الاتصال الإداري هو من أهم العمليات التي تقوم بها الإدارة؛ لِما له دور فعّال وغاية الأهمية في نجاح منظمات الأعمال، لكن هل الاتصال الإداري له مجموعة من المقومات والدواعم التي تساهم في نجاحه؟
مفهوم الاتصال الإداري:
هي العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
مقومات الاتصال الإداري:
إن الاتصال علم وفن يتميز بمجموعة من المقومات، واجتمع روّاد علم الإدارة وما ورد من مؤلفات تخص الاتصالات الإدارية مجموعة من مقومات الاتصال الإداري الفعّـال، ومن هذه المقومات:
- أن تتضمن عملية الاتصال الإداري على معلومات غير مذكورة مسبقًا، وإلا تعتبر مجرد اتصال إداري مزعج لا هدف منها.
- أن يتم تعيين الهدف المُخطط له من عملية الاتصال الإداري، بأن يسأل المدير نفسه، ما هو الشيء الذي يسعى إلى توصيله؟، وأن يسأل نفسه أيضًا من هو الفرد الذي يسعى أن يوصل له الرسالة؟، حتى يقوم باستعمال وسيلة الاتصال والمدخل الملائم.
- أن يجيد مهارة الاستماع والإنصات فقد أثبت في بعض الدراسات أن الاستماع الفعّال و أثره على الاتصالات الإدارية أن منظمة الأبحاث الرأي الأمريكية بيَّنت في أبحاثها أن (75%) من المشرفين لا يتمتعون بمهارة الاستماع، وإنه عند قيامهم بالاستماع الجيد سيساهم في تدفّق المعلومات وتوفير مناخ الثقة المتبادلة بين المدير والمرؤوس.
- إن من مقومات الاتصال الفعّال من المفروض أن يكون هناك تنظيم خالي من العيوب للاتصالات، وأن يكون الاتصال الإداري مسؤول عن أي مقترح وأن ينفّذ سياسة الاتصال في المنظمة، وأن تكون في الإدارة العليا مقتنعه بأهمية الإدارة لعملية الاتصال الإداري، والدور الذي تلعبه في تحقيق فعالية الاتصالات في المنظمة.
- الوسيلة المستخدمة في الاتصال الإداري يجب أن تكون واضحة وتوقيتها ملائم باستعمال الوسيلة الملائمة، فالإجراءات والتعاميم المهمة لعقد اجتماع من المعقول أن الهاتف أفضل من الخطابات الرسمية. وأيضًا السرعة في وصول المعلومة في الوقت الملائم، وإلا سوف تفقد المعلومات قيمتها بسبب التأخير وبالتالي التأثير السيء على غايات المنظمة.
- مبدأ أخذ المعلومات من المصدر المباشر وفهم الرسالة بشكل موضوعي وفتح قنوات الاتصال مباشرة بين القائد المنصت وبين المرؤوسين.
- المتابعة المستمرة من خلال التغذية الراجعة، لمعرفة رأي الطرف الثاني ومدى قدرته على فهم المعلومات بأسلوب صحيح.
