نظم الرقابة المستمرة تكون معتمدة على واقع السجلات عندما تكشف السجلات عن وصول رصيد المخزون إلى حد معين أي نقطة إعادة الطلب، أو بالاعتماد على الجرد الفعلي من خلال الرقابة بوعائين أو ثلاثة أوعية.
نظم الرقابة المستمرة
النظام الأول: الحد الأدنى والحد الأقصى
إن من أكثر نظم الرقابة الدفترية تطبيقًا على المخزون هو نظام الحد الأدنى ونظام الحد الأقصى للمخزون، ويتمثل هذا النظام بتفرد كل صنف بحجم أفضل للطلبية. ومن خلال نظام الحد الأدنى والحد الأقصى يوجد ثلاثة مستويات للمخزون، وهي:
الحد الأدنى للمخزون
يمثل الحد الأدنى للمخزون في الوقت الذي يتم الوصول فيه إلى نفاذ القطعة الأخيـرة مـن المخزون مع توافق ورود الطلبية الجديدة في نفس الوقت. وبشكل نظري يكـون المخزون يساوي صفر، ولكن يوجد مخاطر من حرفية تطبيق هذا النظام؛ بسب احتمال نفاذ المخزون قبل أن يتم وصول الطلبية الجديدة في نفس الوقت، ولذلك فان التطبيق الفعلي لهذا النظام يحتفظ لكل صنف بمخزون احتياطي، وعليه فإن الحد الأدنى يتكون في هذه الحالة من المخزون الاحتياطي الذي يقرره المشروع.
حـيث يحقـق المـخـزون الاحتياطي في هذا الوضع فوائد كثيرة منها حماية الـمشروع مـن المواقف المفاجئة التي قد تكون بسبب ارتفاع معدلات الاستخدام، أو عند تأخر وصول الطلبية الجديدة أو رفضها لسبب ما. أما العوامل التي تحدد حجم المخزون الاحتياطي، مايلي:
- درجة أهمية الصنف لانتظام النشاط والعمل.
- تكلفة المادة وتكاليف الشحن والتخزين.
- مدى سهولة تدبير البديل.
- الفتـرة الـزمنية اللضرورية لشراء الصنف وتتضمن عملية التفاوض والتعاقد والشحن والفحص.
- مدى استقرار معدل الاستخدام.
- طبيعة المادة وسرعة تقلبها .
- التكلفة النسبية لنفاذ الاستخدام.
الحجم الأمثل للطلبيةونقطة إعادة الطلب
وهي المعرفة للنقطة التي يجب إصدار أمر التوريد عندها بحجم اقتصادي للطلبية محدد سابقًا حيث لا يتم السماح بمساس الرصيد المحدد للاحتياطي؛ لضمان ديمومة العمل وعدم توقفه لأي ظرف مفاجئ. أما عوامل تحديد مستوى حد الطلب، فهي كمايلي:
- المدة الزمنية للتوريد ومدى ثباتها، وهي المدة التي تتطلبها إعادة الشراء وتتمثل هذه المدة بينالقيام بطلب جديد والوقت الذي يتم فيه إيصال المواد للمخازن.
- حجم المخزون الاحتياطي.
- معدل استعمال الصنف واستقراره خلال الوحدة الزمنية أما أسبوع أو شهر أو غيرها.
- مستوى المخاطرة الذي تتقبله الإدارة.
الحـد الأقصى للمخـزون
يتكون الحد الأقصى للمخزون بشكل معتاد من المخزون الاحتياطـي يضاف له الحجم الاقتصادي من الطلبية وقت وصولها.
مزايا نظام الحد الأدنى والأقصى للمخزون
- تحقيق الشراء بأفضل الكميات اقتصاديًا (الحجم الاقتصادي للطلبية).
- كفـاءة الـرقابة المباشرة بهدف بقاء جملة المستمر في المخزون عند المستوى المطلوب.
- عدم الانشغال بالمخزون كثيرًا لوقت أن يتم الوصول إلى مستوى إعادة الطلب.
أمـا أهم المشاكل التي يتعرض لها تطبيق هذا النظام هو أنه يحتاج مستوى مستقر من معدل الاستخدام، وطول فترة التوريد، وكذلك احتمالات الخطأ الدفتري في التسجيل والترصيد.
النظام الثاني: الرقابة بوعاءين للمخزون
تعتبر هذه الطريقة من أقدم الطرق المعاينة الفعلية استخدامًا، وهي من نظم الرقابة المـستمرة التي تعتمد علـى المعاينة والجرد الفعلي، حيث يتم تجزئة المخزون إلى وعائين أو درجتـين حيث يتضمن الجزء الأول كمية من الصنف تساوي الفرق بين الحد الأقصى ومـستوى حد الطلب.
أما الجزء الثاني فيتضمن على كمية من الصنف تساوي مستوى حد الطلب وهو الكمية التي تمثل الاستخدام خلال فترة التوريد. خـلال العمـل يتم السحب من القسم الأول حتى إذا نفذ يتم النقل للسحب إلى القسم الثاني مع اتخاذ الإجراءات الضرورية للبدء بالطلبية الجديدة. وينتشر هذا النوع من الرقابة على المخزون في الأصناف الزهيدة.
