يوجد مجموعة من المتطلبات التي يجب أن تحققها منظّمات الأعمال؛ حتى تحصل على شهادة المطابقة وتساعد على نظام للإدارة البيئية وتحقق التحسين المستمر.
متطلبات رئيسية لنظام الإدارة البيئية:
1. السياسة البيئية:
إن أساس بناء نظام الإدارة البيئية هو وضع سياسة بيئية تكون ملامحها واضحة، كما يجب أن يتم توثيقها من قبل الإدارة العليا وأن تلتزم بها وأن يتم إعلانها، فهي تقوم بتوضيح الأساسيات للنظام وعلاقته بكل المفردات التي لها علاقة بالأداء البيئي، كذلك أن تقوم بتوفير إطار العمل ليتم وضع مراجعة للأهداف البيئية.
ويجب عليها أن تأخذ بعين الاعتبار بعض الالتزمات التالية:
- قابلة للتوثيق والتطبيق والتحسين.
- أن تلتزم بعملية التحسين المستمر وأن تُحدّ من التلوث.
- العمل على توفير الإطار العام ليتم وضع الأهداف ومراجعتها.
- أن تكون متيسرة للجميع.
- أن تتوافق مع الأنظمة والقوانين والضوابط في المنظّمة.
- أن تلائم لطبيعة وحجم ومؤثرات البيئة للمنظّمة.
2. التخطيط:
وتمرّ عملية التخطيط لنظام الإدارة البيئية بمجموعة من المراحل وهي:
- الجوانب البيئية: وهي أن تبدأ عملية التخطيط بتحديد الجوانب البيئية التي يمكن التحكّم والسيطرة عليها. ومن الجوانب التي يجب أن نركّز عليها مثل: انبعاثات الهواء، مياه الصرف الصحي، استهلاك الطاقة، تلوث التربة، تسرّب المواد السامة ونفايات الإدارة.
- متطلبات قانونية: تلتزم المواصفة بوضع إجراءات تحدد فيها المتطلبات القانونية التي يجب أن تخضع المنظّمة لها، التي تتعلق بالجوانب البيئية للأنشطة والمنتجات والخدمات. ويجب أن توفر كل الوسائل التي سوف تُمكّن المنظّمة من الوصول للتشريعات والتعليمات، فالمطلوب من المنظّمات أن تكون قادرة لكي تصل للتشريعات في أي حالة ضرورية.
- الغايات والأهداف: وهو التزام المنظّمة بوضع غايات وأهداف بيئية تكون واضحة ومنسجمة مع السياسة البيئية، التي تم الإعلان عنها لكل وظيفة ومستوى إداري في الهيكل التنظيمي. وتكون الاهداف طويلة الأجل كتقليل النفايات، كذلك قصيرة الأجل كتحديد نسبة معينة خلال فترة زمنية ليتم الوصول للمعلومة.
- برنامج الإدارة البيئية: على المنظّمة أن تقوم بوضع برنامج لتحقق الأهداف البيئية المنشودة والمحافظة عليها، كما يجب أن يكون البرنامج موثق وعملي ويتم إيصاله لكل الموظفين، حتى الموظفين غير المسؤولين عن تنفيذ أي جزء منه.
- الهيكل والمسؤولية: على المنظّمة أن تحدد وبطريقة موثّقة كل الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات التي لها علاقة بكل أفراد المنظّمة، في ما يخص الشأن البيئي، كما يجب أن يتم إعلان هذا حتى يسير العمل بكفاءة وفاعلية. ويتطلَّب من المنظّمة أن تُعيّن ممثل للإدارة مسؤول عن الإدارة البيئية. ويجب أن يكون له كل المسؤوليات والصلاحيات والموارد ليضمن تطبيق النظام ومتابعته.
- التدريب والتوعية والقدرة: وهو أن تقوم المنظّمة بتحديد كل الاحتياجات التدريبية. ويتوجب على المنظّمة أن تضع كل الإجراءات وأن تحافظ عليها، التي تضمن توعية لكل الأعضاء بالقضايا السابقة. ويتطلب منها أيضاً التعليم والتدريب والخبرة للأفراد الذين يقومون بالأعمال يمكن أن تسبب لهم آثار بيئية مهمة.
- الاتصال: وهو أن توفر المنظّمة وسائل الاتصال المناسبة؛ لتتمكّن من التواصل مع الموظفين ولمهتمين بشؤون البيئة أو الزبائن، حيث تُعتبر من أهم الأمور في نظام إدارة البيئية. وعلى المنظمة العمل لإيجاد قناة اتصال خارجية تكون مناسبة تُمكّنها من أن توصل قراراتها بشأن حماية البيئة للمواطن بشكل عام والمهتمين بشؤون البيئة بشكل خاص.
- توثيق نظام الإدارة البيئية: يتوجّب على المنظّمة أن تحافظ على المعلومات والمتطلبات الأساسية لنظام الإدارة البيئية والتفاعل الذي يحدث. وقد تكون عملية التوثيق إلكترونياً أو ورقياً، كما يجب أن توفر وسيلة ليتم الوصول للوثائق وقت الحاجة.
- ضبط الوثائق: يجب أن تنشئ المنظّمة إجراءات واضحة ليتم ضبط كل الوثائق لنظام إدارة البيئية. ويجب أن يتم اتباع أسلوب محدد وواضح ومرتب في اعتماد الوثائق وتحديد التواريخ، التي يتم إصدارها أو تطويرها وحفظها.
- ضبط العمليات: هي من أهم المتطلبات في نظام الإدارة البيئية، فالمنظّمة ملزومة بتحديد العمليات والأنشطة التي ترتبط بكل الجوانب البيئية التي تتوافق مع الأهداف والسياسات البيئية للمنظّمة، بمعنى كل المطلوب أن يتم مراقبته وليس كل أنشطة المنظّمة.
- الاستعداد والاستجابة للطوارئ: وأن تكون المنظّمة مُستعدّة للاستجابة لكل الظروف الطارئة، التي قد تنتج عن الحرائق والانبعاثات المفاجئة وغيرها.
3. التنفيذ والتشغيل:
تمثّل هذه المرحلة هي المرحلة العملية في نظام الإدارة البيئية، حيث تُعتبر من هي من أكثر المتطلبات الملزمة مقارنة بالفقرات الأخرى. وتتمثل بـ:
- الرصد والقياس: القيام بوضع إجراءات موثقة مبنية على أسس نظامية؛ ليتم مراقبة وقياس العناصر الأساسية لعمليات المنظّمة وأنشطتها التي لها تأثير على البيئة.
- عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية والوقائية: وهو أن تكون المنظّمة جاهزة لتصحح أي مشكلة تظهر لها وأن لا تسمح بتكرارها، كذلك العمل على معالجة الأسباب التي أدَّت إلى ظهورها. ومن متطلبات المواصفة أن تضع المنظّمة الإجراءات والمسؤوليات والصلاحيات لتستطيع الكشف عن حالات عدم المطابقة.
- السجلات: وهو قيام المنظّمة بوضع السجلات البيئية، التي تخصّ التدريب ونتائج التدقيق ومراجعة الإدارة العليا. ويجب أن تكون هذه السجلات محفوظة بطريقة تكون سهلة للوصول إليها، دون أن نفقدها أو تتعرّض للتلف وتكون مختصرة مع تحديد وتسجيل فترة الصلاحية.
- تدقيق نظام الإدارة البيئية: هي عملية تحقق نمطية يقوم بها فريق التدقيق الداخلي أو التدقيق الخارجي. وتستهدف التقويم الموضوعي للنظام ومدى مطابقته لمتطلبات المواصفة، من خلال الأدلة التي تم توثيقها وإعلام الإدارة العليا بنتائج التدقيق.
4. مراجعة الإدارة:
وهو المتطلب الأخير في نظام الإدارة البيئية، حيث يلزم المنظّمة أن تقوم بعملية المراجعة للإدارة العليا لنظام الإدارة البيئية على فترات زمنية يتم تحديدها؛ حتى يتم التحقق من استمرار النظام ومناسبته وفاعليته، كذلك التأكد من أن المعلومات اللازمة لتقويم النظام تم جمعها بطريقة مناسبة.
