ما هي وسيلة الخطابات الإدارية في الاتصال الإداري؟

لتحقيق الاتصال الإداري الفعّال مهما كان نوع الاتصال الإداري يجب استخدام الأساليب التحريرية التي تحقّق الهدف المرجو، ومن هذه الوسائل فن الإلقاء وكتابة التقارير واالخطابات الإرية، لكن ما هو فن الخطابات؟، وما هي خطوات كتابة الخِطاب؟، وما هي أهم النصائج لكتابة لخطاب جيد؟.

مفهوم الاتصال الإداري:

• يُعرّف الاتصال الإداري: بأنه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
  
• يُعرّف الاتصال الإداري: بأنه عملية نقل المعلومات من شخص لآخر على شكل حقائق وأفكار أو مشاعر؛ لتتمكن أطراف الاتصال من تفهّم الدوافع والأهداف.
  

الخطابات الإدارية:

الكتابة الإدارية هي من أهم الوسائل التي تلجأ لها المنظمات حتى تحقّق الاتصال الإداري ومن الكتابة الإدارية هو فن الخِطابات، وللخِطابة أهمية بالغة لأنها تعتبر من أهم وسائل الاتصال التي تلجأ إليها منظمات الأعمال للاتصال بالآخرين، كما أن جمهور المنظمة الخارجي من عملاء وموردين يلجؤون إلى الخطابات كوسيلة مهمة للاتصال بالمظمة.

أنواع الخطابات:

هناك أنواع عديدة من الخطابات ويمكن تقسيم هذه الخطابات حسب الجهة الموجه إليها الخطاب، فهناك خطابات موجهة إلى أفراد ووحدات خارج المنظمة (مذكرة خارجية)، وخطابات موجهة لأفراد ووحدات داخل المنظمة (مذكرة داخلية).
ويمكن تقسيم الخطابات أيضًا حسب صفتها فيتم تقسيمها إلى خطابات تجارية أو إلى خطابات حكومية، خطابات شخصية متبادلة بين الأفراد بصفتهم الشخصية لا بصفتهم الرسمية، كما يمكن تقسيم الخطابات بناءً على الموضوع الذي تتعامل معه هذه الخطابات. ومثال تلك خطاب طلب بضاعة، خطاب الاستفسار، خطاب إعطاء التعليمات والتوجيهات والأوامر وغيرها الكثير.

خطوات كتابة الخطاب:

الكتابة عملية تبدو معقدة لكنها تحتاج وتتطلب إتقان بعض المهارات الأساسية لدى كاتب الخطاب، ومن الممكن أن تكون الكتابة أسهل إذا فهم الكاتب موضوع الكتابة أو الغاية منه، ومن الممكن التقليل من صعوبة الكتابة باتباع الخطوات التالية:

• التخطيط: تبدأ كتابة الخِطاب كأي شيء آخر فهي تبدأ بالتخطيط، وهذا يعني التفكير فيما تريد أن تكتب وقد يعني هذا أن تتخذ رؤوس النقاط للتذكير، وعمل قوائم أو وضع مخطّط تقريبي للأفكار التي سوف تتم الكتابة عنها ووضع التفاصيل المساندة لكي لا تضيع أية نقطة بطريقة غير منظمة. وإن عملية التفكير واختيار الألفاظ والتخيّل هي العمليات التي تسبق الكتابة ويمكن اعتبار عملية التفكير وعملية اختيار الألفاظ وعملية التخيّل ذات أهمية بالغة ، مثل أهمية الكتابة نفسها.
  
• كتابة مسودة: يجب تجهيز مسودة وإعدادها بشكل أولي بأسلوب موجز ومتقن مع عدم استخدام أي كلمات غير مهمة وتجلب الكلمات الناقصة، مع أخذ المسودة لاستيعاب التفصيلات غير المهمة والضرورية لتوضيح أي أفكار غامضة ولتحقق التناسق بين العناصر، ويأتي بعدها عملية مراجعة المسودة، ومع ذلك يجب ألا تُعد عملية المراجعة لتثبيت المسودة بل وسيلة لتحقيق الصيغة النهائية للخطاب.
  
• مراجعة الصيغة النهائية: بعد تجهيز المسودة النهائية سوف يتم مراجعتها مرة أو مرتين وتقرأ النص الأخير قراءة متأنية؛ لتحقق فيها صحة النحو واستخدام علامات الترقيم ومراعاة قواعد اللغة، والقاعدة الأساسية هي أنه إذا لم يكن لدينا الوقت الكافي للمراجعة والتدقيق لن يكون لدينا وقت كاف للكتابة أساسًا، والأفضل ألا نكتب إذا كنا لن نراجع.
  

الأصول التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات:

حتى يصل الكاتب إلى خطاب جيد يجب أن يراعي الأمور الآتية :

• عند الرد على خطاب معين يجب الإشارة إلى الخطاب الذي تتعلق الإجابة به، وذلك في بداية الخطاب الذي يتضمن الرد. ومثال ذلك إشارة إلى خطابكم رقم (345) بتاریخ (2020 / 8 / 6 )م ، الخاص بطلب توريد بعض معدات الحفر لشركتكم.
  
• عند الرد على خطاب يتضمن عدد من الموضوعات يجب الرد على هذه الموضوعات بنفس الترتيب والردود في الأصلي.
  

أفكار مفيدة لكتابة الخطابات:

• الابتعاد عن أي لهجة من اللهجات الغريبة والعبارات والمصطلحات المبتذلة.
  
• اتباع أسلوب الموجز والمختصر والجمل القصيرة.
  
• استخدام الأفعال والإكثار من الأسماء.
  
• استخدام صيغة المبني للمعلوم بدلاً من صيغة المبني للمجهول والقيام بإظهار الفاعل.
  
• الابتعاد عن تكرار الكلمات وتجنب هذا الفعل ولحل هذه المشكلة يجب القيام باستخدام المرادفات.
  
• البدء في عمل مسودتك بكتابة كل الأفكار دون الإهتمام بالترتيب والتسلسل، ومن الممكن أن يتم تجميعها بالطريقة التي تفضلها فيما بعد.
  
• تذكر وصية الرسول سيدنا محمد صلى الله عليه وسلم عندما قال: (خير الكلام ما قلَّ ودل).