ما هي مهارات عملية التوجيه القيادي في الأعمال الدولية؟

التوجيه يعتبر من أهم أعمال القيادة، ودورها يكون محصور في توجيه العاملين إلى للاتجاه الصحيح والعمل على تعديل مسار الأداء، ويتم هذا في جميع الأنشطة الإدارية بالمنظمة؛ حتى يتحقق العمل بأكبر فاعلية متوقعة.

عملية التوجيه القيادي:

عملية التوجيه ترتبط بالاتصال ليتم تحقيق أهداف المنظمة، فالتوجيه السليم يحتاج توفر المعلومات الضرورية عن الأداء الحقيقي للعاملين وقياس الأداء بالعمل السابق الذي تمَّ التخطيط له ليتم معرفة قيمة الانحراف عن الخطة المرسومة، ثم العمل على توجيه الأفراد؛ لكي يلتزموا بالأداء بناءً على الخطط والبرامج التي تم تحديدها في السابق. وعملية التوجيه تشمل التدريب بأسلوب غير مباشر، فنجد مثلاً المدير أو رئیس القسم حينما يقوم بعملية التوجيه للعاملين الذين يعملون معه في كيفية تصحيح الأداء، فهو يقوم بعملية التدريب لموظفيه ويعمل على تنمية مهاراتهم.

هدف عملية التوجيه القيادي:

وضّح عدد من كتاب علم الإدارة أن عملية التوجيه وظيفة إدارية تهدف لتنفيذ الأعمال المخطط لها مسبقًا، ويكون التنفيذ بأسلوب صحيح والوصول إلى الهدف المنشود في المنظمة بأفضل كفاية وفاعلية متوقعة. وبالتالي نرى أن وظيفة التوجيه هي وظيفة دائمة ومستمرة طول ما هناك أداء في المنظمة وتحتاج قدر كبير من التفكير والابتكار ومعرفة لإمكانات الأفراد وقدارت العاملين معهم والمداخل الصحيحة لتوجيههم بما يتلائم مع المواقف المتنوعة، فهي وظيفة تحصل بالاتصال بين طرفين، وأحد هذه الأطراف في مستوى تنظيمي أعلى من الطرف الآخر.

شروط عملية التوجيه القيادي الناجح:

حينما يتم تنفيذ عملية التوجيه لابد وأن يكون بناءً على عدد من الشروط التي تحقق لها الفاعلية، وهذه الشروط كما يلي:

1. التأكد من الحاجة إلى عملية التوجيه، ويكون هذا بعد أن يتم التأكد من وجود خطأ في الأداء وإلا سوف يكون للتوجيه أثر سلبي على المرؤوسين.
   
2. التوجيه يجب أن يكون في إطار ملائم وفي مكان مناسب، وهذا بأن لا تتم عملية التوجيه للعاملين أمام الزملاء؛ حتى لا يكون هناك شعور بالإحباط وحتى لا يحصل أي نوع من أنواع الشماته بين الزملاء.
   
3. يجب أن كون عملية التوجيه للفرد بمفرده وبعيدًا عن الآخرين، ويكون هذا في حالة التأكد من ارتكابه لخطأ في العمل.
   
4. يُفضّل أن تتم عملية التوجيه في حالة ظاهرة اجتماعية بأسلوب غير مباشر، بمعنى أن يقول المدير عندما يريد توجيه العاملين: “ما رأيكم إذا كان هناك أشخاص يقومون بعمل غير مقبول ويتم تحديده، لكن بسبب سياسة المنظمة لا تتناسب مع هذا الأداء فيحب علينا جميعًا أن نفعل نصحح الخطأ بهذه الطريقة”.
   
5. على الفرد أن متقبّل للتوجيهات والنصائح والإرشادات من الرؤساء كما هي، دون أخذ الأمور بشكل شخصي أو حساسية زائدة.
   
6. على الموجهين مأن يراقبوا عملية تصحيح الأداء بناءً للتوجيهات ودعم الملتزمين بعملية التصحيح، والعمل على إعطاء الفرصة لمن يقوم بتأديه واجبه ويصحح أدائه بغير قصد.
   

ركائز عملية التوجيه القيادي:

تقوم عملية التوجيه القيادي على ركيزتين أساسيتين هما:

1. وحدة الهدف: ممّا لا تفكير فيه أن وحدة الهدف ينتج عنها في النهاية إلى ارتباط أرجاء المنظمة في سبيل تحقيق الهدف الموحد، عكس الأمر إذا ما كان هناك تنوع بالأهداف قد نجد أن التوجيهات تتنوع في ضوء الاختلاف في الأهداف، وبهذا يكون هناك عدم تركيز في جهود العاملين في المنظمة، ومثال على ذلك في حالة إذا ما كان هناك أهداف غير موحدة لإدارات المنظمة.
   مثل: إدارة الإنتاج وإدارة المبيعات، فقد نرى أن إدارة المبيعات، تكون ساعيه لكي تحقّق أكبر مقدار من المبيعات الممكنة من السلع التي تقوم المنظمة بإنتاجها، إدارة الإنتاج تهدف لتحقّق أكبر إنتاج، ولكن هناك تعاكس واختلاف مع سُبّل تحقيق تلك الأهداف؛ لأن إدارة المبيعات حتى تحقق هدفها، فهي تطلب من إدارة الإنتاج لن تنوع من منتجاتها وتشکلها حتى تواكب وضع المستهلكين وتحقيق رغباتهم، وفي نفس الوقت نری أن إدارة الإنتاج حتى تحقّق أهدافها فهي تريد أن يكون الإنتاج نمطي وبدون أي تعقيد لو تشكيل مما يؤثر على كمية الإنتاج لديها.
   وهنا نرى أن الأهداف غير المتجانسة بين إدارة المبيعات وإدارة الإنتاج، بالتالي فهي تؤثر في كيفية تحقيق الهدف للمشروع النهائي، ولذلك يتوجب الأمر أهمية وحدة الهدف العام للمنظمة وهي نتيجة التشكيل بناءً على سياسية محددة، ومراعاة هذا الأمر في الحسبان عند مساءلة إدارة الإنتاج في ضوء تحقيق الهدف العام للمشروع.
   
2. وحدة الأمر: أما بالنسبة لوحدة الأمر فهو أحد مبادئ الإدارة المهمة والتي لايمكن الاستغناء عنها عند تحقيق فاعلية الوظائف الإدارية وأهمها وظيفة التوجيه؛ لأن الأوامر إذا كانت من اتجاهات متنوعة فسوف تؤثر بشكل عام على حال العاملين، فمثلاً إذا كانت هناك إدارة النقل وكانت أوامر متعددة لهذه الإدارة من قبل الإدارات الثانية باعتبار أن كل إدارة تريد أن تستفيد من خدمات النقل والمواصلات لها، حيث ساهم ذلك في إرباك حركة النقل، لكن إذا كانت الأوامر لإدارة النقل من جهة واحدة عُليا مثل رئيس القسم أو المدير العام، فإن هذا سوف يقوم بحسم التضارب في الأداء وسوف يقوم بعملية تنظيم عمل هذه الإدارة في إطار ترتیب الأعمال وفقًا لأهميتها في تحقيق هذه المنظمة.
   

أدوات عملية التوجيه القيادية:

هناك من الأدوات المستخدمة في عملية التوجيه نعرض هنا بعضها مثل:

أولا: الأوامر (ORDERS):

تعرف الأوامر بأنها القرارات التي يقوم المدير بإصدارها، ويطلب من المرؤوسين لديه جميعهم أو بعضهم حسب المواقف أن يقوموا بتنفيذها. والأوامر تعتبر من أهم وسائل التوجيه، إذ قد يتطلب عن طريقها وقف عمل ما أو البدء بالعمل أو تحريك العمل الساكن وتعديل المسار. وفي كل الأحوال لابدَّ وأن تكون الأوامر واضحة وشاملة وتحديد الواجب المطلوب تنفيذه بدقة، ويُفضّل البعض أن تكون هذه الأوامر بشكل ودي أي بطريقة غير رسمية؛ حتى يحصل المدير على تعاطف المنفذين. ولكن هذا يتوقف على درجة الثقة بين المدير والمرؤوسين، فإصدار الأمر ليس غاية في حد ذاته ولكن يعتبر وسيلة إدارية لكي يتم تحقيق الأداء بأفضل طريقة.

خصائص الأمر الجيد:

هناك العديد من الخصائص التي تجعل الأوامر في صورة جيدة مثل:

• يجب أن يكون الأمر معقول وقابل للتنفيذ حتى لا يكون له تأثير على معنويات العاملين بالسلب؛ حتى يؤثر في العلاقة بين الأفراد ومرؤوسيهم وهذا بناءً على قوله سبحانه وتعالى : “لا يكلف الله نفسا إلا وسعها”.
  
• يجب أن يكون الأمر كامل، والمقصود به أن لا يترك استفسار حول طريقة التنفيذ، ومتى موعد البدء في التنفيذ، وأين مكان التنفيذ؟، وغيرها الكثير.
  
• يجب أن يكون الأمر واضح، بمعنى أن يفهم العاملون ماذا يراد بهذا الأمر وحتى لا يترك مجال للتفسيرات المتنوعة، فلا يكفي إطلاق الأمر بل يجب أن يكون الأمر واضح في ذهن المدير، بل يجب التأكد من أنه واضح وغير قابل للتأويل وبالتالي تضمن تنفيذ الأمر المطلوب بالفعل.
  
• أن يكون الأمر مكتوب وفي هذا يكون دليل على وجود الأمر وتوضيح ماهيته، ولمن تمَّ اصداره؛ لأن الأوامر التي تعطي بشكل شفهي تكون أقل تأثير وأقل فهم من العديد من الأفراد أو قد يكون هناك اختلاف في تفسيرها.
  وهناك مثال على ما سبق، إذا أن أحد الأساتذة في أحد الجامعات الأمريكية قد أعطى ورقة مكتوبة لأحد الطلاب وبها عبارة واحدة وقال هذه العبارة للطالب بطريقة شفهية دون أن يسمعها الآخرين، وطلب منه بأن ينقلها ويعطيه الورقة مغلقة، وبعد نقل الورقة بين طلاب الفصل ونقل العبارة شفهيه معها دون معرفة ما بهذه الورقة سأل الأستاذ آخر طالب في القاعة ما هي العبارة التي وصلتلك بشكل شفهي، فقال عبارة ثم طلب منه أن يقوم بفتح الورقة التي وصلته ويقرأ ما فيها، ففتح الورقة وقرأ عبارة أخرى ليس لها صلة للعبارة التي قالها. وبهذه التجربة أثبت الأستاذ لطلابه أن الأوامر الشفوية إذا تناقلت بين عدد أشخاص سوف تصل في النهاية على غير ما كانت وبالتالي فإن الأوامر المكتوبة تكون ذات فاعلية كثيرة.
  

ثانيًا: التعليمات:

الأداة الأخرى ذات الأهمية من أدوات عملية التوجيه القيادية هی التعليمات وتُعرّف بأنها التفسيرات التي يتم إصدارها من قِبل المدير، لتوضيح الطريقة التي يجب أن تتم بها عملية التطبيق الفعلي للواجبات التي تمَّ اصدار الأوامر لأجلها. وتتميز التعليمات بأنها هي أكثر تفصيل وتوضيح لطريقة أداء الأعمال وتوضيح الخطوات التي يتطلبها هذا الأمر والتي يجب أن يتم استعمالها في عملية التنفيذ، وتتضح أهمية التعليمات على أنها تساعد العاملين في المنظمة على معرفة الأسلوب الأمثل لإنجاز العمل المكلف به.