؤهلاً ملائم والذين من الممكن أن يتم تدريبهم بعد ذلك بما يتلائم مع احتياجات العمل. وهذا يساعد في تعزيز وتحسين السمعة الجيدة لصاحب العمل. من الممكن أن ينتج عن الاختيار عن طريق زيادة الجامعات ووجود مجموعة من المتقدمين المتخصصين الذين لديهم مؤهلات مناسبة.
خامسا الإعلان عن طريق الصحف والمجلات
من الأساليب الشائعة للإعلان هو الاستعانة بالصحف المحلية أو الصحف القومية أو المجلات أو الجرائد التي تخص مجالات محددة، وسوف يعتمد على مدى ملائمة الوسيلة المستخدمة في الإعلان على الوظيفة التي يرجى تشغيلها وعلى الميزانية الموضوعة للإعلان مثل: سوف تتلاءم الصحف المحلية أكثر مع الوظائف التي من المتوقع أن يتم تعيين أفراد من المجتمع المحلي بها مثل الوظائف الكتابية والوظائف التي تحتاج إلى عمل يدوي عندما يتواجد مجموعة من المتخصصين المحليين الذين يمكن الاستعانة بهم في مهمة محددة.
أما بالنسبة للوظائف ذات المستوى الأعلى في الدرجة فإن الحاجة سوف تتطلب نشر الإعلان في محيط سوق العمالة، وهذا يبرر في نشر الإعلان بالصحف على الرغم من أنه من المحتمل أن يكون أكثر تكلفة، من ناحية أخرى فإنه من بالنسبة للأنواع المحددة من الوظائف تحتاج مختصين أو محترفين، فإن الجرائد المتخصصة سوف تكون مناسبة أكثر، وتقوم هذه الجرائد على ميزة أنها تصل إلى المجموعة التي يستهدفها الإعلان. ومن ثم من الممكن أن يكون من نتائجها معدل أكبر من الاستجابة حتى بالرغم من توزيع مثل هذه الجرائد يكون أقل من توزيع الصحف.
سادسا الإنترنت
التطور السريع في مجال تكنولوجيا المعلومات من الممكن الاتصال بالأفراد والوصول للمعلومات في أي مكان عن طريق شبكة الإنترنت، يمكن الاختيار والتعيين من دائرة تشمل العالم أجمع، ويسمح لأصحاب العمل بالاتصال بمجموعة كبيرة من الأفراد الذين يتمتعون بقدر كبير ومتنوع من المهارات والخبرات، ومن الممكن حفظ كمية ضخمة من التفاصيل.
سابعا مراكز ومكاتب التوظيف
ويمكن أن تتم الاستفادو وطلب العون من بمكاتب توظيف للإعلان عن الوظائف الشاغرة وللإشارة إلى القدرة على التعيين في إحدى المنظمات، وتميل مكاتب التوظيف التخصص في نوع واحد محدد من العمالة مثل أعمال السكرتارية أو المحاسبين مثلاً.
من جهة أخرى تقدم مراكز التوظيف الخدمة بشكل مجاني بينما مكاتب التوظيف تقوم بتحصيل الرسوم في حال أنه تم تعيين الفرد. ومن جهة أخرى فإنه من المرجح أن تكون المكاتب المتخصصة أكثر قدرة على تحقيق متطلبات العمل، كما إن هذه المكاتب سوف تكون أكثر دراية ببعض الوظائف والمهن المطلوبة.
ثامنا مستشارو الاختيار
وتعتبر إحدى المزايا الأساسية في عملية الاستعانة بمستشاري الاختيار في أنهم من الممكن أن يقوموا بإضافة قدر من الخبرة لعملية الاختيار، ومن الممكن أن تقدم النصائح بشكل متكرر بما يخص المكآفات والمزايا التي من المتوقع أن تقوم بجذب المرشحين الملائمين.
ومن الممكن أن يتعهد هؤلاء المستشارين بالقيام بالكثير من جوانب العملية عوضًا عن صاحب العمل. وتحتوي هذه الجوانب على الإعلان عن الوظائف الشاغرة وعقد المقابلات الشخصية وتجهيز القوائم القصيرة بالمرشحين وتقديم المساعدة بشأن الاختيار النهائي، ومن جهة أخرى من السلبيات لهذا الأسلوب هو التكاليف والأتعاب التي في العادة تقوم على نسب مئوية من المرتب تكون تقريبًا بين (15%) و(25%).
في العادة يتم تقديم الخدمة بناءً على القاعدة التي تكون قائمة على أنه لا يتم دفع الأتعاب إلا في حالة تحقيق النتائج ومن الممكن أن يتم استعادة الأتعاب إذا ما ترك المرشح العمل خلال فترة زمنية محددة. استخدام المستشارين للاختيار يكون بمثابة رسالة للموظفين بالمنظمة تشير إلى انه لا يوجد مرشح ملائم داخل المنظمة، بينما قد تكون الحقيقة في أن المنظمة تهدف إلى أن ينظر لها أنها تلتزم بالعدل في عملية التعيين والاختيار.
